A segítségünkben egy olyan professzionális dokumentáció alapvető elemének szenteljük figyelmünket: a tartalomjegyzéknek. Egy jól strukturált Tartalomjegyzék a Wordben nemcsak a dokumentum minden arculatát jelenti, hanem jelentősen megkönnyíti a navigációt és javítja az olvashatóságot. Legyen szó tudományos munkáról, üzleti beszámolókról vagy személyes projektekről, a képesség, hogy hatékonyan készítsünk tartalomjegyzéket, egy elengedhetetlen készség.

Ebben a cikkben két fő módszert mutatunk be a tartalomjegyzék létrehozására a Microsoft Wordben: kézi és automatikus. Mindkét módszernek megvannak a saját előnyei és alkalmazási területei, attól függően, hogy a dokumentumod és a személyes preferenciáid milyen konkrét követelményeket támasztanak.

A Kézi tartalomjegyzékek teljes ellenőrzést biztosítanak a jegyzék megjelenítésében és tartalmazásában. Ez az megközelítés ideális, ha a dokumentumod egyedi szerkezettel rendelkezik, vagy speciális formázásokra van szükséged, amelyek túlmutatnak a Word alapértelmezett lehetőségein.

A Automatikus tartalomjegyzékek viszont az integrált Word funkciókat használják, hogy felismerjék a fejezeteket és alcímeket, és ezek alapján egy tartalomjegyzéket generáljanak. Ez a módszer időt takarít meg, és különösen hasznos, ha bonyolult dokumentumokon dolgozol, mivel a dokumentum struktúrájának változása automatikusan frissítésre kerül a tartalomjegyzékben.

Azért, hogy mindkét módszert alaposan megvilágítsuk, nem csak írásos útmutatót kínálunk, hanem egy szemléltető videó tanfolyamot is. Célunk az, hogy az szükséges eszközöket adjuk a kezedbe, hogy függetlenül attól, hogy mennyire tájékozott a témában, létrehozhass egy saját igényeid szerinti tartalomjegyzéket. Legyen szó kezdőről vagy tapasztalt Word felhasználóról, a segítségünkkel dokumentumaidat a következő szintre emelheted.

Kézi tartalomjegyzék létrehozása a Wordben

Egy manuális tartalomjegyzék egy dokumentumban, magától elkészített áttekintés a dokumentum szerkezetéről és tartalmáról. Ellentétben az automatikus tartalomjegyzékekkel, amelyeket a Word generál, meghatározva és összefoglalva a fejezeteket és alcímeket, a kézi tartalomjegyzék teljes egészében a felhasználó által készült. Ez azt jelenti, hogy a felhasználó kézzel adja meg és formázza a fejezetek vagy szakaszok címét, valamint a megfelelő oldalszámokat. Ez teljes testreszabást tesz lehetővé a formázás és a tartalom tekintetében, azonban több erőfeszítést igényel, mivel a dokumentumban végrehajtott változások nem frissülnek automatikusan a tartalomjegyzékben. A kézi tartalomjegyzékek különösen hasznosak azon dokumentumokban, amelyek specifikus vagy szokatlan strukturálást igényelnek, amelyet az automatikus tartalomjegyzékek nem tudnának helyesen elemezni. Általában azonban a kényelem érdekében automatikus tartalomjegyzékeket használnak.

Egy manuális tartalomjegyzék létrehozásának videóját itt találod (ez része a Trainings Word-Kurs für Einsteiger: Grundlagen lernen von A bis Z kurzusnak):

Szöveges útmutató a manuális tartalomjegyzékhez

1. lépés: Dokumentum előkészítése

• Szöveg strukturálása: Mielőtt nekilátnál a tartalomjegyzéknek, strukturáld a szöveged. Használj címeket és alcímeket, hogy meghatározd a dokumentumod szerkezetét.
• Címek formázása: Jelöld meg a címeket, és alkalmazz „Cím 1”, „Cím 2” stb. stílusokat. Segít ez a Wordnek abban, hogy felismerje a dokumentumod struktúráját.

2. lépés: A tartalomjegyzék elhelyezésének kiválasztása

• Kezdőlap: Dönts, hol szeretnéd, hogy megjelenjen a tartalomjegyzék. Általában a dokumentum elején szokott lenni.
• Új oldal: Ha szükséges, illeszthetsz egy új oldalt a kívánt helyre a Ctrl + Enter gomb lenyomásával.

3. lépés: Kézi tartalomjegyzék beszúrása

• Ugrás a Hivatkozások fülre.
• Kattints a Tartalomjegyzék részre, majd válaszd ki a Kézi tartalomjegyzék lehetőséget.

4. lépés: Bejegyzések manuális hozzáadása

• A kézi tartalomjegyzék beszúrása után már itt az ideje a bejegyzések manuális hozzáadásának.
• Szöveg beírása: Írd be a fejezetek vagy szakaszok címeit, ahogyan a dokumentumban megjelennek.
• Oldalszámok hozzárendelése: Minden cím mellett adj meg az adott oldal számát.
• Formázás: A jobbra igazított oldalszámokhoz használj tabulátort vagy a Tab billentyűt, és ha szeretnéd, adj hozzá egy vonalvezetőt is.

5. lépés: Frissítés és Ellenőrzés

• Bár a tartalomjegyzék kézi, rendszeresen ellenőrizni és frissíteni kell, különösen akkor, ha a dokumentumhoz olyan változtatásokat végzel, amelyek befolyásolhatják az oldalszámokat.
• A tartalomjegyzék frissítéséhez manuálisan kell módosítani a bejegyzéseket és az oldalszámokat, mivel ez nem történik meg automatikusan.

Tippek a kézikönyv tartalomjegyzékéhez:

• Konzisztencia megtartása: Győződj meg arról, hogy a tartalomjegyzéked formázása konzisztens, hogy a szakmaiságot megőrizd.
• Hyperlinkek használata: Digitális dokumentumok esetén hiperlinkeket adhatsz az szövegfejezetekhez, hogy megkönnyítsd a navigációt. Minden bejegyzésnél azonban ezt manuálisan kell megtenned.

Ezekkel a lépésekkel tudsz egy olyan manuális tartalomjegyzéket létrehozni a Wordben, ami tökéletesen illeszkedik a dokumentumodhoz. Ez a folyamat teljes kontrollt biztosít az áttekintőd megjelenésére és szerkezetére. Érdemes elmentened az áttekintőt, hogy mindig kéznél legyen, további szakmai Word-sablonokkal.

Automatikus tartalomjegyzék létrehozása a Wordben

A Microsoft Word automatikus tartalomjegyzéke egy funkció, amely lehetővé teszi egy tartalomjegyzék automatikus létrehozását és frissítését a dokumentumban használt fejezetformázások alapján. A Word felismeri a felhasználó által meghatározott fejléc szinteket (pl. Fejezet 1, Fejezet 2 stb.) és strukturált tartalomjegyzékké alakítja át, benne a bekezdések címét és oldalszámait. Ez a jegyzék bármikor frissíthető a dokumentumban történt változásokra, mint például új szövegek hozzáadása vagy eltávolítása, szakaszok áthelyezése vagy oldalszámok módosítása. Az automatikus tartalomjegyzék jelentősen megkönnyíti a dokumentum létrehozását, javítja a navigációt a dokumentumon belül, és professzionális megjelenést kölcsönöz neki.

Az automatikus tartalomjegyzékről szóló útmutató videót itt találod (ez része a Word alapoktól a haladó szintig tréning kurzusnak):

Szöveg-tutorial a Word automatikus tartalomjegyzékéről

1. lépés: Fejlécek formázása

Mielőtt létrehoznál egy automatikus tartalomjegyzéket, győződj meg arról, hogy az összes fejléc a dokumentumban helyesen formázott a Word beépített stílusú sablonjaival. A Word ezeket a formázásokat használja a tartalomjegyzékben megjelenítendő szövegrészek meghatározásához.

• Jelöld ki a fejezetcímeidet, és alkalmazd rájuk a „Fejezet 1” stílust.
• Az alcímekhez használd az „Alfejezet 2”, „Alfejezet 3” stb. stílusokat.
• Ezeket a stílusokat a Kezdés lap Stílusok alatt találod.

2. lépés: Tartalomjegyzék beszúrása

Miután formázva lett az összes fejléc, beszúrhatod a tartalomjegyzéket:

• Illeszd be a kurzort oda, ahol a tartalomjegyzék megjelenjen, ideálisan a dokumentum elejére.
• Nyisd meg a Hivatkozás lapot.
• Kattints a „Tartalomjegyzék” gombra, és válassz egy stílust a felkínált tervezések közül, vagy kattints a „Egyedi tartalomjegyzék” gombra további beállítási lehetőségekhez.

3. lépés: Tartalomjegyzék testreszabása

Ha az „Egyedi tartalomjegyzék” lehetőséget választod, különböző beállításokat módosíthatsz:

• Dönts arról, hogy az oldalszámok megjelenjenek-e, és hogy jobbra igazítva szerepeljenek-e vezérlővonalakkal.
• Válaszd ki, hány szintű fejlécek szerepeljenek a tartalomjegyzékben.

4. lépés: Tartalomjegyzék frissítése

Miután beszúrtad a tartalomjegyzéket, ha változtatásokat eszközölsz a dokumentumban, mint például új fejlécek hozzáadása vagy törlése, szövegek módosítása, akkor frissítened kell a tartalomjegyzéket:

• Egyszerűen kattints a tartalomjegyzékre.
• A „Tartalomjegyzék frissítése” gomb megjelenik. Kattints rá.
• Válaszd ki, hogy csak az oldalszámokat vagy az egész jegyzéket szeretnéd-e frissíteni.

Tippek:

• Ellenőrizd a formázási sablonokat: Győződj meg arról, hogy az összes fejléc megfelelően formázza a Word beépített stílusú sablonjait, hogy elkerüld az áttekintőben lévő hibákat.
• Használd az előnézetet: Mielőtt beszúrnád a tartalomjegyzéket, nézd meg az opciókban, hogy hogyan fog kinézni az áttekintőd. Ez segít elképzelni, milyen lesz a végeredmény.

Ezekkel a lépésekkel létrehozhatsz egy professzionális megjelenésű, automatikus tartalomjegyzéket a Word-dokumentumodban, amely megkönnyíti a navigációt és strukturált áttekintést biztosít a dokumentumod számára.