Ha rendszeresen kell bélyegeket nyomtatnod, legyen szó személyes meghívókról vagy üzleti levelezésről, azt szeretnéd, hogy ezt a folyamatot olyan egyszerű és hatékony módon végezhesd el. Ahelyett, hogy minden borítékot kézzel formáznál, használhatod a Word sorozatnyomtatás funkciót, hogy automatikusan több borítékot generálj különböző címzetteknek. Ebben az útmutatóban megtanulod, hogyan nyomtathatsz borítékokat és felkészítheted azokat a postázásra.
Legfontosabb megállapítások
- A Word sorozatnyomtatás lehetővé teszi számodra, hogy automatikusan több borítékot hozz létre.
- Importálhatsz címzettadatokat egy Excel táblából, hogy megkönnyítsd a nyomtatást.
- A Word különböző funkciókat kínál az állofomázás testreszabásához.
Lépésről lépésre útmutató
Első lépésként nyiss meg egy üres Word dokumentumot, és navigálj a "Küldés" fülre. Itt találod a "Borítékok" menüpontot.
Kattints a "Borítékok" lehetőségre, hogy megnyíljon a borítékok és címkék ablaka. Ebben az ablakban megadhatod az feladócímet és a címzettcímet. Ez a példa bemutatja, hogyan kell beállítani egy sorozatnyomtatást több címzett számára.
Ha több borítékot szeretnél egyidejűleg nyomtatni, lépj az opciókhoz, és válaszd ki a megfelelő borítékméretet. Alapértelmezés szerint a "DL" formátum van beállítva. Ha más formátumot szeretnél használni, itt módosíthatod.
Egy fontos dolog, amit érdemes figyelembe venni, az a nyomtatási opció. A nyomtatómodelledtől függően eltérő lehet az, ahogyan a borítékok befecskendeződnek. Ajánlott, hogy egy egyszerű A4-es papírlapot használj mint sablont egy tesztnyomtatás előtt, hogy lásd, hogyan kerül be a nyomtatón.
Ha minden rendben van, kattints az "OK" gombra, hogy hozzáadd a borítékot a dokumentumodhoz. Így egy dokumentumot kapsz az feladócímmel és a címzettcím helyével.
Most itt az ideje, hogy importáld az adatokat a sorozatnyomtatáshoz. Már fel kell készülnöd egy Excel táblával, ami a címzettek listáját tartalmazza. Ebben a fájlban kell lennie az előnévhez, vezetéknevh", "címhez stb. tartozó megfelelő oszlopoknak.
Zárd be az Excel táblát, és térj vissza a Wordhöz. Válaszd ki a "Sorozatnyomtatás indítása" opciót, majd a "Borítékok" lehetőséget. A Word meg fog kérdezni, melyik borítékot szeretnéd használni a sorozatnyomtatáshoz. Válaszd ki a szükséges borítékot.
Ha rákattintottál az "OK"-ra, a boríték megjelenik a képernyőden. A "Küldés" fül alatt most már megtalálod az lehetőséget, hogy kiválaszd a címzetteket.
Itt létrehozhatsz egy új listát, vagy kiválaszthatod az Excel táblád. Válaszd ki az Excel fájlt, és erősítsd meg, melyik táblát szeretnéd használni.
Most már minden címzett elérhető a dokumentumban. Megváltoztathatod a címzettlistát, hogy biztosítsd, hogy minden szükséges adat helyes. A Word lehetővé teszi számodra, hogy szűrje vagy eltávolítsa a duplikátumokat is.
Most már definiálhatod az címblokkat a borítékokhoz. Kattints az "Címblokk" opcióra, hogy testreszabhatod az cím elemeket, melyek minden borítékon megjelennek.
Ha szabványokat szeretnél megadni a formátumozáshoz, például csak az országot megadni nemzetközi küldemények esetén, ezt a beállítást is módosíthatod.
Amint mindent beállítottál, látni fogod az előnézeti ablakban, hogyan fog megjelenni a boríték. Ha szeretnél változtatni, könnyedén állíthatod az címek pozícióját.
A "Befejezés és összevonás" gombra kattintva elkészítheted a nyomtatási fájlt. Lehetőséged van az is, hogy az így előkészített borítékokat e-mailen küldd el, vagy új dokumentumba helyezd át.
Ezután láthatod, hogy a Word létrehozta az összes egyes borítékot. Ezt most kinyomtathatod vagy szükség esetén törölheted.
Összefoglalva ezek a lépések segítségével megtanultad, hogyan nyomtathatsz hatékonyan borítékokat több címzett számára, a Word sorozatnyomtatási funkciójának segítségével.
Összefoglaló
Az előző lépések bemutatásával most már tökéletesen felkészült vagy arra, hogy borítékokat hozz létre a Wordben, és közvetlenül felkészítsd azokat az elküldésre. Könnyedén dolgozhatsz nagy mennyiségű adatokkal és rövid idő alatt személyre szabott borítékokat nyomtathatsz.
Gyakran Ismételt Kérdések
Milyen formátumokat választhatok a borítékok nyomtatásakor a Wordben?Az alap borítékformátumok DL, C5, C6, valamint más népszerű formátumok.
Hogyan alakíthatom át a címzettlistám a sorozatnyomtatáshoz?A listát Excelben szerkesztheted meg, hogy biztos legyél benne, hogy minden releváns adat helyes.
Mit tehetsz, ha az címek nem jelennek meg megfelelően?Ellenőrizd, hogy az Excel táblázatod oszlopai megfelelően vannak-e elnevezve, és hogy a Wordben az címek blokkjai helyesen vannak-e konfigurálva.
Sorozatnyomtatás után szerkeszthetem a borítékokat?Igen, az új dokumentumban módosíthatod a létrehozott borítékokat, mielőtt kinyomtatnád azokat.
Lehet-e borítékokat e-mailben küldeni?Igen, közvetlenül e-mailen is elküldheted a borítékokat, ha a Wordben megfelelő beállításokat végzel.
