Annotations graphiques
En plus des outils d'annotation, Acrobat propose également des outils pour les annotations graphiques. Vous les trouverez après avoir affiché la barre de commentaires dans la catégorie Annotations graphiques.
Les icônes de ces outils dans la barre de commentaires indiquent déjà quelles formes peuvent être dessinées avec eux. De plus, un survol de la souris affiche une brève description de l'outil de marquage.
Dans la rangée supérieure, vous trouverez des outils permettant de créer des formes fermées telles que des rectangles, des lignes, des flèches et des ellipses.
Avec les outils dans la rangée en dessous, vous pouvez créer vos propres formes.
Avec le stylet, vous pouvez esquisser des formes libres (bien que cela soit un peu maladroit avec la souris - cela fonctionne beaucoup mieux avec une tablette graphique) et avec la gomme juste à côté, vous pouvez apporter des corrections.
Vous pouvez également marquer les annotations graphiques ultérieurement avec l'outil de sélection. Ils recevront alors un cadre de positionnement qui peut être déplacé et mis à l'échelle.
En double-cliquant dessus, une fenêtre de note s'ouvre dans laquelle vous pouvez écrire un commentaire.
Après avoir réduit la note, elle est ajoutée à la forme sous forme de mini-icône de note. Un survol de la souris affichera le commentaire.
Trier et filtrer la liste des commentaires
Toutes les annotations et marques graphiques sont stockées non seulement sur la page, mais également dans la liste des commentaires. Pour une vue d'ensemble parfaite, l'outil utilisé à chaque fois (par exemple le stylet ou remplacement de texte), le nom de l'auteur (ce qui est très utile en cas de plusieurs participants), la page du commentaire dans le document et l'horodatage sont affichés.
En haut de la liste des commentaires se trouve un champ pour saisir un terme permettant de rechercher les commentaires. En cliquant sur le petit symbole de tri, vous pouvez ajuster la logique de l'ordre dans lequel les commentaires s'affichent dans la liste.
En cliquant sur le petit symbole à droite, vous pouvez également filtrer les commentaires par des critères tels que type (ce qui signifie les différents outils d'annotation et de marquage), réviseur et statut pour obtenir rapidement une vue spécifique.
Exporter des commentaires
En haut à droite de la liste des commentaires se trouve un petit bouton d'options. En cliquant dessus, un menu avec d'autres commandes s'ouvre. Avec l'option Exporter tous dans un fichier de données, vous créez un fichier FDF contenant uniquement les commentaires et marquages du document actuel. Vous pouvez utiliser ce fichier pour échanger des commentaires avec d'autres utilisateurs si l'envoi du document complet - par exemple en raison de sa taille - serait trop encombrant.
Le destinataire importe ensuite ce fichier dans son document non annoté de la même manière, et tous les commentaires sont disponibles pour lui.
Si le document source du PDF est un fichier Word, Acrobat propose avec la fonction Exporter vers Word une fonction de collaboration entre les deux programmes qui est étendue et similaire au mode de révision de Word.
Ainsi, les corrections apportées dans le PDF avec certains outils d'annotation de texte peuvent être importées et intégrées directement dans le fichier Word, sans nécessiter de manipulation manuelle à chaque fois.
Cliquez dans le menu des options de la liste des commentaires sur Exporter vers Word.
Cela ouvre une fenêtre avec des instructions pour importer des commentaires d'un PDF dans un fichier Word.
Après avoir cliqué sur OK, une boîte de dialogue d'importation de Word s'ouvre. Vous recherchez d'abord le fichier source Word en cliquant sur le bouton Parcourir. (S'il se trouve dans le même dossier que le fichier PDF, il est déjà renseigné dans le champ Fichier Word pour l'importation de commentaires.)
Vous pouvez définir un filtre pour les commentaires à importer dans la section Sélectionner les types de commentaires à importer. Cliquez ensuite sur Continuer.
Le fichier Word source s'ouvre et les commentaires sont importés. Ils apparaissent à nouveau dans une barre sur le côté droit et pointent vers les passages pertinents du texte avec des lignes en pointillés. Une fenêtre superposée indique l'importation réussie et affiche un résumé.
Pour intégrer les corrections apportées dans Acrobat, cliquez sur Intégrer les modifications de texte.
L'application se déplace alors vers le premier emplacement corrigé, et une nouvelle fenêtre apparaît pour accepter le changement en cliquant sur Appliquer.
Si vous souhaitez contrôler les corrections individuellement, cliquez sur Suivant puis sur Appliquer ou Rejeter. Si vous cochez la case Continuer automatiquement, Word passera automatiquement à l'emplacement du commentaire suivant.
Si vous êtes sûr que toutes les suggestions de correction doivent être appliquées, cliquez sur Appliquer tout le reste. Après confirmation d'une demande de sécurité, toutes les corrections seront appliquées en une seule fois.
Les marques et les commentaires dans le fichier PDF, qui n'initient pas de corrections de texte, ne peuvent pas être directement intégrés dans le fichier Word. Ils restent visibles dans la barre de révision de Word pour être retravaillés manuellement.
Créer un résumé des commentaires
Pour créer un résumé des commentaires sur les différentes parties du document, cliquez sur l'entrée Créer un résumé des commentaires dans le menu des options de la liste des commentaires.
Dans la fenêtre qui s'ouvre, vous pouvez effectuer différents réglages pour la sortie de la synthèse, tels que la sortie commune ou séparée du document et des commentaires, le format, la taille de police et la couleur.
Après avoir cliqué sur Créer un résumé des commentaires …
… celle-ci s'ouvre sous la forme définie précédemment en tant que nouveau document PDF indépendant et peut être imprimée si nécessaire.
