Rövid útmutató és példa számlaminta szerkesztéséhez

Itt megtudhatod, hogyan tudsz mezőket szerkeszteni a Wordben és mindent frissíteni egy Word-dokumentumban. Röviden és részletesebben elmagyarázva a mi Word-számlamintánk példájával.

Gyorsnavigáció

• Rövid útmutató: Mezők szerkesztése a Wordben és minden frissítése
• Mezők frissítése a Wordben – az általános működési mód a számlamintáinknál
• Új mezők hozzáadása és szerkesztése – személyre szabottá téve a számlamintákat
• Minden mező szerkesztése és minden frissítése – Tippek a gyors munkafolyamathoz

Rövid útmutató: Mezők szerkesztése a Wordben és minden frissítése

Így jelenítheted meg az összes mezőfunkciót a mezők szerkesztéséhez a Wordben:

• Jelöld ki a teljes dokumentumot a Ctrl + A billentyűkombinációval.
• Jobbkattintással nyisd meg a helyi menüt.
• Kattints a Mezőfunkciók be/ki opcióra.

Így mindent frissíthetsz egy Word-dokumentumban, mint például mezőket vagy a tartalomjegyzéket:

• Jelöld ki a teljes dokumentumot a Ctrl + A billentyűkombinációval.
• Ezután nyomd meg a F9 billentyűt.

Mezők frissítése a Wordben – az általános működési mód a számlamintáinknál

A mi Word-számlamintáinkban mezők találhatók az értékek automatikus kiszámításához. Ezen a példán keresztül megmagyarázzuk, hogyan szerkesztheted egy Word-dokumentum egyes és összes mezőjét:

A letöltés után nyisd meg a Word-számlaminta verzióját, amely tartalmaz egy számoló funkciót. Ha a végösszegeket tartalmazó oszlopban kattintasz egy számra, az szürke háttérrel jelenik meg. Ennek oka az, hogy ezek formulákkal rendelkező mezők. A bemutatott példában a Végösszeg oszlopban lévő mező az adott sorban szereplő Mennyiséget szorozza meg az azt illető Egységár összegével.

Ha megváltoztatod azokat az értékeket, amelyekre egy mező támaszkodik a számításnál, az eredmény először nem változik meg a mezőben.

Azért, hogy a mező egy új számítást végezzen, frissítened kell a mezőt. Erre három lehetőség van:

• Egy mezőt a helyi menüből frissíteni: Jobbkattintással kattints az adott mezőre, majd válaszd az Mezők frissítése lehetőséget.
• Egy mezőt gyorsbillentyűvel frissíteni: Kattints bal egérgombbal a mezőre, majd nyomd meg a billentyűzet F9 gombját.
• A Word-dokumentumban az összes mező frissítése: Jelöld ki a teljes dokumentum tartalmát a Ctrl + A kombinációval. Ezután nyomd meg a F9 gombot.

Új mezők hozzáadása és szerkesztése – a számlaminta személyre szabása

Természetesen a számláid ritkán rendelkeznek ugyanazzal az elszámolási tételek számával. Ha további tételeket szeretnél hozzáadni, akkor így járhatsz el:

Jobbklikkel kattints az aktuális utolsó pozíció sorára. A felugró menyüben válaszd ki az Illesztés lehetőséget, majd az Alatta beszúrás lehetőséget.

Töltsd ki az új sort a kívánt értékekkel. Az összesített árak automatikus kiszámításához egyszerűen másolj egy már meglévő mezőt: Jelölj ki egy mezőt a felső sorok közül, másold, majd illessz be az új sorba.

Ha most frissíted a mezőt, észre fogod venni, hogy a értékek hibásak. Ennek az az oka, hogy a képlet azokra a cellákra vonatkozik, amelyeket a másolt meződ megadott. Így most módosítanod kell a hivatkozásokat a képletben.

Egy mező képletét megtekintheted, ha jobbklikkelsz a mezőre, majd választod az Mezőműveletek be/ki lehetőséget.

Most módosíthatod a hivatkozásokat. A cellák sorszámozása pontosan úgy működik, mint az Excelben: A táblázat bal felső sarkában az A1 cellával kezdődik a számozás.

Az adott példa szerint: Az Összesen oszlopban a mezőt korábban a tábla 5. sorából másoltuk. Azonban ahhoz, hogy a helyes érték kerüljön kiszámításra a 6. sorban, módosítanunk kell a hivatkozásokat D6 és E6-ra.

Fontos: A nettó ár, az ÁFA összege és az összes számlaösszeg automatikusan kiszámolódik. Amikor tehát új sorokat adsz a táblázatodhoz, meg kell változtatnod a hivatkozásokat. Ugyanez vonatkozik az esetlegesen meglévő sorok eltávolítására is.

Az adott példa szerint: Ahhoz, hogy az összegekbe a 6. sor is bekerüljön, a hivatkozásokat szintén a F5-ről F6-ra kell módosítanunk.

Miután az összes képletet megfelelően módosítottad, kapcsold ki a mezőműveleteket (jobbklikk > Mezőműveletek be/ki) és frissítsd a mezőket.

Összes mező szerkesztése és frissítése – Tippek a gyors munkafolyamathoz

Az elszámolási sablonokat gyorsan alkalmazkodhatsz a számláidhoz, az alábbi munkamenettel:

Nyisd meg a Word sablont és illessz be sorokat minden új pozícióra a számlán, valamint adj meg minden pozícióval kapcsolatos információt. Vagy távolíts el túl sok létező sort.

Másolj most egy mezőt az összesített árak oszlopából, és illeszd be az összes új sorba.

Jelöld ki a teljes dokumentumot a Ctrl + A gyorsbillentyűvel. Kattints jobb gombbal, és jelenítsd meg a kontextusmenüből az összes mezőfunkciót.

Most módosítsd az összes újonnan hozzáadott mező hivatkozását, valamint a nettó, ÁFA és teljes összegét.

Jelöld ki újra a teljes dokumentumot, kapcsold ki a mezőfunkciókat a kontextusmenüből, majd nyomd meg az F9 billentyűt az összes mező frissítéséhez.