Prise de décision pour la mise en place d'un flux de travail InCopy

Dans cette dernière partie de notre tutoriel sur Adobe InCopy CC, conçu spécifiquement pour les réviseurs, nous abordons la question fondamentale suivante : l'introduction d'un flux de travail InCopy est-elle bénéfique pour votre projet ? Dans les chapitres précédents, nous avons déjà discuté du fonctionnement d'InCopy et des avantages de la collaboration avec InDesign. Il est maintenant temps de présenter quelques éléments d'aide à la décision qui vous aideront à déterminer si vous devez intégrer InCopy dans votre routine de travail.

Constatations les plus importantes

Pour prendre la décision d'intégrer un flux de travail InCopy, plusieurs aspects doivent être pris en compte. Des questions centrales incluent la volonté de la rédaction, du client et des auteurs de travailler avec InCopy. En outre, il est crucial de discuter des préparatifs avec l'équipe graphique et de s'assurer que les formations nécessaires et le support sont disponibles. Les coûts de l'abonnement et le soutien technique jouent également un rôle.

Guide étape par étape

1. Vérifiez la disponibilité de la rédaction et des auteurs

Avant d'introduire InCopy, il est essentiel de savoir si toutes les parties prenantes sont prêtes à travailler avec ce nouveau programme. Il s'agit d'une étape cruciale, car passer à InCopy signifie que la rédaction et les auteurs doivent se familiariser avec un nouveau logiciel et un nouveau flux de travail. Assurez-vous qu'il y a suffisamment d'intérêt et de soutien pour garantir le succès de cette transition.

2. Clarifiez le rôle de l'équipe graphique

Un autre point crucial est la collaboration avec l'équipe graphique. Vérifiez si le graphiste est prêt à travailler avec InCopy et s'il est capable de fournir un support, notamment en cas de questions sur l'utilisation des formats ou des caractères spéciaux. Une équipe bien organisée peut éviter de nombreux problèmes techniques à l'avance.

3. Rencontrez des défis techniques et organisationnels

Des raisons techniques ou organisationnelles peuvent empêcher l'introduction d'un flux de travail InCopy. Déterminez si de tels défis existent et si l'équipe graphique est prête à résoudre les éventuelles difficultés techniques. Dans de nombreux cas, un support externe peut être utile, surtout en cas de problèmes imprévus.

4. Évaluez la disponibilité des formations

Pour garantir que tous les employés maîtrisent InCopy, il est conseillé de considérer des formations. Réfléchissez si les coûts de ces formations sont inclus dans le budget et si cette étape a du sens pour la rédaction. Si la rédaction est capable d'utiliser InCopy, cela peut considérablement améliorer l'efficacité et la qualité du travail.

5. Examinez la structure des coûts de l'abonnement InCopy

Un abonnement mensuel à InCopy coûte actuellement environ 8,91 euros TTC et peut devenir encore plus avantageux avec un abonnement annuel. Il est important de réfléchir si les coûts par rapport aux avantages offerts par le flux de travail sont raisonnables. Ces économies pourraient rapidement se prouver utiles, tandis que l'utilisation plus étendue d'InDesign peut se faire dans la même application cloud.

6. Planifiez le workflow avec l'équipe

Si toutes les questions ci-dessus peuvent être répondues par un oui clair, il est judicieux de se réunir avec l'équipe pour planifier le workflow. Clarifiez quels éléments seront édités et si des modèles InCopy sont nécessaires. Discutez également de la manière dont l'échange de données se fera - via un serveur commun, par e-mail ou FTP.

7. Documentez le workflow

Il est essentiel de documenter le flux de travail élaboré. Chacun devrait avoir par écrit l'aspect des différentes étapes du workflow afin d'éviter les malentendus et d'optimiser les processus. Une documentation claire sert non seulement d'orientation, mais aussi de référence pour les projets futurs.

8. Planifiez les formations pour l'équipe

Avant la mise en œuvre du nouveau flux de travail, assurez-vous que les formations sont programmées pour tous les parties prenantes. Cela garantira que tous les employés sont parfaitement préparés à commencer le nouveau flux de travail InCopy et que tout problème initial soit minimisé.

9. Démarrez le flux de travail InCopy

Après avoir préparé toutes les choses et réalisé les formations, rien ne devrait plus entraver le démarrage du flux de travail InCopy. Préparez-vous à vivre les avantages de cette nouvelle méthodologie de travail et à augmenter votre efficacité.

Résumé

Dans ce guide, vous avez découvert les réflexions et étapes nécessaires pour introduire un flux de travail InCopy dans votre projet. La disposition des rédacteurs, les capacités techniques, le support de l'équipe graphique, ainsi que les coûts et les actions de formation sont des facteurs décisifs que vous devriez prendre en considération dans votre prise de décision. Si toutes les conditions sont remplies, vous pouvez profiter des avantages du nouveau groupe logiciel.