A modern trendek és technológiai fejlesztések egyre inkább megváltoztatják azt az sok mindent, amire hozzászoktunk. Ezen változások egyike a meghirdetés e-mailben, ami egy fontos lépés lett a munkakeresés és elhelyezkedés folyamatában. A vállalatok még az e-mailen keresztüli meghirdetést is preferálják, mert ezáltal megszűnik az a lépés, hogy egy visszautasítás esetén postán visszaküldjék a meghirdetést.
Van néhány dolog, amit figyelembe kell venni, amikor az önéletrajzot e-mailben küldik. Az önéletrajz megfelelő formázása és elküldése jelentősen befolyásolhatja az első benyomást, amit egy munkaadó rólad kap. Az e-mailben elküldött önéletrajznál minden apró részletre figyelni kell, a tárgysortól a helyes mellékletekig.
Tartalomjegyzék
Miért fontos az, hogy az önéletrajzot e-mailben olyan pontosan küldje el, ahogyan csak lehet?
A helyes önéletrajz elküldése e-mailben a sikeres munkakeresés kezdőlépése. Először is bebizonyítod, hogy figyelemmel kíséred a részleteket és képes vagy utasításokat követni az elejétől fogva. A munkaadók értékelik azokat az pályázókat, akik gondosan végzik el a feladataikat és pontosan reagálni tudnak az elvárásokra. Másodszor, egy jól megírt motivációs levél arról tanúskodik, hogy komolyan és professzionálisan megy bele a munkakeresés folyamatába. A munkaadónak jelzi, hogy tényleg érdekli a pozíció és készen áll arra, hogy időt és energiát fektessen a pályázati anyag előkészítésébe.
A munkaadó egy első benyomása akkor alakul ki, amikor megnyitja az e-mailt. A tárgysor, a köszöntés, a tartalom és az aláírás rólad tájékoztat, még mielőtt a munkaadó elolvassa az önéletrajzodat és a motivációs leveledet. Egy helytelenül formázott vagy hanyagul megírt e-mail negatív benyomást kelthet, még ha a képesítéseid és tapasztalataid megfelelnek a pozíció követelményeinek. Ezért az önéletrajz helyes elküldése e-mailben a kulcsa egy sikeres interakció kezdetének egy lehetséges munkaadóval. Hogyan csináld megfelelően, azt alábbiakban elárulom neked.
Egy önéletrajz elküldésének felépítése e-mailben
- E-mail címzett
- Csendes másolat
- E-mail tárgya
- Motivációs levél szövege
- Csatolt fájlok
Fontos!
- PDF: Az előnyben részesített formátum a dokumentumokhoz. A PDF-k megőrzik formázásukat és minden eszközön könnyen megnyithatók.
- DOC/DOCX: Még elfogadható, de a PDF a javasolt a formázási problémák elkerülése érdekében.
- Méretkorlátozások: Az összes melléklet teljes mérete 5-10 MB nem haladhatja meg. Néhány vállalat saját korlátokat szabhat, amelyek a pozícióhirdetésben meg vannak adva. Egyszerűen emlékezz arra, hogy sok postaláda nem fog átvinni 10 MB-nál nagyobb mellékleteket.
Világos ajánlatunk a PDF-formátum, mert egyrészt nem mindenki használ Microsoft Word-öt és másrészt stílusproblémák adódhatnak. Ha például olyan betűtípusokat használsz a Word-dokumentumban, amiket a címzett nem telepített, azokat a dokumentumban helyettesítik. Ez széteshet a elrendezést. A PDF-dokumentumoknál ez nem történik meg. Ott minden eszközön és rendszeren ugyanaz a elrendezés biztosítva van.
Egy önéletrajz elküldésének előkészítése e-mailben
Az egy önéletrajz elküldésének e-mailben előkészítése gondosságot és alapos megközelítést igényel a folyamathoz. Mielőtt elküldenéd a dokumentumokat, győződj meg arról, hogy tisztában vagy az összes munkaadói követelménnyel. Ezek magukban foglalják a dokumentumformátumokat, a fájlneveket és a tartalmakat. Fontos, hogy minden specifikus utasítást figyelembe vegyél, amelyeket a pozícióhirdetésben megadtak. Ha ezeknek az elvárásoknak megfelelsz, akkor bizonyítod, hogy felelősségteljes vagy és követni tudod az utasításokat. Ezenkívül a dokumentumok megfelelő előkészítése növeli a siker esélyeit, mivel a munkaadó nem csak a tartalmat, hanem a jelentkezés formáját is értékeli.
A munkaadói követelmények ellenőrzése
Ez a lépés rendkívül fontos, mert az összes követelmény pontos um értelemszerű teljesítése azt mutatja, hogy felelősségteljes és figyelmes vagy. Ezek az ellenőrzés a következő lépésekből áll:
- Vizsgáld meg a pozícióhirdetést
Először olvasd el alaposan a pozícióhirdetést. Az konkrét elvárásokat is tartalmazhat a jelentkezéssel kapcsolatban, mint a fájlformátumot, a dokumentumstruktúrát, a motivációs levél követelményeit és egyéb részleteket. - Fájlformátum
A munkaadók gyakran előírják, hogy mely formátumban kell elküldeni a dokumentumokat. A leggyakoribb a PDF, mivel megőrzi a dokumentumok formázását és könnyen nyitható különböző eszközökön. Győződj meg róla, hogy az összes fájl megfelelő formátumban van mentve. - Fájlnév
A fájlok elnevezése szintén fontos lehet. A munkaadók adhatnak az elnevezésre vonatkozó konkrét szabályt, hogy segítsék a jelentkezéseid szervezését. Például: "Keresztnév-Vezetéknév_Szakmaiéletrajz.pdf" a szakmai életrajzodnak és "Keresztnév-Vezetéknév_Motivációslevél.pdf" a motivációs levelednek. Ha nincs előírva semmi, egyesítsd az összes oldalt egy dokumentumba és nevezd el "Keresztnév-Vezetéknév_Jelentkezés.pdf"-nek. - A dokumentumstruktúra
A munkaadók megadhatják a dokumentumstruktúrára vonatkozó speciális követelményeket. Például egy szakmai önéletrajznak bizonyos szekciókat kell tartalmaznia (kapcsolattartási adatok, végzettség, munkatapasztalat, készségek), és egy motivációs levélnek meghatározott módon kell felépítve lennie (bevezetés, fő rész, befejezés). Olvasd el alaposan a követelményeket és győződj meg róla, hogy a dokumentumaid megfelelnek ezeknek a kritériumoknak. - Az e-mail tartalma
Néhány munkaadó konkrét követelményeket támaszthat az e-mail tartalmával kapcsolatban, amelyben a jelentkezést küldöd. Ez lehet bizonyos megfogalmazások vagy információk, amelyeknek az e-mailben szerepelniük kell. Ez azért fontos, hogy hatékonyan működjön a jelentkezésed belügyi menedzsmentje és közvetlenül a megfelelő kapcsolattartóhoz irányítsák. Győződj róla, hogy ezeket az utasításokat követed, hogy pozitív benyomást kelthess. - További dokumentumok
Az önéletrajzodon és a motivációs leveleden kívül.- Lehetséges, hogy a munkaadó további dokumentumokat kér, mint ajánlóleveleket, bizonyítványokat vagy egy mappát. Bizonyosodj meg arról, hogy az összes ilyent dokumentumot benne van a jelentkezésedben és hogy a formátum- és fájlnevek követelményeinek megfelelnek. Ha nincs semmi előírva, gondoskodj arról, hogy a lehető legtöbb ezen dokumentumot az önéletrajzoddal és motivációs leveleddel egy dokumentumban tárolja. Sokkal egyszerűbb a címzettnek csak egy dokumentummal dolgozni, mint megnyitni és olvasni az öt különálló fájlt.
- Ellenőrizd, hogy az összes dokumentum rendelkezésre áll-e
Mielőtt elküldöd az e-mailt, győződj meg arról, hogy minden szükséges dokumentum csatolva van. Hiányzó dokumentum esetén ez negatív hatással lehet az önéletrajzodra.
A munkáltató követelményeinek ellenőrzése az önéletrajz elküldése előtt e-mailben segít elkerülni a hibákat és a későbbi érdeklődéseket.
Standard követelmények az e-mail formátuma és tartalma számára
Ha a hirdetés nem tartalmaz specifikus követelményeket az e-mailes válasz formátumára és stílusára vonatkozóan, javasolt az A4-es formátumú standard levélformátum alkalmazása a kreatívabb iparágakban. Az e-mail szöveg ne legyen pontosan azok a szöveg, mint az önéletrajzban, hanem hivatkozzon a csatolt pályázati anyagokra.
- Tárgysor: Az e-mail tárgysorának világosnak és tömörnek kell lennie. Tartalmaznia kell információkat a pozícióról és a nevedről. Példa: "Jelentkezés [Pozíció] - [Neved]”.
- Megszólítás: Az e-mailt egy megfelelő megszólítással kezd. Ha ismered a kapcsolattartó nevét, használd azt (pl. "Tisztelt Müller Úrnő / Úr"). Ha nem ismered a nevet, használhatsz általános megszólítást (pl. "Tisztelt Hölgyeim és Uraim").
- Bevezetés: Röviden mutatkozz be és jelöld meg, milyen pozícióra jelentkezel.
- Fő rész: Röviden mutasd be képességeidet és tapasztalataidat, amelyek megfelelnek a pozíció követelményeinek. Említsd meg, hogy csatoltad az önéletrajzodat, motivációs leveledet és egyéb dokumentumokat.
- Zárszó: Köszönd meg a pályázatod figyelembevételét és várakozással tekintsd az érdeklődésüket. Zárd a levelet egy standard formulával, mint például „Üdvözlettel” és add hozzá a nevedet.
Fontos! Az e-mail teljes szövege nem haladhatja meg a 10 soros terjedelmet. Használj rövid és világos mondatokat. Strukturáld a szöveget, hogy könnyebben olvasható legyen.
E-mail szövegek a pályázatodhoz - négy minta
Javaslat 1 - profi és természetes:
Tárgy: Jelentkezés [Pozíció] - [Neved]
Tisztelt [Név],
A mellékelt pályázati anyagokat küldöm önnek a [Pozíció] pozícióra való jelentkezésemhez vállalatuknál. Nagyon érdeklődve olvastam a pozíció hirdetését és biztos vagyok benne, hogy a képesítéseim és tapasztalataim kiválóan illeszkednek a pozíció követelményeihez.
A mellékelt dokumentumokban megtalálja az önéletrajzomat, a motivációs levelét és az igazolásaimat. Már alig várom, hogy személyesen találkozhassak önnel, és maradok
üdvözlettel
[Neved]
Javaslat 2 - profi és klasszikus:
Tárgy: Jelentkezés a(z) [Pozíció] pozícióra - [Neved]
Tisztelt [Név],
Ezzel az e-maillel jelentkezem az általuk hirdetett [Pozíció] pozícióra. A mellékletben megtalálja a teljes pályázati anyagomat, beleértve az önéletrajzomat, a motivációs levelemet és a releváns igazolásaimat.
Nagyon érdekelne, hogy az önök vállalatában dolgozhassak, és nagyon várom, hogy személyesen találkozhassak önnel. Természetesen mindig rendelkezésére állok kérdések esetén.
Üdvözlettel
[Neved]
Javaslat 3 - kreatív és okos
Tárgy: Az új [Pozíció] pozíció vár Önre!
Helló [Név],
Azonnal lelkesedésemre lobbantotta az ön által hirdetett álláshirdetés! Mint szenvedélyes [Pozíció], hozom azt a tapasztalatot, amit önök keresnek. Mellékelten megtalálja pályázatomat, amely remélhetőleg ugyanolyan meggyőző lesz önöknek, mint az ön hirdetése nekem.
Már alig várom, hogy személyesen megmutathassam, miért vagyok a tökéletes választás ezen pozíció betöltésére.
Szívből üdvözöllek
[Neved]
Javaslat 4 - kreatív és bátor
Tárgy: Jelentkezés a(z) [Pozíció] pozícióra - A tökéletes jelölt készen áll!
Tisztelt [Név],
Mi történik, amikor a szenvedély a szakértelemmel találkozik? Az én pályázatom a válasz az ön vállalatának! Mellékelten küldöm az anyagaimat az ön által kínált [Pozíció] pozícióra, amelyet nagy lelkesedéssel találtam meg önök karrieroldalán.
Nagyon kíváncsi vagyok, hogy képességeimet és ötleteimet az ön csapatába vihessem, és remélem, hogy hamarosan személyesen ismerhetjük egymást.
Legjobb üdvözlettel
[A neved]
Győződj meg róla, hogy a szöveget személyiséged és a vállalati kultúra szerint alakítod át.
Az ajánlott e-mail címe, amelyre a jelentkezésedet elküldeni szeretnéd
A jelentkezésed elküldéséhez használt e-mail cím nagyon fontos lehet, és befolyásolhatja a munkáltató első benyomását. Profi, egyszerű és általánosan elfogadott üzleti kommunikációs szabványoknak megfelelőnek kell lennie. Fontoljátok meg ezeket:
Profi hozzáállás
A legjobb, ha keresztneved és vezetékneved használod. Például: „alex.schmitt@example.com” vagy „anna.komarrmann@example.com”. Ez a cím profi megjelenést biztosít, és könnyen azonosíthatóvá teszi a munkáltató számára.
Kerüld el az informális vagy túl kreatív elemeket az e-mail témájában. Például olyan címek, mint "cooldude@example.com" vagy "princess_123@example.com", profiaknak tűnnek és rossz benyomást kelthetnek.
Egyszerűség és olvashatóság
Az e-mail címed lehetőleg egyszerű és könnyen megjegyezhető legyen.
Használd a teljes nevedet vagy egyértelmű rövidítést.
Például: „a.schmitt@example.com” vagy „a.komarrmann@example.com”.
Pontokat és kötőjeleket használj az olvashatóság érdekében az e-mail címedben.
Például: „alex.schmitt@example.com” jobban néz ki, mint „alexschmitt@example.com”.
Felesleges karakterek kerülése
Kerüld a számokat vagy speciális karaktereket, amennyire csak lehetséges. Nehézkessé tehetik az olvasást és a megjegyzést, vagy félreértéseket okozhatnak.
Például jobb, ha „anna.komarrmann@example.com” helyett „anna.komarrmann1991@example.com” használod.
Németországban problémás lehet az „anna.komarrmann88@example.com” cím. Utalhat a születési dátumra, de akár egy radikális hátterű rövidítés is lehet (H = 8 ... a német ábécé nyolcadik betűje. 88 a neonáci szélsőséges csoportokban használt rövidítés, ami „H..L H....r”-ra utal).
Professzionális domainek használata
Olyan ismert és professzionális domaineket használj, mint „gmail.com“, „outlook.com“ vagy „yahoo.com“. Ez növeli az e-mail cím hitelességét. Például: „a.schmitt@gmail.com”.
Kerüld azoknak a domaineknek a használatát, amelyek gyanúsak vagy profizáltnak tűnhetnek. Például az „anna.komarrmann@coolmail.com” kevésbé komolynak tűnhet.
Tartsd észben, hogy az e-mail cím megfelelő kiválasztása az állásra való jelentkezés során a professzionális kommunikáció fontos eleme. Egy profi, egyszerű és olvasható e-mail cím segíthet abban, hogy jó benyomást kelts a munkáltatónál, és növelje az esélyeidet a sikerre.
Mire figyelj még, amikor e-mailben jelentkezel az állásra?
Válogasd össze az önéletrajzodhoz, motivációs leveledhez és további dokumentumokhoz szükséges anyagokat az e-mailben való elküldéshez - hogy például bizonyítványok, referenciák is ott legyenek. Az összes dokumentumot PDF formátumban mentsd el, hogy biztosítsd a megfelelő formázást, és azokat úgy lássák, ahogyan elkészítetted. Ez biztosítja, hogy a dokumentumok megfelelően megnyílnak a munkáltató különféle eszközein.
Hogyan csatolj fájlokat helyesen
- Fűzz fájlokat az e-mailhez: Nyisd meg az e-mail programod, írj egy új e-mailt. Kattints a Fájl csatolása gombra vagy az erre vonatkozó szimbólumra az e-mail programodban. Válaszd ki a PDF fájlokat a számítógépedről, és csatold azokat az e-mailhez.
- Csatolt fájlok ellenőrzése: Miután csatoltad a fájlokat, győződj meg róluk, hogy az összes szükséges dokumentum benne van. Ellenőrizd, hogy nincsenek-e extra vagy irreleváns fájlok.
Ellenőrzés az e-mail küldése előtt
- E-mail ellenőrzése: Ellenőrizd az e-mailt helyesírási és grammatikai hibák szempontjából. Győződj meg róla, hogy minden adat (munkáltató e-mail címe, tárgysor, e-mail szövege) helyes, és hogy az e-mail profin néz ki.
- Tesztelés: Mielőtt elküldenéd a pályázatodat a munkáltatónak, küldj egy teszt e-mailt magadnak. Így ellenőrizheted, hogy a dokumentumok és az e-mail szövege hogyan fog megjelenni a címzett számára. Győződj meg róla, hogy a fájlok megfelelően megnyílnak, és minden helyesen jelenik meg.
- Kérj véleményt barátaidtól: Küld el az e-mailt barátaidnak vagy kollégáidnak, és kérjék meg őket, hogy a munkáltató nézőpontjából nézzék át. Az ő megjegyzéseik és benyomásaik segíthetnek észrevenni olyan részleteket, amelyeket esetleg figyelmen kívül hagytál.
Pályázat elküldése a munkáltatónak
Miután ellenőrizted a leveled és visszajelzést kaptál a barátaidtól vagy kollégáidtól, bátran elküldheted a munkáltatónak. Győződj meg róla, hogy az e-mail cím, a címzett neve és a vállalat neve helyesen van írva, és hogy minden csatolt dokumentum megvan.
Általános hibák a pályázati anyag elküldésekor a munkáltatóhoz
Minden részlet fontos, amikor e-mailben küldesz egy pályázatot, mert a legkisebb hiba is befolyásolhatja az első benyomást a munkáltató részéről, valamint a pályázatod átfogó eredményét. Még akkor is, ha a képesítéseid tökéletesen illeszkednek a pozíció követelményeihez, egy figyelmetlenség negatív eredményhez vezethet.
Milyenek tehát a leggyakoribb hibák, amelyeket a jelentkezők elkövetnek az e-mailben történő pályázat elküldésekor.
Rossz fájlformátum
A leggyakoribb hiba az, hogy olyan formátumban küldünk dokumentumokat, amelyek nehezek vagy egyáltalán nem nyithatók meg. A dokumentumoknak PDF formátumnak kell lenniük, mivel ez a formátum megtartja a formázást, és könnyen megnyitható bármely eszközön. Az is előfordulhat, hogy a munkáltatónak nincs megfelelő szoftvere bizonyos fájlformátumok megnyitásához, ami azt eredményezi, hogy a dokumentumaid nem lesznek olvashatóak. Ezért győződj meg az elküldés előtt, hogy minden dokumentum PDF formátumban van. Küldj egy teszt e-mailt magadnak a fájlok megnyitásának helyes működésének ellenőrzésére. Ne küldj tömörített fájlokat ZIP- vagy RAR-formátumban sem. A cégek tűzfalai direkt blokkolják az ilyen e-maileket.
Rossz tárgysor
Amikor az e-mail jelentkezés tárgysorát írod, fontos, hogy pontos és informatív legyél. Egy jó tárgysor magában foglalja a nevedet és azon pozíciót, amire jelentkezel. Ha van rá lehetőség, említésre kerülhet a hirdetés referenciaszáma is. Ez megkönnyíti a munkáltató számára a pályázatod azonosítását, és azt mutatja, hogy alaposan megismerted a hirdetést.
Kerüld az általános vagy zavaros tárgysorokat, mint például "Kérdés az álláshirdetéssel kapcsolatban". Ezek nem nyújtanak konkrét információkat a munkáltatónak, és előfordulhat, hogy a pályázatod figyelmen kívül marad. A tárgyszóknak mindig konkrétnak és relevánsnak kell lenniük, például "Jelentkezés Marketing Menedzserként – Példa Márk" vagy "Jelentkezés az álláshirdetésükre: Projektvezető (Referenciaszám 12345) – Aliz Schmidt".
Pozitív példák:
- Jelentkezés Marketing Menedzserként – Példa Márk
- Kezdeményezett jelentkezés Szoftverfejlesztőként – Anna Müller
- Jelentkezés az álláshirdetésükre: Projektvezető (Referenciaszám 12345) – Aliz Schmidt
- Jelentkezés a Mediánszervezői tanulói helyre – Jónás Becker
- Jelentkezés szakmai gyakorlatra a Humánerőforrás területén – Laura Fischer
Negatív példák:
- Jelentkezés
- Állás
- Kérdés az álláshirdetéssel kapcsolatban
- Levélküldés Példa Márnak
- Megnyitva az üres pozícióval szemben
Hibák az e-mail szövegében
Ne felejtsd el, hogy függetlenül attól, hogy melyik módszert választottad, a helyesírási és grammatikai hibák az e-maileidben, még a pályázatodban is, figyelmetlenség és hanyagság benyomását keltik. Aláásják a munkáltatóban való szakmai kompetenciára való bizalmat. Mielőtt elküldenéd az e-mailt, használd az automatikus helyesírás-ellenőrzést a szövegszerkesztődben. Olvasd át többször a szöveget, vagy kérd meg valaki mást, hogy ellenőrizze át.
Hiányzó vagy rossz csatolt dokumentumok
Néha előfordulhat, hogy a dokumentumok hiányoznak vagy helytelenül vannak csatolva. Ezért, ha hiányoznak az előírt anyagok, az automatikus elutasításhoz vezethet. Miután csatoltad a fájlokat, ellenőrizd újra, hogy minden szükséges anyagot tartalmaznak. Küldj egy teszt-e-mailt magadnak, hogy megbizonyosodj arról, hogy minden fájl megfelelően csatolva van és helyesen megnyílnak.
Hibás címzett e-mail cím
Egy egyszerű hiba, mint például egy helytelen e-mail cím megadása, ahhoz vezethet, hogy az e-mail nem éri el a megfelelő címzettet. Ez azt jelenti, hogy nem éri el az állásinterjú keresőjét, és elveszíted az esélyt a munkára. Mielőtt elküldenéd, alaposan ellenőrizd a címzett mezőt többször is. A legjobb, ha az álláshirdetésből másolod a címet, hogy elkerüld a hibákat.
Helytelen megszólítás
Ha nem ismered a kapcsolattartót, akkor írj "Tisztelt Hölgyeim és Uraim". Ideális esetben érdemes utánajárni a megfelelő kapcsolattartónak. Kis cégeknél gyakran az ügyvezető az, nagyobb vállalatoknál pedig a HR munkatársak. Egy telefonhívás elég, és megtudhatod, ki a megfelelő személy, akit célszerű megcímezni. Ügyelj, hogy a nevet helyesen írd. A legjobb módszer, ha az adatokat ismét összehasonlítod az adott weboldal információival.
Mindemellett a legrosszabb megszólítások, amelyekkel cégünk jelentkezéseiben találkoztunk, az voltak, amikor csak annyi állt, hogy "Szia," bármiféle kapcsolattartó nélkül.
Használj informális e-mail címet
Egy nem szakmai e-mail cím, mint pl. „cooldude123@example.com”, sok munkaadónál negatív benyomást kelthet. Ez azért is lehet, mert azt a hozzáállást sugallja, hogy nem vagy profi és nincs komolyságod. Emellett az is felmerülhet, hogy egy spam üzenetről van szó. Ügyelj arra, hogy egy professzionális e-mail címet használj a neveddel, például „alex.schmitt@example.com”.
Lezárási formula hiánya
Egy aláírás hiánya a levél szövegmezőjében kevésbé hivatalosnak és hiányosnak tűnhet. Emellett egy ilyen látszólag jelentéktelen részlet is lehet nagyon negatív benyomást kelt a munkaadónál a gondatlanságról való kommunikációra vonatkozóan. Mindig helyezz el egy udvarias aláírást az e-mailek végén, például „Szívélyes üdvözlettel, [a neved]”.
E-mail pályázat: Tippek sikeres e-mail pályázathoz.
