Segédletek celláihoz Excelben

Segítség szövegek használata az Excelben hozzájárulhat a munkalapok felhasználóbarátá tételéhez, segítve az elrendezés tisztázást a celláknál, különösen a kezdők és az új kollégák számára, akik még nem ismerkedtek el a formanyomtatványokkal. Ebben az útmutatóban megtudhatod, hogyan állíthatsz be segítség szövegeket bizonyos cellákhoz az Excelben, és milyen lehetőségeket kínál neked az adatellenőrzés.

Legfontosabb megállapítások

• A segítség szövegek segítik a cellákbevitelt.
• Az adatellenőrzés lehetővé teszi a felhasználói felület korlátozását.
• Hibaüzenetek jelenhetnek meg, ha érvénytelen bevitel történik.

Segítség szövegek beállítása

Kezdjük azzal, hogy megnyitjuk az éves naptárat, ahol be kívánjuk állítani a segítség szövegeket. Jelöld meg a cellát vagy sort, amelyhez segítség szöveget szeretnél létrehozni.

Ezután navigálj a „Adatok” menüpontba és válaszd ki a „Adatellenőrzés” opciót. Ebben a menüben különböző beállításokat tehetsz, hogy irányítsd a bevitelt az adott cellában.

Most definiálhatsz egy beviteli kérést. Ez a szöveg jelenik meg, amikor valaki kiválasztja a cellát. Például megfogalmazhatod a következő kérést: „Itt jön a vevő számára a szállítási dátum, ami legfeljebb 90 napra lehet a jövőben”.

Miután létrehoztad a beviteli kérést, erősítsd meg az adatbevitelt, hogy elmentsd a beállításokat.

Bevitel érvényesítése

Az ellenőrzés érdekében, hogy csak érvényes adatokat lehessen beírni a cellába, meg kell határoznod az adatbevitel ellenőrzésének szabályait. Ismét menj a „Adatellenőrzés” menübe, és válaszd az „Engedélyezés” beállítást. Itt meghatározhatod az adatbevitel kritériumait. Válaszd ki a „Dátumot”, ha csak dátumadatokat szeretnél engedélyezni.

Egy másik lépés, hogy meghatározd az engedélyezett időintervallumot. Például beállíthatod, hogy a kezdő dátum „ma” és a végdátum legfeljebb 90 nap a jövőben legyen. Ez lehetővé teszi, hogy ezen időszakon belül adatokat engedélyezz.

Választhatsz hibaüzenetek konfigurálását is. Itt kiválaszthatod, hogy érvénytelen adatok esetén az „Állj” jelzés, egy „Figyelmeztetés” vagy egy „Információ” megjelenítendő-e. Az „Állj” jelzés megakadályozza, hogy hibás adatok mentésre kerüljenek és helyes bevitelt igényel.

Hibaüzenetek és kezelésük

Miután beállítottad az adatbevitel ellenőrzést és szükség esetén a hibaüzeneteket, próbáld ki az adatbevitelt. Szándékosan adj meg egy érvénytelen dátumot, amely nem felel meg a meghatározott szabályoknak, hogy kipróbáld a hibaüzenetet.

Ha az adatbevitel nem felel meg a szabályoknak, a várt módon megjelenik egy hibaüzenet. Hiba esetén figyelmeztetheted a felhasználót arra, hogy csak olyan dátumok engedélyezettek, amelyek maximum 90 nap a jövőben vannak.

Engedd meg a felhasználónak, hogy újra megpróbálja. Írj be egy megfelelő dátumot és győződj meg róla, hogy a segítség szövegek és az adatok érvényesek.

Beállítások testreszabása és visszavonása

Ha módosítani vagy eltávolítani szeretnéd a beviteli korlátozásokat vagy a segítség szövegeket, bármikor hozzáférhetsz az adatellenőrzéshez. Ott eltávolíthatod a meglévő pipákat vagy kattinthatsz az „Összes törlése” gombra az összes beállítás visszaállításához.

Ez a rugalmasság nélkülözhetetlen, különösen akkor, ha összetett táblázatokkal dolgozol, ahol sokféle bevitel szükséges. A segítség szövegek megkönnyítik a munkát, mivel világos utasításokat adnak arról, mi kerüljön be egy cellába.

Összefoglalás

A segédszövegek beállítása az Excelben jelentősen megkönnyítheti a cellákba történő beviteleket, segítve ezzel a hibák elkerülését. Az adatellenőrzés használatával ellenőrzésed alatt tarthatod, hogy milyen adatok kerülnek be a cellákba, valamint konfigurálni tudod a hibajelzéseket, amelyek támogatják a felhasználót.