Hogyan végezhetem el professzionálisan, hatékonyan, anyagilag sikeresen és jogilag biztonságosan az első fotómunkámat?
Ajánlatkészítés
Soha ne csak az árról határozzátok meg magatokat, mindig az általatok készített fotómunka minőségéről is! Tehát az az ár-minőség arány, ami megfelelőnek kell lennie, és ez az, ami meghatározza a munka elnyerését! Emellett roppant nehéz vagy szinte lehetetlen ismét feljebb tornászni az alacsony árszintet és megemelni az árakat.
Ha az ajánlott honorárium túl alacsonynak tűnik számomra, akár el is utasítok egy fotómegrendelést. A rosszul fizetett munka elvégzésére egyszerűen túl értékes az időm, mert ezalatt sokkal jobban tudok szabad munkákat fotózni.
Egy ajánlat leadása nem kötött egy bizonyos formához. Egy e-mail a szöveggel „Helló XY úr, mint ahogyan Ön leírta, szeretném a 10 terméket 800,- euró plusz ÁFA áron lefotózni” teljesen elegendő, hogy jogilag kötelező erejű legyen. Azonban mindig jobb minél részletesebben megfogalmazni az ajánlatot, hogy később ne legyen vita a megrendelővel, ha az elképzelései eltérnek a feladat végrehajtásától. Tehát a hirdetést olyan részletesen írjátok le, amennyire csak lehet, még akkor is, ha közben az ügyfél követelményeit újra leírjátok.
Ha a fotómegrendelés végrehajtásakor utazási költségek merülnek fel, ezeket (valószínűsíthető összegben) fel kell tüntetni az ajánlatban. Azonban a megrendelőtök valószínűleg nem fog elfogadni egy Rolls-Royce-ot bérelt autónak…
Egy ajánlatnak általában tartalmaznia kell:
• A szolgáltatást igénybe vevő (megrendelő) nevét, címét és jogi formáját
• Az ajánlat dátumát, esetleg azzal a jelzéssel, hogy meddig kötődik az ajánlathoz
• Ajánlatszám
• A felkészülés és fotózás napjainak számát
• Feladatmeghatározást
• Tervezett időpontot
• Becsült költségek az asszisztensek, modellek, sminkesek stb. számára
• Az ügyfél által átvett fényképek mennyiségét
• Az ügyfélnek átadott felhasználási jogok mértékét
• A vonatkozó technológiát
• Az általatok végzett utómunka terjedelmét
• Utazási költségek (modellek számára stb.)
• Catering költségek
• Fizetési határidőről szóló értesítés (a pontos dátum megjelölésével)
• „A fényképek használata csak a teljes összeg kifizetése után lehetséges.” felirat
• „Az árak nettó árak, az ÁFA-t hozzá kell számolni.” felirat
• „A további költségek, például a gyorsított szállítás költségei stb., az igazolások alapján az ügyfélnek elküldésre kerülnek.” felirat
• Díjazás az útiköltségekért és az esetlegesen fellépő szállásdíjakért vagy az utiköltségek várható felmerülése felirattal • az elszámolásban szereplő bankszámlaszám
• Az ÁFA-számotokat
• Előleg fizetését rögzítették-e (amennyiben előleg fizetésre került).
Ajánlásotokban mindent le kell írnotok, amit a megrendelő oldaláról megtudhattatok a tervezett fotózásról. Ezek az információk segítenek az összehangolásban, hogy ne legyen különféle elképzelések (például a fotózás módjáról vagy terjedelméről) az egyik oldalon, mint a másikon. Ennek a szerverpark fotósorozatnak a fókuszában az élesség játéka állt, ami a kép ötletének lényeges részét alkotta, amit az ajánlatban is megfelelően közvetítettem a megrendelőnek.
Ha nem magánszemélyeknek fotóztok, hanem a fotókat a megrendelő kereskedelmi célokra kívánja használni, akkor a fotós fő szolgáltatása nem a (gyakran több ezer) fénykép elkészítése, hanem a felhasználási jogok átadása. A fotós a megrendelőnek „engedélyezi” a tőle készített fényképek bizonyos mértékű és célra történő felhasználását.
A felhasználási jogok átadása tényezők szerint történik:
• Tárgyi különbségtétel: „Mire használhatja a megrendelő a fényképeket?” Lehetséges tárgyi felhasználások például: internetes áruházhoz, céges brosúrához, kiállítási plakáthoz, újsághirdetéshez, reklámplakáthoz, termékcsomagoláshoz stb.
• Térbeli különbségtétel: „Hol, milyen területen használhatja a megrendelő a fényképeket?” Lehetséges térbeli felhasználások például: Düsseldorfban, NRW-ban, Nyugat-Németországban, Németországban, Németországban és Ausztriában, Európában, világszerte stb.
• Időbeli különbségtétel: „Meddig használhatja a megrendelő a fényképeket?” Lehetséges időbeli felhasználások például: 2011. december 24-én, 2011. decemberben, 3 hónapig, 1 évig, 5 évig stb.
Az ilyen felhasználási jogok sémája alapján kiváló ajánlatokat lehet írni; ez nagy segítség a kalkulációban, mert lehetőséget biztosít olyan különbségtételekre, ami korábban, ha például az időarányos ráfordítás alapján szokás szerint kalkuláltatok, nem volt lehetséges.
Példa: Bejelentkezik egy telefonhívás. Meg kell fotóznod a hívó barátnőjét, fehérneműben. A hívó fekete-fehér fotókat szeretne, a fotózásnak 4 órán át kell tartania. A 300,- euró (bruttó) árú fotózás ajánlatodat elfogadják. Másnap van a fotózás, a felvételek remekül sikerülnek, a modell azonnal megkapja az összes képet DVD-n. Egy héttel később újabb hívást kapsz. A hívó a korábbi hívónak a barátja, és egyúttal egy jelentős fehérneműgyártó marketingvezetője. Már sejted, mi következik: A felvételek tetszettek neki, most a cég által biztosított (és már a fotózási napon kisminkeltek) modellt fehérneműben kell lefotóznod, fekete-fehérben és 4 órán át. Előzetesen megbeszélt honoráriumodra vonatkozóan a válaszod a bizonytalanból fakad: 1.200,- euró plusz ÁFA. A marketingvezető döbbenten áll, barátja 300,- euró bruttó fotózásról számolt be neki.
Hogyan magyaráznád meg most a marketingvezetőnek a különbséget? A válasz egyszerű: Egy magánszemély legjobb esetben a fotókat csak ismerősei körében mutogatja. Közzétenni, még az interneten sem, nem szabad a fényképeket, hacsak ez nincs kifejezetten megbeszélve. Egy fehérneműgyártó használja a fotókat reklámozásra, a magazinokban és termékkatalógusokban, termékcsomagolásokon stb. A fotók tehát jelentős mértékben lesznek nyilvánosságra hozva. Ezzel fel is van magyarázva a magasabb ár ugyanazért a fotómunkáért és az azonos időigényért. Ebben az esetben először meg kellene tudni, mi a terv az ismertetett terjesztési körülményekkel kapcsolatban, tárgyi, térbeli és időbeli szempontból. Ezután alkothattok pontosan az elképzelésekhez igazodó ajánlatot.
Amikor egy ajánlatot kalkuláltok, nem az a döntő, hogy mennyi ideig tart majd a fotózás, mert akkor egy fehérneműgyártónak, aki reklám célokra akarja felhasználni a fényképeket, nem kellene többet fizetnie, mint egy magánszemélynek, ha mindkét fotózás ugyanennyi ideig tartana. Döntő az, hogy mekkora mértékben használtatják majd később a fényképeket, azaz hogy publikálva lesznek-e.
Egy nagyon jó segítség az ajánlatok elkészítéséhez ez a számítási séma alapján a „Képfelvételek díjai” című könyv, amelyet a Fotómárketing Közösség (MFM) adott ki, a Kiadója a Hírképi Ügynökségek és Képarchívumok Szövetsége (BVPA). A könyv ára („A Képek Piaca” kézikönyvvel együtt együtt) 33 euró.
Megerősítő levél
Ha megbízást kaptatok ügyfeletől (szóban vagy írásban), ajánlatotokat minden részletében összefoglalva és újra elküldve az ügyfélnek megerősítő levél formájában, legjobb faxon vagy ajánlott levélként. Ennek célja az esetleges félreértések eloszlatása és az ügyfél figyelmének felhívása az általatok alkalmazott feltételekre. Míg egy projekt alapvető jellemzőiről gyakran gyorsan megegyezés születik, az ördög a részletekben rejlik.
Az apró betűs rész (azaz az Általános Szerződési Feltételek, ÁSZF) gyakran sok félreértést tartalmaz, és ezért a megerősítő levél arra szolgál, hogy az ügyfelet megismertesse az általatok alkalmazott ÁSZF tartalmával, és ezeket a szerződés részévé tegye. Az ÁSZF-ben fontos pontok lehetnek: a fizetési késedelem esetén alkalmazandó eljárás, az ügyfél átvizsgálati kötelezettségei a fotók átvétele után, a reklamáció időszaka, a javítási lehetőségek, az egyeztetési eljárás, az eredeti anyagok/válaszlemezek visszaszolgáltatása, a kép retusálása stb.
Lebonyolítás
A fotózás folyamata zökkenőmentesen, hatékonyan („helyesen csináld a dolgokat”) és hatékonyan („csináld jól a dolgokat”) kell, hogy zajljon. Azért, hogy ezt biztosítsátok, ne szűk időkerettel számoljatok. Ráadásul érdemes legalább egy vagy akár több asszisztens jelenlétét is biztosítani, még abban az esetben is, ha hozzászoktatok az egyéni munkához. Nemcsak az árnyék- vagy a díszlet felállításában tudnak segíteni nektek, hanem az is fontos, hogy ha szükséges, elküldjenek valakit a hiányzó kellékek, a catering, megfelelő öltözék stb. beszerzésére.
Még akkor is, ha hajlamosabb vagy a káoszra és szívesen végeznél egyszerre 25 dolgot - az ügyek lebonyolításában előnyt jelent egy strukturált megközelítés, hogy ne veszítsetek szem elől semmit és hatékonyan tudjatok dolgozni. Az asszisztensek segíthetnek elvégezni a kisebb feladatokat nektek, így kizárólag a lényegre - a fényképezésre és az ügyféllel való együttműködésre - tudtok koncentrálni.
Szemben sok kollégámmal, mindig gazdagítónak találtam, ha az ügyfelek személyesen jelen voltak a fotózásoknál a szettben. Biztosítva van, hogy az ügyfél érdekeit fotói formájában megkapja tőlem. Ugyanakkor az ügyfél vagy egy meghatalmazott jelenléte megakadályozza, hogy a megrendelő reklamálhasson a fotók miatt, mert ha az ott lévő meghatalmazott utasításainak megfelelően fotózok, később nem hibáztathatnak, ha az eredmények nem tetszenek a megrendelőnek.
Az egyik alapfeltétel az, hogy rendszeresen be kell mutatnom a digitális eredményeket a meghatalmazottnak - gyakéran a számítógép képernyőjén keresztül -, és az ő utasításait vagy javaslatait meg kell valósítanom.
Ha az ügyfél dolgozói közül senki sem jelen van a fotózáson, akkor a biztonság kedvéért nem rossz ötlet, ha időnként küldesz pár fotóeredményt emailben az ügyfélnek, hogy ellenőrizhesse a fotózás menetét, és jóváhagyja az eddig elért eredményeket. Ha váratlan esemény történik, mindig jó, ha gyorsan fel tudod venni a kapcsolatot az ügyféllel telefonon. Tehát azért is kérd el az ügyfeled mobiltelefonszámát, ha szükség van rá.
A fotózás befejezése után neked kell átnézned még a képeket, mielőtt azokat elküldenéd az ügyfelednek. A fotós személyes átnézése annak a célja, hogy esetleges hibákat észlelj, mert semmi sem kínosabb, mint amikor a megrendelőd hív, és hibákat talál, miközben te még nem is tudsz róla.
Mindig készíts 1-2 biztonsági mentést külső merevlemezen, mielőtt elküldenéd az eredményeket az ügyfélnek. Tehát egyszerűen tedd az eredeti memóriakártyákat egy borítékba, és postázd azt a megrendelőnek, további intézkedés nélkül!
Szomorú lenne, ha egy fotós megbízás eredményei elvesznének. Mindig készíts elég biztonsági másolatot!
Sokszor az ügyfél a fotózáson ott lesz, saját laptopjával. Ebben az esetben izgatottan várja, hogy kicseréljétek a teljes memóriakártyát egy üresre, hogy azonnal nézhesse és értékelhesse a fotókat a saját gépén még a fotózás közben.
Számlázás
Egyszeri számlák esetén 100 eurós vagy magasabb összegű számláknak meg kell felelniük az alábbi követelményeknek ahhoz, hogy azokat az adóhatóság elfogadja. Ha az adott számla nem felel meg a követelményeknek, előfordulhat, hogy az ügyfél jogosan elutasítja a fizetést. Ha mégis kifizeti, a vásárlójának az adóhatóság nem biztosítja a levonható áfát vagy megkérdőjelezi az egész számla levonhatóságát. Ugyanez vonatkozik rátok is: ellenőrizzétek, mielőtt kifizetnétek egy tartozást, hogy az alábbi pontok szerepelnek-e a számlán:
• "Számla" megnevezés
• a számlázó és a szolgáltatási kedvezményezett teljes neve és címe
• saját nevetek és címetek (a számlakibocsátó címét; lehet üzleti telephely cím is)
• az adószámotok vagy alternatívaként az áfaazonosító számotok
• a számla keltete (kiállítás dátuma)
• számlaszám (ezt folyamatosan kell kiosztani, egyértelműnek kell lennie; nem kell meghatározott formátumot betartani)
• nyújtott szolgáltatás (a szállított tárgyak mennyisége és jellege vagy a nyújtott szolgáltatás terjedelme és jellege)
• szállítás dátuma (szükség esetén alkalmazza az „Az átadás napja a számla napja” szabályt, ha külön szállítási dátumot nem lehet megadni)
• a fotós szolgáltatásra vonatkozó áfa százalékkal elosztott díja
• az alkalmazott áfaarány
• az összes áfatartalmú összeg
• teljes számlaösszeg (ajánlott, de nem kötelező része az érvényes jogszabályoknak)
• a kibocsátó banki adatai (ajánlott, de nem kötelező része az érvényes jogszabályoknak)
• fizetési határidő (ajánlott, de nem kötelező része az érvényes jogszabályoknak).
A fényképészek számára ajánlott az is, hogy az számlán ismét írásban rögzítsék a megadott felhasználási jogok körét. Csak emlékeztetőül. Így nem merülhetnek fel félreértések a vevőknél.
A számla tételei között feltüntetésre kerülnek az egyes nettó összegek, majd az összes áfa, valamint a teljes bruttó összeg, mely a fizetendő számlaösszeg. Ha az ajánlatban vagy a szerződési tárgyalások során fizetési határidőt állapítottak meg, akkor ennek a számlán való megjelenítése szokásos.
Amennyiben a 19. § alapján áfa-mentes kisvállalkozók vagytok (ha az előző évben 17.500 euró alatti éves forgalmat bonyolítottatok és az idei éven belül várhatóan nem éritek el a 50.000 eurót), akkor azt egyszerűen feltüntetitek az egyes tételek összegeit, valamint a teljes összeget. A törvényi szöveg szerint ezekben a tételekben az áfa benne van; nem szükséges külön kiírni és nem is kell átutalni az adóhatóságnak.
Emlékeztető rendszer
Reméljük, hogy az ügyfelek időben fizetnek! Sajnos elég gyakori, hogy a számlák nem kerülnek kifizetésre. Ennek több oka is lehet. Néhány cég általában hónapokkal később fizeti ki a számlákat, ami kamatnyereségekhez vezet. Mások szívesen kifizetnék, de nem tudnak, például azért, mert ők maguk is pénzügyi nehézségekkel küzdenek. Sokan maguk is várnak egy bevételezésre, például az adóhatóságtól egy adóvisszatérítés kapcsán. Mások pedig igyekeznek beméréselni a fotómunkában állítólagos hibákat, hogy a számlaösszeget ne vagy csak részlegesen fizessék ki.
Ha az ügyfél nem fizeti ki időben a számlát, nem szabad rögtön a botot rázni. Lehetséges, hogy a számla tényleg elveszett a papírhalomban. Először udvariasan érdeklődjetek, mi okozta a késedelmet a fizetésben. Ha akkor sem történik meg a fizetés, akkor állítsatok fel egy megfelelő határidőt (2-3 hét), amely lejárta után jogászhoz kell fordulnotok.
Általánosságban elmondható, hogy a számlák azonnal esedékesek, hacsak nem állapítottak meg mást. Ha az ügyfél nem fizet határidőben, nem szükséges különzeni egy figyelmeztető iratot a késedelemhez, mivel automatikusan késedelmes lesz a határidő túllépésekor. Annak érdekében, hogy bizonyíthassátok, hogy az ügyfél megkapta a számlát, érdemes az eredeti másolaton kívül újra faxon elküldeni. Vagy máris ajánlva. Ez azonban nem jelent jó stílust, ha már előre feltételezzük, hogy az ügyfél nem fog fizetni.
Ha a ügyfél nem fizetett határidőben, a gyakorlatban még 1-2 hetet várunk, mielőtt udvariasan megkérdeznénk, miért nem fizették ki a számlát. Ha észlelitek, hogy szándékosan nem fizetett, egy további hét lejárta után felszólítást küldenénk az esedékes összeg azonnali kifizetésére. A felszámított felszólítási költségek (ezeknek reálisnak kell lenniük, nagyjából 3-5 euró nagyságrendben kell mozogniuk) és a túllépési kamatok külön számlázhatók.
A túllépési kamatok mértéke 5% (évenként) az Európai Központi Bank (EKB) alapkamatától.
Sikertelen felszólítás után forduljatok jogi képviselőhöz, aki - szükség esetén akár bíróság előtt is - behajtja a követeléseket. Ennek a költségeit a tartozónak, azaz ügyfeleteknek kell viselniük, hacsak ki nem derül, hogy jogos oka volt a fizetés megtagadására, ami szinte lehetetlen, ha megfelelő minőségű fényképeket szállítottatok.
