Vous voulez utiliser Kanban pour mieux gérer vos projets et rendre le travail plus efficace ? La première étape consiste à préparer votre tableau Kanban. Dans ce guide, je vais vous montrer étape par étape comment concevoir votre propre tableau pour garder une vue d'ensemble de vos tâches et optimiser le flux de travail.
Principales conclusions
- Un tableau Kanban peut être physique (par exemple un tableau blanc) ou numérique (par exemple Trello).
- Il se compose de trois colonnes principales : A Faire, En Cours (ou Faisant) et Terminé.
- Les tâches peuvent être réparties en équipes pour définir clairement les responsabilités.
Guide étape par étape
Pour bien préparer votre tableau Kanban, suivez ces étapes :
Étape 1: Choisissez votre tableau
Vous devez d'abord décider quel type de tableau vous convient le mieux. Vous pouvez utiliser un tableau blanc physique ou choisir un outil en ligne comme Trello. Si vous n'avez pas de tableau blanc à disposition, il n'est pas nécessaire d'en acheter un immédiatement. Vous pouvez commencer par utiliser un tableau esquissé pour visualiser vos idées.
Si vous avez une équipe permanente qui travaille au même endroit, un tableau physique au bureau peut être très utile. Veillez à ce qu'il soit suffisamment grand pour afficher clairement vos tâches.
Cependant, si votre équipe travaille à distance ou est répartie, un outil numérique est plus approprié. Trello est un choix populaire qui offre de nombreuses fonctionnalités même dans sa version gratuite. En optant pour la version premium, vous pouvez utiliser des fonctionnalités supplémentaires pour optimiser votre gestion de projet.
Étape 2: Divisez votre tableau en colonnes
La prochaine étape dans la préparation de votre tableau Kanban est de le diviser en trois colonnes principales. Ces colonnes sont essentielles au système Kanban et vous aident à visualiser l'état de vos tâches en un coup d'œil. Les colonnes sont :
- A Faire : Toutes les tâches à réaliser vont ici.
- En Cours (ou "Faisant") : Cette colonne contient les tâches sur lesquelles vous travaillez actuellement.
- Terminé : Cette colonne affiche les tâches déjà terminées.
Étape 3: Subdivisez les colonnes
En plus des trois colonnes principales, vous pouvez également diviser votre tableau pour attribuer les tâches aux équipes correspondantes. Cela est particulièrement utile pour la gestion de gros projets impliquant plusieurs employés et équipes.
Lorsque vous avez plusieurs tâches, vous pouvez également attribuer des tâches spécifiques à chaque équipe, de sorte que les membres voient uniquement les tâches qui les concernent. Cela facilite le travail et favorise la concentration.
Si vous écrivez les tâches sur des cartes, vous pouvez représenter les informations de la manière suivante : les notes adhésives ou le papier ordinaire sont faciles à manipuler. Si vous utilisez un tableau blanc, déplacez simplement les cartes de gauche à droite pour montrer la progression.
Étape 4: Outils de visualisation
En plus des cartes physiques, vous pouvez également utiliser des outils numériques pour créer le tableau Kanban. Par exemple, Trello vous permet de créer des tâches sous forme de cartes et de les déplacer facilement par glisser-déposer dans les différentes colonnes. Cela vous permet de surveiller en permanence l'avancement de vos tâches et d'apporter des ajustements si nécessaire.
Une fois votre tableau Kanban configuré, vous êtes prêt(e) à passer à la prochaine phase de la gestion de projet. En préparant et en organisant votre tableau, vous créez une base solide pour un travail efficace et une collaboration d'équipe efficace.
Résumé
Dans ce guide, vous avez appris comment préparer votre tableau Kanban. Vous savez maintenant que vous pouvez utiliser un tableau physique ou numérique, et quelles sont les trois colonnes principales nécessaires pour organiser efficacement vos tâches. Utilisez les étapes décrites ici pour optimiser votre tableau et développer davantage vos compétences en gestion de projet.
Questions fréquemment posées
Combien de colonnes devrait avoir un tableau Kanban ?Un tableau Kanban devrait avoir au moins trois colonnes : À faire, En cours et Terminé.
Puis-je créer un tableau Kanban numériquement ?Oui, vous pouvez créer des tableaux Kanban dans différents outils en ligne comme Trello.
Les tableaux Kanban numériques sont-ils meilleurs que les physiques ?Cela dépend de votre équipe et de vos façons de travailler. Les tableaux numériques offrent de la flexibilité, tandis que les tableaux physiques permettent souvent une interaction accrue.
Dois-je avoir des outils spécifiques pour créer un tableau Kanban ?Non, vous pouvez utiliser un simple tableau blanc ou même du papier pour créer votre tableau Kanban.
À quelle fréquence devrais-je mettre à jour mon tableau Kanban ?Il devrait être mis à jour régulièrement pour refléter l'état actuel des tâches.
