Le partage efficace des dessins et des documents dans MS Visio est crucial pour la collaboration en équipe. Une fois que vous avez créé un dessin Visio, vous voudrez peut-être le partager avec vos collègues pour obtenir des retours ou travailler ensemble. Dans ce guide, je vais vous montrer comment partager efficacement des fichiers dans MS Visio pour que la collaboration se déroule de manière fluide.
Conclusions importantes
- Il existe plusieurs façons de partager des fichiers Visio, notamment via OneDrive, SharePoint et par e-mail.
- Vous pouvez contrôler l'accès en choisissant si les autres peuvent modifier le fichier ou seulement le consulter.
- L'utilisation de liens de partage peut accélérer le processus de partage de fichiers.
Guide étape par étape
Pour partager vos dessins Visio, suivez ces étapes simples:
Étape 1: Utiliser la fonction de partage
Vous devriez d'abord avoir le document Visio que vous souhaitez partager ouvert dans le programme. Utilisez la barre de recherche et saisissez le terme "Partager". Vous verrez la meilleure action à entreprendre pour partager votre dessin.
Étape 2: Accéder au menu de partage
Pour accéder directement au menu de partage, cliquez sur le bouton "Partager" situé tout à droite du programme. Cela affichera la barre latérale droite avec les options de partage. L'objectif principal est de collaborer avec d'autres en plaçant une copie de votre fichier dans un espace de stockage en ligne.
Étape 3: Sélectionner l'emplacement de stockage
Vous avez la possibilité de choisir l'emplacement de stockage où vous souhaitez placer le fichier. Des options telles que Enregistrer sur l'ordinateur, SharePoint ou OneDrive sont disponibles. Vous pouvez également vous connecter directement à OneDrive pour y placer votre fichier.
Étape 4: Enregistrer le fichier et inviter des personnes
Une fois que vous avez sélectionné l'emplacement de stockage, vous pouvez enregistrer le dessin. Pendant ce processus, vous avez la possibilité d'inviter différentes personnes à accéder à votre fichier Visio. Vous pouvez ajouter un message et définir si les personnes sont autorisées à modifier ou seulement à consulter le fichier.
Étape 5: Contrôler les modifications
Vous avez des options pour contrôler la façon dont les modifications apportées au document sont gérées. Vous pouvez décider si les modifications doivent être partagées automatiquement ou si vous souhaitez toujours être consulté en tant qu'auteur.
Étape 6: Créer un lien de partage
Une fonctionnalité très pratique est la création d'un lien de partage. Cliquez sur la zone du lien de partage pour le copier. Vous pouvez ensuite insérer ce lien dans d'autres documents ou l'envoyer directement à vos collègues.
Étape 7: Modifier en ligne
Maintenant, vous pouvez également éditer le dessin en ligne sur Visio Online. En utilisant le lien que vous avez créé, vos collègues accèderont à la zone en ligne où ils pourront modifier les documents et ajouter des commentaires.
Étape 8: Envoyer des fichiers par e-mail
Si vous le préférez, vous pouvez également envoyer les fichiers Visio directement par e-mail. Pour ce faire, allez dans "Fichier" et sélectionnez "Partager". Vous aurez alors la possibilité d'envoyer le fichier en tant que pièce jointe ou lien.
Étape 9: Envoyer par e-mail
Dans la boîte de dialogue de l'e-mail, ajoutez l'adresse du destinataire et personnalisez l'objet ainsi que le message. Une fois que tout est configuré, cliquez sur "Envoyer" et votre fichier sera envoyé.
Résumé
Dans ce guide, vous avez appris comment partager facilement et efficacement vos dessins Visio. Que ce soit via OneDrive, SharePoint ou par e-mail, les possibilités sont variées et permettent une bonne collaboration avec votre équipe. En choisissant les bonnes options de partage, vous pouvez vous assurer que vos collègues ont accès aux fichiers souhaités et peuvent travailler efficacement sur les projets.
