Indítsa el a böngészőt és indítsa el a Google Dokumentumokat - naponta a webalkalmazás nagyon gyakran kéri a billentyűzetet tőlünk. Ami valóban hasznos rövidítésekkel és igazán hasznos funkciókkal találkozott velünk, azt összefoglaljuk itt ... Top tippek és trükkök a gyakorlatból!
Napjainkban számos tapasztalat halmozódott fel a Google Dokumentumok használata során csapatunkban, amelyet szívesen megosztanánk veled. 11 vagy annál több bevált tipp és trükk a gyakorlatunkból ... Készüljünk fel azonnal!
- 01 | Ugyanazok a stílusok az összes dokumentumban
- 02 | Egyszerű a szerkezet: automatikus tartalomjegyzék
- 03 | Egyenesen a szövegrészhez: Könyvjelző létrehozása
- 04 | Kattintás és íme: Linkek a fejezetekhez és könyvjelzőkhöz
- 05 | Kapcsolódás a Google Dokumentumok és a Google Táblázatok között
- 06 | Szavak és karakterek számolása
- 07 | A legjobb tíz gyorsbillentyű
- 08 | Táblázatok formázása és sorok túlcsordulásának be- és kikapcsolása
- 09 | Megoldva: a probléma azzal a listával (frissítve)
- 10 | Egyszerre dolgozni egy dokumentumon
- 11 | Képek kivonása teljes minőségben egy Google Dokumentumból
- 12 | Röviden jegyzetelve: További tippek és trükkök
1 | Struktúra minden dokumentumhoz: Állíts be saját alapgazdag stílusokat
A Google Dokumentumokat például arra használjuk, hogy részletesen ismertessük fejlesztőinknek, milyen változások történtek a TutKit.com-on, vagy milyen új funkciókat kell fejleszteni a platformon. Ezek során gyorsan összejönnek 10, 30, 50 és még több oldal és számos dokumentum.
Főleg ilyen átfogó projektek esetén a javaslatunk: Használja a Google Dokumentumok alapgazdag stílusait, vagy állítson be sajátokat. Jelenleg lehet alkalmazni és definiálni stílusokat a normál folyószöveghez, a dokumentum címéhez, az alcímhez és három fejezetcím-szintre.
Az alapgazdag stílusok előnye (ahogyan más szövegszerkesztő programoknál is): Velük később egyetlen kattintással létrehozhat automatikus tartalomjegyzéket. Ráadásul könnyedén hozzá lehet adni linkeket a szöveg fejezeteihez.
Alapgazdag stílusok alkalmazása: Jelölje ki a szövegrészt, amelyre alkalmazni szeretné a stílust, vagy helyezze az egérmutatót a szakaszban a helyre, ahol formázni szeretné. Nyissa meg az alapgazdag stílus menüt, és válassza ki a kívánt stílust.
Saját alapgazdag stílusok létrehozása: Formázza a dokumentumban a szövegrészt úgy, ahogyan szeretné, hogy egy adott stílus legyen. Nyissa meg az alapgazdag stílus menüt. Válassza ki a kívánt stílust, majd azon a stíluson belül válassza a Stílus megfelelő frissítése funkciót.
Személyes alapgazdag stílusok beállítása minden Google Dokumentumhoz: Minden alapgazdag stílust beállítson a kívánt beállításokkal a Stílus megfelelő frissítése segítségével. Nyissa meg az alapgazdag stílus menüt, és válassza az opciók alatt a személyes alapgazdag stílusok mentése. Mostantól a saját stílusait bármely Google Dokumentumban elérheti (a személyes stílusok használata az opciókban az életem alapgazdag stílusait lehetőségre kattintva).
2 | Egyszerű a szerkezet: Dokumentumstruktúra, automatikus tartalomjegyzék
Ha az 1. pontot figyelembe vesszük, a 2. pont gyerekjáték lesz. Ha az alapgazdag stílusokat használja a fejezetekhez, a Google Dokumentumok tudni fogja, hogy hogyan épül fel a dokumentum. A bal szélén található kis listákikonra kattintva bármikor hozzáférhet a Dokumentumstruktúrához és átnavigálhat egy fejezetről a másikra.
És a három legfontosabb billentyűparancs, ami segít ebben:
- Dokumentum struktúra megnyitása: Ctrl + Alt + A + H illetve Ctrl + Cmd + A + H
- Következő címre ugrás: Ctrl + Alt + N + H illetve Ctrl + Cmd + N + H
- Előző címre ugrás: Ctrl + Alt + P + H illetve Ctrl + Cmd + P + H
A Beszúrás fülön egy kattintással automatikusan létrehozhatod a Tartalomjegyzéket a dokumentumodhoz. Ha egyszer bekerült, akkor az eszköztáron lévő nyíl ikonra kattintva bármikor frissítheted, valamint a tartalomjegyzékben egy bejegyzésre kattintva közvetlenül az adott helyre ugrik a dokumentumban.
3 | Mindig gyorsan: Könyvjelzők létrehozása
„Kedves Stefan, tudnál gyorsan átfutni ezen?” … Gyakran a csapattagoknak nem kell az egész 100 oldalas anyagot átolvasni. Ehelyett rendszeres időközönként egy konkrét szakaszra kell őket figyelmeztetni. Ehhez kiválóan alkalmas a Könyvjelző-funkció: Egyszerűen kattints az Beszúrás fülön a Könyvjelző gombra, majd másolj és küldd el az annak linkjét.
Talán az egyik kedvenc szolgáltatásunk a Google Dokumentumokban, mivel valójában nagyon sok esetben használatba kerül: dokumentumon belüli linkeknél (lásd 4. pont), a fejlesztőink ticketrendszerében lévő linkeknél és a közösségi média tervező táblázatában lévő linkeknél.
4 | Kattints és ott vagy: Linkek címekhez és könyvjelzőkhöz beszúrása
Írsz és írsz, majd közben hirtelen máshova kívánsz hivatkozni a dokumentumban? Ezt a műveletet a Google Dokumentumokban könnyen és felhasználóbarát módon az Összekapcsolás-ablakon keresztül tudod megtenni. Így nyithatod meg:
- Kattints a lánc ikonra az eszköztárban.
- Vagy jobb klikkelés az egérrel és a kontextusmenüben válaszd az Összekapcsolás opciót.
- Nagyon sokkal jobb megoldás: Nyomd meg a billentyűzeteden a Ctrl + K vagy Ctrl + K kombinációt.
Az Összekapcsolás-ablak alján megtalálod ennek a funkciónak az igazi csodaterületét: Címek és könyvjelzők. Itt egy szép listában minden címed és könyvjelződ közvetlen linkelhetővé válik. Hihetetlenül praktikus!
5 | Kitűnően összekapcsolva: Linkek az adott cellákhoz a Google Sheets-ben
Tehát az előzőbben leírt könyvjelzők segítségével könnyedén létrehozhatunk linkeket egy adott szakaszhoz a Google Dokumentumban, és például elhelyezhetjük egy Google Sheets táblázatban is.
De vajon működik-e ez fordítva is? Lehetséges-e linkeket létrehozni az adott cellákhoz a Google táblázatban? Erre sürgősen szükségünk volt egy megoldásra, és lám, tudunk:
Az adott cellán jobb gombbal kattintva a kontextusmenüben kiválaszthatjuk a További műveletek a cellákhoz lehetőséget. Pont itt rejlik az, amire szükségünk van: az Ehhez a cellához tartozó link funkció. Egyszer kattintva az a vágólapra kerül...
... és aztán tovább is használhatjuk, például beilleszthetjük egy Google Dokumentumba... A könyvjelzők a Google Dokumentumokban és a linkek az adott cellákhoz a Google Sheets-ben - mindkét funkciót rendszeresen használjuk ahhoz, hogy a táblázatok és dokumentumok közt ugráljunk.
6 | Az állás a monitoron: Szavak számának megjelenítése
Gyakran - tényleg nagyon gyakran számít a szavak vagy karakterek száma a szövegek írásakor. Hány karakter hosszú tehát a dokumentum, amelyen éppen dolgozol? Az ehhez szükséges információhoz a Google Dokumentumok menüpontjai alatt, a Eszközök és Szavak száma vagy a Ctrl + Shift + C gyorsbillentyű használatával juthatsz.
Az ablakban be is kapcsolhatod az írás közbeni szavak számát. Ezután a dokumentum alsó részén mindenkor rendelkezésedre áll egy menü, amelyen megtekintheted az oldalak, szavak, karakterek számát szóközökkel és anélkül is, valamint az állás funkció akkor is működik, ha egyes szövegrészeket kijelölöd.
7 | Maradjon az ujjak a billentyűzeten: Gyorsbillentyűk használata
Ctrl + C másoláshoz, Ctrl + V beillesztéshez, Ctrl + Z, az utolsó művelet visszavonásához, valamint Ctrl + A, az összes szöveg kijelöléséhez… Ezek és még sok más gyorsbillentyű nem csak a Google Dokumentumokban rövidítik le az utat a kívánt eredmény felé. Ott is rendszeresen használjuk az említett gyorsbillentyűket - és a mi személyes Top 10 gyorsbillentyűnk a Google Dokumentumokhoz:
| Helyezés | Leírás | Gyorsbillentyű |
| 1 | Szöveg formázása nélkül beillesztése | Ctrl + Alt + V |
| 2 | Oldaltörés beillesztése | Ctrl + Enter |
| 3 | Félkövér szöveg jelölése | Ctrl + B |
| 4 | Dőlt szedés | Ctrl + I |
| 5 | Linkelés ablakának megnyitása | Ctrl + K |
| 6 | Keresés és cserélés | Ctrl + F |
| 7 | Következő/előző könyvjelzőre ugrás | Ctrl + Alt + N/P + B |
| 8 | Szöveg aláhúzása | Ctrl + U |
| 9 | Alapértelmezett stílusok alkalmazása (Normál szöveg és Címek 1-6) | Ctrl + Alt + [0-6] |
| 10 | Szavak számolása | Ctrl + Shift + C |
Amúgy: Az Strg + Alt + N kombináció valószínűleg a "következő" rövidítése, azaz a következő elem hívását jelenti, az Strg + Alt + P kombináció pedig valószínűleg a "korábbi" rövidítése, azaz az előző elem hívását. Ha egyszer megjegyzi az ember ezeket a kombinációkat, és hozzáad egy további betűt az alábbi betűk közül, egyszerűen navigálhat a dokumentumban - néhány kis segítség hozzá:
| Leírás | Billentyűparancs |
| A következő/előző címsorhoz (H a "cím" rövidítése) | Strg + Alt + N/P + H |
| A következő/előző könyvjelzőhöz (B a "könyvjelző" rövidítése) | Strg + Alt + N/P + B |
| A következő/előző kommentárhoz (C a "megjegyzés" rövidítése) | Strg + Alt + N/P + C |
| A következő/előző hivatkozáshoz (L a "hivatkozás" rövidítése) | Strg + Alt + N/P + L |
| A következő/előző grafikus elemhez (G a "grafika" rövidítése?!) | Strg + Alt + N/P + G |
| A következő/előző listához (O esetleg az "rendezett lista" rövidítése?!) | Strg + Alt + N/P + O |
8 | Cellák, sorok, oszlopok és a sorok túlcsordulása: Táblázat formázása
Ez ismerős? A táblázat egyik oldalról kezdődik, majd átnyúlik a következőre - és egy sor mintha valahogy a lapok között rekedne. Lehet elfogadni. De nem feltétlenül kedvelni.
Ha ragaszkodsz ahhoz, hogy ez a lapok között rekedt sor szépen induljon a következő oldalon, akkor: Jobb kattintással nyisd meg a táblázat mellé bizonyított kontextusmenüt és azon belül a Táblázat tulajdonságai. A tartozó menüben hajtsd ki a Cella csoportot és ott kapcsold ki a jelölőnégyzetet a Sor túlcsordulása engedélyezve következő oldalon. Hupp - a sor átugrik a következő oldalra.
Ezen kívül további beállítási és formázási lehetőségeket találsz a Táblázat tulajdonságai alatt. A legfontosabbak talán az Elrendezés alatt találhatók, ahol többek között beállíthatod a függőleges cellaalakítást, valamint a Szín alatt, ahol a táblázat kerete igazítható. Ha ezt ki szeretnéd kapcsolni, akkor válassz az Vonalvastagság menüpontnál 0 pt-t.
9 | Megjelölhető: a Checklista probléma (FRISSETVE)
Hűha. A Google Dokumentumok most már észlelték és megoldották a Checklista problémát. Korábban ugyan csak egy kattintással tudtál Checklistákat hozzáadni a dokumentumhoz, de: a jelölőnégyzet bejelölésekor a mögötte lévő szöveg elhalványult és áthúzott lett. Ezt elkerülni korábban egy táblázatot kellett létrehozni, amelyben a jelölőnégyzeteket és a szövegeket két külön oszlopba helyezték.
Mint mondtam - a Checklista probléma most már nem probléma: a Checklista szimbóluma alatt most már kiválaszthatod, hogy milyen típusú Checklistát szeretnél használni: Egyik esetben minden marad a régi (a szöveg áthúzódik a jelölőnégyzet bejelölésekor). A másik esetben egyszerűen csak a pipa kerül a dobozba. Egy kis és egyszerű, de gyönyörűen hasznos kiegészítés.
10 | Egyidejűleg egy dokumentumon dolgozni: Mennyire jó ez?
Ahogy már említettük, főként akkor használjuk a Google Dokumentumokat, amikor dokumentumokat szeretnénk együtt szerkeszteni más személyekkel, vagy amikor ezeket ellenőrizni szeretnénk. Ez pedig már megválaszolja az ebben a szakaszban szereplő kérdést: A Google Dokumentumok tényleg kiválóan alkalmasak a dokumentumok együttműködő szerkesztésére.
Csak hívjuk meg a további szerkesztőket (a Fájl > Megosztás vagy a vastag kék gomb jobb felső sarokban történő) és adjuk meg nekik a kívánt jogosultságokat. A Megtekintők csak olvashatják a dokumentumot. A Kommentálók hozzászólásokat fűzhetnek hozzá. És a Közreműködők teljes olvasási és írási jogokat kapnak.
Hogy hozzászólj, jelölje ki az adott területet, és adja hozzá a hozzászólást az Beszúrás > Hozzászólás lehetőség felhasználásával. Ha közben a @-jelt használja, akkor még az egyes személyeket is közvetlenül megszólíthatja. Egyébként ez a művelet a dokumentumban is működik.
Természetesen a közreműködők szabadon szerkeszthetik a dokumentumot kedvük szerint. A probléma az, hogy ki mit változtatott meg, még mindig követhető a verzióelőzmény használatával (elérhető a Fájl és a Ctrl + Alt + Shift + H műveletválasztással). Azonban hatékonyabb a közreműködés sokszor az Javasolt-mód használatával.
Ezt a mód minden közreműködő elérheti a Szerkesztés-szimbólumon keresztül. Ha most módosításokat hajtanak végre a dokumentumban, ezek először javaslatként lesznek tárolva. Az új szövegrészletek színesen kiemelkednek, a törölt részek áthúzással vannak jelölve.
Ha a közreműködők által javaslatok bekerültek a dokumentumba, ezeket elfogadni, visszautasítani vagy kommentálni lehet az automatikusan hozzáadott hozzászólási mezőkön keresztül. Mint említettem: A Javasolt- mód rendkívül hasznos lehet a dokumentumban történő együttműködés során!
11 | Beágyazott képek legjobb minőségben való letöltése
Egy másik személy Google Dokumentuma terül el előtted, rengeteg képpel? És pont ezeket szeretnéd most lemásolni olyan minőségben, ahogyan a dokumentumba be vannak illesztve? A megszokott másolás és beillesztés ebben az esetben sajnos nem lesz hatékony, mert csak azt a minőséget kapod meg, amelyben a Google Dokumentumban látható.
Így lehet csinálni: Kattints a Fájl és Letöltés lehetőségekre, majd válaszd az Weblap (.html, .zip) opciót. Ezzel az alkalmazás átpakolja számodra az egész dokumentumot. A letöltött ZIP-fájlban ki lesznek téve az összes képek legjobb minőségben.
12 | Röviden: További tippek a Google Dokumentumokhoz
Ennyi lenne? Nem! Itt vannak még további kis tippek és trükkök a Google Dokumentumokhoz, melyeket eddig legfeljebb csak kipróbáltunk:
Háttérszín megváltoztatása & Oldal beállítása keresztbe
Nem szereted a fekete-fehér kombinációt? Vagy szükség van a függőleges formátumra? A dokumentum hátteres színét, valamint a papírformátumot és az oldalirányt a Fájl és Oldalbeállítás menüpontban tudod meghatározni.
Lábjegyek beszúrása
A fejléc- és láblécméretet a megfelelő ponton, a Formátum alatt határozod meg. Ott beállíthatod, hogy az első oldal különbözzön a dokumentum többi részétől, és hogy a fejlécek és láblécek páratlan és páros oldalakon más módon jelenjenek meg. A lábjegyeket a legkönnyebben az Ctrl + Alt + F billentyűparancs használatával illesztheted be.
A Kereső funkció gyors kutatáshoz
A Kereső alapvetően egy Google Dokumentumok belső webszolgáltatása. A funkciót a Eszközök közt találod. Egyébként a jobb alsó sarokban a beszélő buborék és csillag szimbólumra kattintva vagy a Ctrl + Alt + Shift + I gyorsbillentyűvel is elérheted. Add meg a keresési kifejezést a Kereső ablak keresőmezőjében - megjelennek a Web, Képek és Drive kategóriában megfelelő találatok.
Helyesírás és grammatika
Ha szeretnéd használni a Google Dokumentumok belső helyesírás- és grammatikakereső funkcióját, azt az Eszközök között találod. Aktiválás után egérkattintással ugorhatsz egyik (feltételezett) hibáról a következőre, és elfogadhatod vagy figyelmen kívül hagyhatod a javaslatot.
A Google Dokumentumok dokumentumának lefordíttatása
Az eszközök között megtalálható a Google Dokumentumok fordítás funkciója is. Ha használni szeretnéd, az adott ablakban válaszd ki a cél nyelvet és adja meg az új dokumentum nevét. Az alkalmazás az egész szöveget lefordítja. Úgy tűnik, elfogadható eredményeket szállít, amelyeket később manuálisan lehet javítani.
Vízjel beszúrása
Rendkívül új funkció még a Vízjel, ami a Beszúrás fülön található. Itt választhat, hogy szöveges vagy kép alapú vízjelet szeretne létrehozni. A szöveges változatban természetesen a szövegtartalmat, a betűtípust, a formázást, átlátszóságot és igazítást is beállíthatja. Az eredmény a következő:
Mentse el DOCX formátumban a Word számára
Ha inkább a Word programban dolgoznál tovább a dokumentummal, vagy azt az adott helyi meghajtódon szeretnéd tárolni, a Fájl és Letöltés opciókkal DOCX formátumban mentheted. Így a szokásos stílusaid, például a címsorok formázása is átvételre kerül.
Általában érdemes áttekinteni a Letöltés területet. Jelenleg a DOCX, ODT, RTF, PDF, TXT, HTML és EPUB formátumokban tárolhatók a dokumentumok.
Nézd meg videós tréningünket a Google Dokumentumokról
Van még több kérdésed a Google Dokumentumokkal kapcsolatban? Tekintsd meg most a videós tréningünket a felülethasználattal kapcsolatban. Tobias Becker bemutatja, hogyan végezheted el a formázásokat, munkázhatsz táblázatokkal, képekkel és grafikonokkal, valamint hogyan illeszthetsz be rajzokat és használhatsz szövegmezőket.
Reméljük, hogy számodra is volt néhány értékes tippünk, és sok sikert és örömöt kívánunk a Google Dokumentumokkal való munkához vagy akár csak első kipróbáláshoz.