MS Project : Sauvegarder et exporter des projets n'a jamais été aussi facile

Il est crucial, dans le travail quotidien sur les projets, de tirer parti des bonnes opportunités pour documenter et partager votre propre progression. MS Project propose des fonctionnalités puissantes pour enregistrer et exporter vos projets, vous permettant de travailler de manière efficace et de partager vos résultats avec d'autres. Dans ce guide, vous apprendrez comment sauvegarder vos projets et les exporter dans différents formats.

Principales conclusions

• L'enregistrement des projets dans MS Project est simple et peut se faire via le menu "Fichier".
• Vous pouvez exporter les projets dans différents formats, y compris PDF.
• Vous avez la possibilité de partager vos informations de projet par e-mail ou de les synchroniser avec SharePoint.

Guide étape par étape

Enregistrer le projet

Ouvrez votre projet et accédez au menu supérieur. Pour enregistrer votre projet, cliquez sur "Fichier" et sélectionnez "Enregistrer sous". Une nouvelle fenêtre s'ouvre, vous permettant de choisir l'emplacement de sauvegarde. Vous pouvez sélectionner un dossier spécifique sur votre PC où vous souhaitez stocker vos fichiers. Si vous êtes connecté à des services cloud, tels que OneDrive, vous avez également la possibilité de sauvegarder là-bas. Cela vous offre la flexibilité d'accéder à votre projet à partir de différents appareils.

Choix de l'emplacement de sauvegarde

Dans la fenêtre de sélection, double-cliquez sur un dossier spécifique de votre PC. Cette fonctionnalité vous permet de garder vos projets bien organisés, pour pouvoir les retrouver rapidement en cas de besoin. De plus, assurez-vous que le dossier choisi est facilement accessible, surtout si vous souhaitez accéder fréquemment à ce projet.

Exporter le projet

Après avoir enregistré votre projet, vous avez la possibilité de l'exporter. Pour ce faire, passez à l'onglet "Partager". Vous y trouverez plusieurs options à utiliser. L'une des options d'exportation les plus courantes est la création d'un fichier PDF. Choisissez cette option pour générer une vue d'ensemble de votre projet. Ce PDF vous permet de partager votre projet dans un format facilement lisible.

Choix de la période pour l'exportation

Une fois la création du PDF activée, vous pouvez maintenant choisir la période que vous souhaitez représenter dans votre PDF. Vous avez la liberté de spécifier exactement quelles données doivent être incluses. Cela est particulièrement utile si vous souhaitez mettre en avant uniquement certaines périodes ou étapes importantes, au lieu de représenter l'intégralité du projet.

Vérification du document et enregistrement

Après avoir fait votre choix, vous pouvez vérifier le document. L'exportation peut prendre quelques instants, mais elle garantit que toutes les informations sélectionnées sont correctement affichées selon vos souhaits. Le PDF devient alors un moyen pratique de documenter les progrès et les informations de votre projet.

Utilisation de la fonctionnalité d'e-mail

Un autre avantage de MS Project est la possibilité de partager votre projet par e-mail. Pour ce faire, retournez à l'onglet "Partager" et sélectionnez l'option d'envoi du projet en tant que pièce jointe à un e-mail. Votre programme de messagerie s'ouvrira automatiquement, et vous pourrez ajouter un contact auquel vous souhaitez envoyer le projet. Cela facilite grandement l'échange d'informations.

Envoi de l'e-mail

Assurez-vous d'entrer la bonne adresse e-mail du destinataire et ajoutez un message si vous le souhaitez. Après avoir ajouté les informations pertinentes, vous pouvez simplement cliquer sur "Envoyer". Ainsi, l'autre personne recevra le projet actuel, et vous vous assurez que tous les participants sont à jour.

Résumé

Enregistrer et exporter des projets dans MS Project est une partie essentielle de la gestion de projet. En suivant les étapes décrites précédemment, vous pouvez vous assurer que vos informations sont correctement enregistrées et facilement accessibles, aussi bien pour vous que pour votre équipe.