Vous souhaitez envoyer des lettres personnalisées à plusieurs destinataires et personnaliser l'adresse de manière individuelle? Avec la fonction de publipostage de Microsoft Word, vous pouvez le faire rapidement et facilement. Ce guide vous montre comment définir les destinataires à l'aide d'un tableau Excel et utiliser différents formats d'adresse tels que "Monsieur" et "Madame" correctement. Allons-y directement et passons ensemble en revue les étapes pour créer une lettre de publipostage efficace.
Principales découvertes
- Vous apprendrez comment créer et personnaliser une lettre de publipostage dans Word.
- L'utilisation d'une liste Excel permet de gérer facilement les données des destinataires.
- Les formats d'adresse peuvent être adaptés dynamiquement pour ajouter une touche personnelle.
Guide étape par étape
Pour créer une lettre de publipostage dans Word, suivez ces étapes:
Étape 1: Démarrer la lettre de publipostage
Commencez par ouvrir Microsoft Word. Allez à l'onglet "Mailing" et choisissez l'option "Démarrer le publipostage". Cliquez ensuite sur "Lettres" pour lancer le processus de publipostage.
Étape 2: Sélectionner la liste des destinataires
Ensuite, vous devez choisir la liste des destinataires. Vous avez la possibilité d'entrer une nouvelle liste, d'utiliser une liste existante ou de sélectionner des contacts Outlook. Dans ce guide, nous utilisons un tableau Excel que vous avez enregistré sur votre bureau.
Étape 3: Modifier les données des destinataires
Vous pouvez maintenant modifier la liste des destinataires. Via la source de données, appelée "Liste d'adresses.xls" dans notre exemple, vous pouvez ajouter des adresses, rechercher des doublons ou filtrer selon certains critères. Une vue d'ensemble des noms de famille, prénoms et civilités s'affiche.
Étape 4: Ajouter un bloc d'adresse
Ajoutez maintenant un bloc d'adresse en cliquant sur "Bloc d'adresse". Vous pouvez choisir les champs appropriés pour l'adresse et les formules de politesse. Word reconnaît automatiquement les champs afin que les informations nécessaires soient facilement intégrées.
Étape 5: Vérifier l'aperçu
Il est important de vérifier l'aperçu de la lettre. Vous pouvez voir comment l'adresse et d'autres contenus apparaissent dans la lettre. Cliquez sur "Afficher les résultats d'aperçu" pour vous assurer que tout est correctement agencé.
Étape 6: Ajouter l'objet et la date
Vous pouvez maintenant insérer l'objet de votre lettre dans le document préparé. Par exemple, écrivez "Lettre de test" et ajoutez une date. Cela donne à votre lettre une structure formelle.
Étape 7: Insérer dynamiquement la formule de politesse
Utilisez les commandes en majuscules pour personnaliser la formule de politesse. Avec la fonction, vous pouvez distinguer entre "Cher Monsieur" et "Chère Madame", en fonction des données de votre liste Excel.
Étape 8: Continuer la lettre de publipostage
Rédigez maintenant le texte de la lettre selon vos besoins. Vous pouvez écrire un texte général qui s'applique à tous les destinataires. Assurez-vous qu'il est inclusif et formulé de manière attractive.
Étape 9: Effectuer une vérification des erreurs
Avant de finaliser la lettre de publipostage, effectuez une vérification des erreurs. Parcourez les adresses une par une et assurez-vous qu'aucune erreur n'est présente dans les formules de politesse ou les données d'adresse.
Étape 10: Imprimer ou envoyer la lettre en série
Maintenant que votre lettre en série est complète et bien présentée, retournez à l'onglet "Envois" et cliquez sur "Terminer et fusionner". Vous aurez alors la possibilité d'imprimer le document, de l'envoyer par e-mail ou de le sauvegarder pour une édition ultérieure.
Étape 11: Insérer des champs supplémentaires
S'il est nécessaire, vous pouvez intégrer d'autres champs personnalisés dans votre lettre, comme par exemple des numéros de téléphone. Sélectionnez les colonnes correspondantes de votre fichier Excel pour ajouter une valeur de personnalisation supplémentaire.
Étape 12: Finalisation
Après toutes ces étapes, vous avez créé avec succès une lettre en série. Vous pouvez maintenant enregistrer votre document et l'envoyer ou l'imprimer selon vos préférences.
Résumé
Dans ce tutoriel, vous avez appris comment créer facilement et efficacement une lettre en série avec Microsoft Word. Vous avez parcouru l'ensemble du processus, de la sélection de la liste des destinataires à la salutation personnalisée, en passant par la finalisation et l'impression ou l'envoi de vos lettres.
Foire aux questions
Comment démarrer la fusion et publipostage dans Word ?Allez sur l'onglet "Envois" et sélectionnez "Démarrer la fusion et publipostage", puis "Lettres".
Comment modifier la liste des destinataires ?Vous pouvez ajouter des adresses, supprimer les doublons et filtrer selon des critères en accédant à la source de données.
Puis-je utiliser des formes de salutation différentes ?Oui, vous pouvez créer une salutation dynamique dans Word basée sur les données de votre liste Excel.
Comment imprimer les lettres en série ?Allez dans "Envois" et cliquez sur "Fertigstellen und zusammenführen", puis sélectionnez "Imprimer les documents".
