Acess egy hatékony eszköz az adatok kezelésére és elemzésére. Különösen hasznosak a lekérdezések, amelyek csak azokat az adatokat mutatják, amelyek bizonyos kritériumoknak megfelelnek. Ha hatékonyan szeretnél dolgozni az adataiddal, elengedhetetlen, hogy elsajátítsd a szűrési lehetőségeket a lekérdezésekben. Ebben az útmutatóban lépésről lépésre megmutatom, hogyan állíthatod be és alkalmazhatod a lekérdezéseket az Access-ben különböző kritériumokkal.
Legfontosabb megállapítások
- Használj lekérdezéseket a célzott adatok megjelenítéséhez.
- A szűrési specifikációk pontosabb elemzést tesznek lehetővé.
- A helyettesítők alkalmazása bővíti a keresési lehetőségeket.
Lépésről lépésre útmutató
Vevői adatok importálása
Először szükséged lesz egy adatbázisra. Ebben a példában egy Excel fájlt importálunk az Access-be, amely vevői adatokat tartalmaz.
Navigálj a külső adatokhoz, és válaszd az „Excel” lehetőséget. Ki kell választanod a fájlt, amely a vevői adatokat tartalmazza, és importálnod kell az „Ügyfelek” táblába. Erősítsd meg az importálási folyamatot.
Az importálás után egy felülvizsgált adatbázist fogsz látni körülbelül 20-25 vevői adattal. Figyeld meg, hogy az adatok helyesen jelennek-e meg, és szükségesek-e esetleges módosítások.
Új lekérdezés létrehozása
Most kezd el a folyamatot, hogy egy új lekérdezést hozz létre. Menj a lekérdezés tervezéshez, és válaszd ki az éppen importált „Ügyfelek” táblát.
Beállíthatod a nézetet, hogy jobban bele tudj nézni, és ki tudod választani a szükséges mezőket. A mi alkalmazásunkhoz a keresztnevet, vezetéknév és a születési dátum szükséges. Gondold át azt is, hogy az cím releváns-e vagy sem – a mi esetünkben nem releváns.
Most elindíthatod a lekérdezést. Látni fogod az adatstruktúrát, és módosíthatod a sorrendet.
Szűrés kritériumok szerint
Most izgalmas rész következik: a szűrés bemutatásához a keresztnévre összpontosítunk. Állítsd be azt a kritériumot, hogy a kereszt név nagy „R”-vel kezdődjön.
Használj csillagot (*) helyettesítőként, hogy az Access helyesen értelmezze a neveket. Meg leszel lepve, mennyire egyszerű ezeket a szűrési kritériumokat alkalmazni!
Nézd meg az eredményeket. Különböző adatokat kell látnod, amelyek megfelelnek a kritériumnak.
Kiterjesztett szűrési lehetőségek
Több kritériumot is kombinálhatsz. Például most a vezetéknévhez szeretnél egy további kritériumot hozzáadni. Állítsd be a vezetéknév kritikát, hogy az „M”-mel kezdődjön.
Ha frissíted a nézetet, látni fogod, hogy a lekérdezés most minden releváns adatot mutat, amelyek ezekkel a betűkkel kezdődnek. Ez lehetővé teszi a pontosabb adat elemzést.
A lekérdezés mentése
Miután a lekérdezést a kívánságaid szerint alakítottad, itt az ideje menteni. Kattints a „Mentés” gombra, és adj a lekérdezésnek egy nevet, amely leírja, milyen kritériumokat használtál – például „Kliens lekérdezés AM-mel”.
Ez hasznos, ha később vissza szeretnél térni, hogy gyorsan újra előtűnik a lekérdezés.
Adatok kiemelt értékek alapján
Például, ha meg szeretnéd jeleníteni az összes olyan adatot, amelynek nincs megadva irányítószáma, ezt is megteheted. Állítsd be erre a kritériumot „nulla”-ra.
Ezután menj „Ellenőrzésre”, és nézd meg, milyen adatokat mutatnak. Ha ehelyett csak azokat az adatokat szeretnéd mutatni, amelyeknek megadott irányítószáma van, akkor a szűrést állítsd „nem nulla”-ra.
Fontos megjegyezni, hogy a szűrési feltételek statikusak. Ha különleges követelmények vannak, például helyek kombinációi, szükség lehet további kapcsolatok létrehozására.
Összefoglalás – Lekérdezések kezelése kritériumok szerint az Access-ben
A lekérdezések használata az Access-ben hatékony módja az adatmennyiség kezelésének és célzott információk kiszűrésének. Megtanultad, hogyan importálhatsz adatokat, hozhatsz létre lekérdezéseket, és állíthatsz be specifikus szűréseket. Ezeknek a lépéseknek a követésével jelentősen javíthatod az adatelemzésed és hatékonyabbá teheted a munkádat.
Gyakran ismételt kérdések
Mik azok a lekérdezések az Access-ben?A lekérdezések szelektív adatmegjelenítések az egyik vagy több táblából, kritériumok alapján.
Hogyan importálok adatokat az Access-be?Az adatok a „Külső adatok” lehetőség segítségével importálhatók, a megfelelő fájlformátum kiválasztásával.
Hogyan menthetek el egy lekérdezést az Access-ben?A lekérdezés létrehozása után a „Mentés” lehetőséggel mentheted, és adhat neki egy jelentőségteljes nevet.
Mit tegyek, ha speciális kritériumokat szeretnék hozzáadni?Kombinációkat használhatsz különböző mezőkből és helyettesítőkből, hogy pontosabb keresési kritériumokat állíts be.
Milyen szűrési lehetőségeket kínál az Access?Az Access lehetővé teszi, hogy értékek alapján szűrj, amely lehet egyenlő, egyenlőtlen, nulla vagy nem nulla, és szintén dolgozhatsz helyettesítőkkel.
