Excel egy erős eszköz, mellyel hatékonyan lehet adatokat kezelni és elemzéseket végezni. Különösen a controlling és értékesítés területén lehet kihívást jelentő több Tábla összehasonlítása és különbségek azonosítása. Ez az útmutató bemutatja, hogyan lehet két Excel-táblázatot összehasonlítani annak biztosítása érdekében, hogy az árucikkszámok mindkét listában megegyezzenek. Ehhez a feltételes formázást fogjuk használni.
Legfontosabb megállapítások
- Két táblázatot össze tudsz hasonlítani Excelben az árucikkszámok eltéréseinek azonosításához.
- A feltételes formázással kiemelheted a különbségeket vizuálisan.
- Az Excel segít a hibák, mint például a számok felcserélése, gyors azonosításában és kijavításában.
Lépésről lépésre útmutató
Indítsd el az Excelt, hogy megnyisd árucikkelánc-listádat és az összehasonlító táblázatot. Először készítened kell magadnak az árucikkszámok összehasonlítására szolgáló táblázatot. Hasznos előre elkészíteni ezeket, hogy gyorsan elkezdhess összehasonlítani.
Az első táblázat, amit ki kell elemezned, tartalmazza az árucikkszámokat és a jelenleg rendelkezésre álló készletet. Ezek az információk fontosak az adatok következetességének megőrzéséhez, de pillanatnyan az árucikkszámok összehasonlítására összpontosítunk. Győződj meg arról, hogy az árucikklista helyesen lett megadva, és a megfelelő oszlopban található.
Most arra fogunk koncentrálni, hogy hogyan kell beépíteni a második táblázatot az ellenőrzéshez. Ez a táblázat ideális esetben tartalmazza azokat az árucikkszámokat, amelyeket össze szeretnél hasonlítani. Győződj meg arról, hogy mindkét táblázat jól strukturált és érthető, hogy könnyen észrevehesd a különbségeket.
Hogy ellenőrizd, hogy az árucikk számok megegyeznek-e, menj vissza az első táblázathoz. Válaszd ki az összes A oszlopot, amely az árucikkszámokat tartalmazza. Ezután nyisd meg a "Kezdés" menüt, majd válaszd az "Előfeltételek formázását". Itt létrehozhatsz egy új szabályt, hogy meghatározd a összehasonlítási környezetet.
Amikor létrehozol egy új szabályt, lehetőséged van különbségek meghatározására szolgáló képlet létrehozására. Ekkor megadhatod, hogy az egyik táblázat árucikkszáma értékét alapul véve szeretnéd használni a különbség meghatározásához.
Győződj meg arról, hogy az árucikklista tartományát helyesen kiválasztották. Az első elemről kezd, majd menj végig az egész listán. Az Excel most automatikusan hivatkozást fog készíteni az adatokra a másik táblázatban.
Ügyelj arra, hogy a hivatkozás relatív legyen. Ezért távolítsd el a dollárjeleket, hogy az Excel képes legyen az egyes sorok formuláját adaptálni. Ezt úgy teheted meg, hogy a F4 gombot használod, hogy váltogass a referencia típusok között, míg el nem éred a dollárjel nélküli relatív referenciát.
Amint a hivatkozások helyesen vannak beállítva, meghatározhatod a feltételet, mely alapján az árucikkszámok különbözőként lesznek jelölve. Adj hozzá egy "kisebb mint" vagy "nagyobb mint" jelet attól függően, hogy mit akarsz összehasonlítani.
Miután az összes beállítás megtörtént, megerősítheted a szabályt. A következő lépés az, hogy színesen kiemeld a különbségeket, hogy az érintett, eltérő árucikkszámok azonnal szembe tűnjenek.
A feltételes formázás alkalmazása után azonnal látni fogod, mely árucikkszámok térnek el. Valószínűleg néhány hibát fogsz észrevenni, például számjegyek felcserélését, melyek könnyen elkerülhetők.
Például előfordulhat, hogy a 23421-es árucikkszám helyett véletlenül 23412-t írtál be. Az Excel automatikusan kiemeli ezeket a különbségeket, hogy gyorsan azonosíthasd és kijavíthasd azokat a listában.
Minden alkalommal, amikor rossz számot adsz meg, az eltérés azonnal látható. Ez rendkívül hasznos a hibás munkák elkerülése és a hibák időben történő felismerése szempontjából.
Összefoglalva elmondható, hogy ezekkel az egyszerű lépésekkel hatékony módszert tudsz implementálni az Excel táblák összehasonlítására. Ez nemcsak segít az cikkszámok egyeztetésében, hanem az árucikkek neveire és más adatokra is alkalmazható, ami jelentősen megkönnyíti mindennapi munkádat.
Összefoglalás
A leírt módszerek segítségével hatékonyan azonosíthatod a különbségeket két Excel tábla között. A feltételes formázás használatával az eltérések gyorsan láthatóvá válnak, ami segít az hibás bejegyzések vagy számfordítások azonnali korrigálásában, valamint az adatminőség biztosításában.
Gyakran Ismételt Kérdések
Hogyan értesíthető az Excel, ha megváltoznak az árucikkszámok?Az új különbségek vizualizálásához meg kell ismételni a feltételes formázást a változásokhoz.
Lehet-e több oszlopra alkalmazni a feltételes formázást?Igen, a formázást bármennyi oszlopra alkalmazhatod, a szabály létrehozása közben kiválasztva a megfelelő tartományt.
Mit tegyek, ha a két táblázatban különböző formátumok vannak?Győződj meg arról, hogy mindkét táblázat ugyanazt a formátumot használja az árucikkszámokhoz, hogy hatékony összehasonlításokat végezhess.
