Travailler avec les fonctions dans Excel peut être déroutant au début, en particulier lorsqu'il s'agit de filtrer ou de rechercher des données de manière ciblée. L'une des fonctions les plus courantes et utiles dans Excel est le SVERWEIS. Cette fonction vous permet d'extraire des informations spécifiques de grands ensembles de données sans avoir à rechercher manuellement. Dans ce guide, je vous montre comment utiliser efficacement le SVERWEIS pour par exemple filtrer des numéros de facture à partir d'une liste exhaustive et afficher des informations pertinentes.
Principaux points à retenir
- Le SVERWEIS permet de rechercher et de renvoyer des valeurs spécifiques à partir d'une liste.
- Pour utiliser le SVERWEIS, vous avez besoin d'un critère de recherche ainsi que d'une matrice à partir de laquelle les données doivent être extraites de manière ciblée.
- La fonction permet de trouver des correspondances exactes ou approximatives.
Guide étape par étape
1. Comprendre les bases de la fonction SVERWEIS
Tout d'abord, il est important de comprendre ce que fait réellement le SVERWEIS. Cette fonction parcourt la première colonne d'une matrice spécifiée et cherche une valeur spécifique pour ensuite renvoyer une valeur d'une autre colonne dans la même ligne.
2. Créer des données d'exemple
Ouvrez un classeur Excel et créez un exemple de tableau avec des numéros de facture, des noms d'entreprise, des dates de facturation, des montants nets et des motifs d'utilisation. Assurez-vous que ce tableau est structuré pour que le SVERWEIS fonctionne correctement.
3. Définir le critère de recherche
Sélectionnez le champ dans lequel vous souhaitez saisir le numéro de facture. Par exemple, vous pouvez entrer directement le numéro de facture "007" dans la cellule qui sert de critère de recherche.
4. Entrer la fonction SVERWEIS
Allez dans la cellule où le nom de l'entreprise correspondant doit apparaître, et commencez à taper avec "=SVERWEIS(". Vous spécifiez ensuite votre critère de recherche lié au numéro de facture, ainsi que la matrice que vous souhaitez parcourir.
5. Définir la référence
Vous devez maintenant définir la référence de votre critère de recherche. Il est important de fixer la cellule contenant le numéro de facture comme référence absolue, de sorte que cette valeur ne change pas lors de la copie. Vous pouvez le faire en appuyant sur la touche "F4".
6. Sélectionner la matrice
Ensuite, sélectionnez la matrice dans laquelle Excel doit rechercher le numéro de facture. La matrice doit contenir toutes les colonnes pertinentes à partir desquelles vous souhaitez extraire des données.
7. Indiquer l'index de colonne
Après avoir défini la matrice, indiquez l'index de colonne. Par exemple, si le numéro de facture se trouve dans la première colonne et que vous souhaitez renvoyer le nom de l'entreprise de la deuxième colonne, saisissez la valeur "2".
8. Définir la correspondance
Maintenant, vous devez décider si vous souhaitez une correspondance approximative ou exacte. Pour une recherche exacte, tapez "0". Cela renverra uniquement une correspondance exacte du numéro de facture.
9. Terminer la fonction
Validez l'entrée en appuyant sur "Entrée". Après avoir saisi le SVERWEIS, vous devriez maintenant voir le nom de l'entreprise correspondant au numéro de facture "007".
10. Utiliser le remplissage automatique
Vous pouvez utiliser la fonction de remplissage automatique pour appliquer le SVERWEIS à d'autres numéros de facture dans la même cellule. Assurez-vous d'ajuster l'index de colonne pour les données souhaitées (par exemple, date de facturation, montant net) en conséquence.
11. Adapter les formats de données
Si les données affichées n'apparaissent pas dans le format souhaité (par exemple, les valeurs de date et de devise doivent être correctement affichées), modifiez les formats de cellule correspondants en sélectionnant le bon format.
12. Testez avec différents numéros de facture
Testez la fonction en saisissant d'autres numéros de facture dans le champ de recherche. Vous verrez que les autres données sont automatiquement mises à jour.
13. Application de la fonction RECHERCHEV en pratique
N'oubliez pas que vous pouvez utiliser la fonction RECHERCHEV pour créer une interface de recherche conviviale dans votre document Excel. Cela vous permet ou permet aux utilisateurs de trouver et afficher rapidement des données pertinentes sans avoir à faire défiler de grandes quantités de données.
14. Prochaines étapes
Dans le prochain chapitre, vous pourrez apprendre comment utiliser la fonction RECHERCHEV en combinaison avec des opérateurs de comparaison pour effectuer des recherches dynamiques. Cela peut étendre l'application de la fonction et faciliter l'adaptation à différents ensembles de données.
Résumé
RECHERCHEV est un outil puissant dans Excel pour filtrer sélectivement des données dans de vastes tableaux. En structurant clairement vos données et en appliquant correctement la fonction RECHERCHEV, vous pouvez faciliter la gestion des informations importantes. Expérimentez avec les différents paramètres de la fonction RECHERCHEV pour en exploiter pleinement les possibilités.
Foire aux questions fréquentes
Comment fonctionne la fonction RECHERCHEV dans Excel?La fonction RECHERCHEV recherche un critère dans un tableau dans la première colonne et renvoie une valeur d'une colonne spécifique de la même ligne.
Peut-on utiliser RECHERCHEV dans d'autres feuilles de calcul?Oui, vous pouvez configurer RECHERCHEV pour récupérer des données d'autres feuilles de calcul, à condition de référencer correctement le tableau.
Que se passe-t-il si le numéro de facture n'est pas trouvé?Si le numéro de facture n'est pas trouvé, la fonction renvoie une valeur d'erreur. Vous pouvez prendre cela en compte en gérant les erreurs dans Excel.
La matrice doit-elle être triée par ordre croissant?Le tri n'est pas nécessaire pour une correspondance exacte, mais pour les correspondances approximatives, la première colonne doit être triée par ordre croissant.
Comment puis-je appliquer automatiquement RECHERCHEV à d'autres cellules?Vous pouvez utiliser la fonction de recopie automatique pour appliquer automatiquement RECHERCHEV à d'autres cellules en faisant glisser la formule vers le bas.
