Zoom offre un moyen simple et efficace de planifier des réunions et d'inviter les participants de manière ciblée. Dans ce guide, vous apprendrez comment planifier une réunion Zoom et envoyer le lien correspondant par e-mail.
Principales conclusions
- La planification adéquate est cruciale pour le succès d'une réunion.
- Vous pouvez définir les détails de la réunion tels que la date, l'heure et les participants.
- La possibilité d'envoyer des liens par e-mail aide à informer vos participants rapidement et efficacement.
Guide étape par étape
Pour planifier une réunion Zoom, suivez ces étapes :
1. Planifier la réunion Zoom
Ouvrez l'application Zoom et sélectionnez l'option "Planifier". Vous serez redirigé vers une nouvelle fenêtre où vous pourrez définir les détails de la réunion.
2. Définir le titre de la réunion
Le premier champ que vous devez remplir est le titre de la réunion. Cela devrait inclure un sujet clair et précis pour que tous les participants invités comprennent immédiatement de quoi il s'agit. Par exemple, vous pourriez entrer "Réunion de projet de juillet" ou "Planification du projet XY".
3. Sélectionner la date et l'heure
Sélectionnez maintenant la date et l'heure de votre réunion. Vous pouvez fixer une date future, par exemple le 31 octobre 2023 à 10 heures. Assurez-vous également d'estimer la durée approximative de la réunion, dans ce cas, vous pourriez planifier une heure.
4. Configurer des réunions récurrentes
Si vous souhaitez programmer une réunion régulière, vous avez la possibilité de la configurer comme réunion récurrente. Par exemple, vous pourriez décider que cette réunion aura lieu tous les samedis à 10 heures. Cependant, dans la plupart des cas, c'est facultatif et dépend de vos besoins.
5. Choisir le fuseau horaire
Vérifiez que le bon fuseau horaire est sélectionné. Dans cet exemple, vous avez choisi le fuseau horaire "Paris", qui est pertinent pour la plupart des Européens.
6. Définir l'ID de réunion et le code de sécurité
L'ID de réunion est créé automatiquement. Vous pouvez également ajouter un code de sécurité pour garantir un niveau supplémentaire de sécurité. Ce code est requis lorsque les participants souhaitent se connecter par téléphone ou systèmes de conférence.
7. Configurer la salle d'attente
La salle d'attente est une fonction intéressante qui vous permet de contrôler les participants avant qu'ils ne rejoignent la réunion. Vous pouvez activer ou désactiver la salle d'attente. Si la salle d'attente est activée, vous devrez accepter chaque participant avant qu'il ne puisse entrer.
8. Définir les paramètres vidéo
Décidez si l'hôte et les participants doivent activer la vidéo lorsque la réunion commence. Cela peut être particulièrement utile si une personne planifie la réunion mais n'y participera pas.
9. Sélectionner les options de calendrier
Choisissez quel calendrier vous souhaitez utiliser pour les rappels. Vous pouvez choisir entre Outlook, Google Calendar et d'autres options. Dans ce cas, vous avez opté pour Outlook.
10. Personnaliser les paramètres avancés
Sous les paramètres avancés, vous pouvez définir d'autres conditions, par exemple, que les participants peuvent rejoindre la réunion avant l'hôte. Vous devriez également activer l'option pour mettre les nouveaux participants en mode muet dès leur entrée.
11. Enregistrer la réunion
Après avoir apporté tous les paramètres nécessaires, cliquez sur "Enregistrer". La réunion sera désormais créée et vous aurez la possibilité de voir le lien pour la réunion.
12. Envoyer le lien par e-mail
Pour envoyer le lien, vous pouvez le copier et envoyer un e-mail aux participants invités. Vous pouvez également utiliser la fonction intégrée à Zoom pour inviter directement les personnes, mais cela peut parfois être sujet à des erreurs. Il est recommandé de copier manuellement le lien dans votre propre e-mail et de l'envoyer pour vous assurer que tous les participants le reçoivent à temps.
13. Confirmer l'envoi par e-mail
Ouvrez votre programme e-mail et confirmez que l'invitation a bien été envoyée. Vous pouvez envoyer le lien directement aux personnes que vous avez invitées en écrivant un e-mail personnel.
14. Participation à la réunion
Tout est prêt, et les personnes invitées peuvent rejoindre la réunion. Grâce au lien que vous avez envoyé, chacun peut accéder directement à la réunion.
Résumé
Avec ces étapes, vous êtes capable de prévoir efficacement une réunion Zoom et de vous assurer que tous les participants sont informés à temps. Les différentes options et réglages vous aident à organiser la réunion de manière efficace et organisée.
Foire aux questions fréquemment posées
Comment planifier une réunion Zoom ?Vous pouvez planifier une réunion en ouvrant l'application Zoom, en sélectionnant l'option "Planifier" et en saisissant les détails requis.
Puis-je planifier une réunion récurrente ?Oui, lors de la planification, vous avez la possibilité de configurer une réunion comme récurrente.
Comment envoyer le lien de la réunion par e-mail ?Vous pouvez copier le lien et le coller manuellement dans un e-mail ou envoyer l'invitation directement via Zoom. Il est recommandé d'envoyer le lien manuellement pour assurer sa réception.
Qu'est-ce que la salle d'attente ?La salle d'attente est une fonction qui vous permet de contrôler l'entrée des participants à la réunion. Vous devez accepter ces participants avant qu'ils puissent entrer.
Comment puis-je mettre les participants en sourdine ?Vous pouvez définir dans les paramètres avancés que les nouveaux participants soient automatiquement mis en sourdine à leur arrivée.
