Dans ce tutoriel, vous apprendrez comment utiliser la validation des données dans Google Sheets pour créer des listes déroulantes. La création de listes déroulantes est particulièrement utile pour éviter les erreurs de saisie et consolider les données. Supposons que vous travailliez dans une université et que vous souhaitiez uniformiser l'enregistrement des programmes d'études des étudiants. En appliquant judicieusement la validation des données, vous pouvez garantir que les saisies sont standardisées et peuvent être consolidées dans votre liste.
Principaux points à retenir
- La validation des données aide à éviter les erreurs de saisie et à maintenir la cohérence des données.
- Avec les listes déroulantes, vous pouvez offrir aux utilisateurs une sélection de valeurs prédéfinies.
- Vous pouvez personnaliser la validation des données pour refuser les saisies manuelles et afficher des messages d'assistance utiles.
Guide étape par étape
Étape 1 : Activer la validation des données
Pour commencer avec la validation des données dans Google Sheets, ouvrez votre feuille de calcul Google. Naviguez vers l'onglet "Données" et cliquez sur "Validation des données". Cela ouvrira une nouvelle boîte de dialogue où vous pourrez configurer les paramètres souhaités.
Étape 2 : Sélectionner la plage de cellules
Sélectionnez maintenant la plage de cellules que vous souhaitez utiliser pour la liste déroulante. Par exemple, vous pouvez sélectionner les cellules de B4 à B32. Assurez-vous de définir la plage correcte pour vos données, car elle est cruciale pour les saisies ultérieures.
Étape 3 : Sélectionner les critères
Dans la boîte de dialogue, vous pouvez définir différents critères pour la validation des données. Cela signifie que vous pouvez spécifier quel type de saisie est autorisé. Vous avez la possibilité de sélectionner une liste ou de créer la liste vous-même.
Étape 4 : Créer votre propre liste
Si vous souhaitez créer votre propre liste d'options de liste déroulante, saisissez les entrées souhaitées. Par exemple, vous pourriez taper "BW" pour Gestion d'entreprise, "WF" pour Informatique de gestion et "WM" pour Informatique pure. Assurez-vous de répertorier tous les programmes d'études pertinents pour que les étudiants puissent faire le bon choix.
Étape 5 : Afficher la liste déroulante
Activez l'option "Afficher la liste déroulante dans les cellules". Ensuite, cliquez sur "Enregistrer". Une fois la liste créée, un symbole de liste déroulante s'affichera dans la cellule sélectionnée, permettant aux étudiants de choisir le programme d'études correspondant.
Étape 6 : Refuser les saisies
Pour éviter que les étudiants ne saisissent des valeurs invalides, vous pouvez refuser la saisie. Cela signifie qu'ils ne pourront pas utiliser de valeurs saisies manuellement qui ne figurent pas dans la liste déroulante. Retournez à la validation des données et activez l'option pour implémenter cette fonctionnalité.
Étape 7 : Ajouter du texte d'aide à la validation
Une bonne façon d'améliorer le guidage des utilisateurs est d'ajouter un texte d'aide à la validation. Cela peut aider à informer les utilisateurs des valeurs à saisir. Par exemple, vous pourriez définir le texte d'aide comme "Cliquez et saisissez une valeur dans la plage".
Étape 8 : Appliquer les listes déroulantes à d'autres cellules
Pour appliquer la liste déroulante créée à d'autres cellules, commencez par la copier. Utilisez la combinaison "Ctrl + C" pour copier les cellules. Ensuite, sélectionnez la plage cible, cliquez avec le bouton droit de la souris et choisissez "Coller les valeurs de validation uniquement". Vous disposerez ainsi de l'option de liste déroulante et du texte d'aide dans toutes les cellules souhaitées.
Étape 9 : Vérification des saisies
Vérifie dans ton Google Sheet les différentes options de menu déroulant pour t'assurer que tout s'affiche correctement. Clique sur le menu déroulant pour vérifier que toutes les options créées sont disponibles et que chaque cellule affiche le message d'indication.
Étape 10 : Conclusion et résultats
Tu as maintenant appris à créer des listes déroulantes avec validation des données dans Google Sheets. Cette fonctionnalité facilite la saisie des données et t'aide à maintenir la qualité de tes enregistrements dans les tableaux. L'utilité de cette technique se révèle particulièrement lorsque tu essayes de résumer et d'analyser diverses données.
Résumé
Dans ce tutoriel, tu as appris étape par étape comment implémenter la validation des données dans Google Sheets pour garantir des saisies de données cohérentes et sans erreur. Tu as appris à créer des listes déroulantes, à refuser des saisies et à autoriser des messages d'entrée utiles.
Questions fréquemment posées
Comment activer la validation des données dans Google Sheets ?Vous pouvez activer la validation des données en allant dans l'onglet "Données" et en sélectionnant "Validation des données".
Puis-je créer mes propres listes déroulantes ?Oui, vous pouvez créer vos propres listes déroulantes en saisissant manuellement les valeurs souhaitées.
Que se passe-t-il si un utilisateur entre une valeur non valide ?Si vous activez l'option "Rejeter l'entrée", l'utilisateur sera empêché de saisir des valeurs non autorisées.
