Les métadonnées peuvent constituer un risque caché dans les fichiers Excel, notamment lorsque vous partagez des fichiers ou y ajoutez des informations confidentielles. Ces informations ne sont pas toujours visibles immédiatement, mais peuvent être divulguées par des actions simples. Si votre objectif est de garantir que des données sensibles ne parviennent pas à des tiers, il est important de comprendre ce que sont les métadonnées et comment vous pouvez les modifier ou les supprimer en toute sécurité.
Principales conclusions
- Les métadonnées sont des informations supplémentaires sur votre fichier, souvent contenant des informations personnelles ou confidentielles.
- Il existe des méthodes simples pour supprimer les données personnelles des fichiers Excel.
- Une manipulation correcte des métadonnées est essentielle pour éviter les violations de la vie privée.
Guide étape par étape
Tout d'abord, examinons un tableau Excel vide. Lorsque vous avez ouvert un tableau vide, il peut sembler discret, mais examinons-le de plus près.
Vous pouvez afficher les propriétés de votre fichier Excel en faisant un clic droit sur l'icône du fichier et en sélectionnant "Propriétés". Vous devriez trouver une section "Détails" contenant de nombreuses informations. Vous pouvez souvent y trouver des textes descriptifs, des balises et même le nom de l'auteur ayant créé le fichier.
Portez une attention particulière aux informations sur la dernière sauvegarde et les dates de création. Ces données peuvent révéler des informations confidentielles que vous ne souhaitez pas que d'autres voient. Il est facile d'oublier que de tels détails peuvent également rester visibles lors de la transmission d'un fichier.
Lorsque vous transmettez un fichier modifié à votre chef ou à un client, il peut contenir des informations embarrassantes ou confidentielles telles que d'anciens commentaires ou des informations sur les auteurs précédents. Pour éviter ces informations, vous pouvez les supprimer en un clic.
Pour ce faire, ouvrez à nouveau votre fichier Excel. Allez dans le menu "Fichier" et sélectionnez "Propriétés". Parmi les différents domaines, vous verrez non seulement le titre du fichier, mais aussi d'autres métadonnées que vous n'avez peut-être pas remarquées.
Une des meilleures méthodes pour supprimer efficacement les métadonnées est de réviser le fichier avant de l'enregistrer. Que vous enregistriez le fichier ou l'exportiez dans un nouveau format comme PDF, assurez-vous que aucune information sensible ne soit transférée.
Si vous souhaitez enregistrer le fichier en PDF, allez dans "Fichier", puis sélectionnez "Enregistrer sous" et ensuite "PDF". Cela créera un nouveau fichier sans métadonnées du fichier Excel, à moins que vous ne le fassiez imprimer physiquement.
Il existe une autre option pour nettoyer les métadonnées avant d'envoyer un fichier. Sous l'onglet "Vérifier le classeur" dans le menu "Fichier", vous pouvez identifier et supprimer les informations personnalisées. Cliquez simplement sur "Vérifier le document", et le logiciel vous informera de toutes les métadonnées présentes et vous offrira la possibilité de les supprimer.
Une fois que vous avez supprimé toutes les informations, enregistrez à nouveau le fichier. En vérifiant à nouveau les propriétés, vous constaterez que toutes les informations sensibles ont disparu.
Il est important de noter que la date de création et le dernier accès resteront visibles car ces informations font partie du fichier. Cependant, si le fichier doit être complètement anonymisé, vous devez créer un nouveau fichier. Copiez le contenu dans un nouveau document.
Enregistrez ensuite le nouveau document sous un autre nom. Cela garantira que seules les informations désirées seront enregistrées dans le nouveau fichier.
Assurez-vous également que dans ce fichier, les données de l'auteur et de la création doivent être supprimées, car elles sont généralement incluses.
De cette façon, vous évitez les réseaux de métadonnées qui pourraient être embarrassants, surtout dans un contexte professionnel. Un exemple en est les élèves qui échangent du matériel ancien contre de nouveaux fichiers, sans adapter les métadonnées.
Résumé
Lors de la gestion des métadonnées dans les fichiers Office, vous devez être prudent. Les métadonnées fournissent des informations précieuses sur l'auteur et l'historique d'un document, mais peuvent aussi contenir des données sensibles qui ne devraient pas être divulguées. La connaissance de la modification et de la suppression de ces informations est la clé pour protéger le contenu confidentiel et éviter des situations gênantes.
