Szükséges a projektmenedzsment? Egy átfogó ellenőrzőlista

A kérdés, hogy szükséges-e a projektmenedzsment, gyakran felmerül, mielőtt nekikezdenénk egy új feladatnak vagy projektek. Sok félreértés van arról, hogy mi teszi ki egy projektet és mikor van valóban szükség a projektmenedzsmentre. Ebben a szövegben egy gyakorlati ellenőrző lista segítségével megismerheted, ami segít megítélni a projektmenedzsment szükségességét. Az információk egy videó-tanfolyamból származnak, és az arra szolgálnak, hogy világos képet kapj róla.

Lényeges megállapítások

• Nem minden projekt igényel mélyreható projektmenedzsment-ismereteket.
• Az ellenőrző lista segíthet megállapítani, hogy a projektmenedzsment releváns-e az adott feladatodra.
• Vegyél figyelembe számos tényezőt, mint például a komplexitás, az erőforrások és a rendszeres megbeszélések szükségességét.

Lépésről lépésre útmutató

Kezdjük azokkal a különböző szempontokkal, amelyeket figyelembe kell venned annak tisztázásához, hogy szükséged van-e a projektmenedzsmentre az adott feladathoz. Ez az ellenőrző lista tíz pontot tartalmaz, amelyek segítenek abban, hogy jól átgondolt döntést hozz.

1. Az adott feladat új számodra?

Elsőként fontolj el, hogy az adott feladat új és ismeretlen számodra. Ha igen, érdemes lehet projektmenedzsmentet alkalmazni. Az új projekt gyakran tervezést és koordinációt igényel, amit lehet, hogy elsőre nem tudsz teljesíteni. Alaposan vizsgáld meg, hogy ebben az esetben bejelölhetsz-e egy pipát.

2. Az adott feladat komplex vagy innovatív?

Ez arról szól, hogy új termék kifejlesztéséről van-e szó vagy egy komplex feladatról. Nagy és egyértelmű kihívásról van szó? A komplex projektek általában átfogóabb tervezést és szervezést igényelnek. Ha ezt a kritériumot teljesülne, vegyed fel az ellenőrző listádra.

3. Érintettek különböző részlegek?

Ha több részleg is részt vesz a projektedben, valószínűleg szükséges a projektmenedzsment. Különböző csapattagok és szakterületek részvételével tisztán kell kommunikálni és szervezni. Gondold át, hogy ebben az esetben bejelölsz-e egy pipát.

4. Külső személyek dolgoznak benne?

Vizsgáld meg, hogy külső munkavállalók vagy szolgáltatók is részt vesznek-e az elképzelésedben. Ha például egy grafikus tervezőt is bevonnál a projektedbe, bizonyos koordinációs feladatokat kell ellátni. Ez is egyértelművé teszi a szükségességét a projektmenedzsmentnek.

5. Szükségesek rendszeres megbeszélések?

Csapattársaid a projekt tartalmaihoz vannak kötve és rendszeres frissítésekre és megbeszélésekre van szükségük? A mindennapos feladatokhoz nem kell ilyen találkozók, de ha a feladatod bonyolultabb vagy több érintettje van, akkor rendszeres megbeszélések szükségesek.

6. Szükséges a feladat felügyelete?

A kulcskérdések egyike az, hogy szükséges-e felügyelni a feladatot. Ha senki sem vállalja a fejlemények vagy haladás felelősségét, akkor a projekt valószínűleg sok időt vesz igénybe és hatékonytalanul fog zajlani. Ebben az esetben szintén jelölj be egy pipát, ha ez a pont érvényes.

7. Tartósabb a feladat és csapatra van szükség?

Ha a feladat időtartama hosszabb távú, akkor előnyös lehet egy csapat létrehozása. Az egy napon belül elvégezhető rövid feladatokhoz nem szükséges teljes körű projektmenedzsment. Hosszabb távú projektek esetén azonban lényeges a különféle szempontok összehangolása.

8. Tartalmazza-e a projekt magas pénzügyi kockázatot?

Fontos-e a vállalat számára a projekt gazdasági szempontból? Egy magas pénzügyi kockázat jelentős jelzés lehet arra, hogy érdemes a projektmenedzsmentet alkalmazni. Itt pontosan mérlegelni kell, hogy az erőforrások és a költségvetés kezelése legyen-e egy projektmenedzser felügyelete alatt.

9. Segíti-e a projekt a versenyelőnyt?

Ha a projekt segíti a vállalat versenyképességének erősítését, érdemes lehet különös figyelmet fordítani a projektmenedzsmentre. Egy projektvezető segíthet olyan stratégiákat kidolgozni, amelyek lehetővé teszik a vállalat számára, hogy előnyt szerezzen a versenytársakkal szemben.

10. Hány pontot pipáltál be?

Végül fontos megfontolni, hogy hány pontot tudtál igennel válaszolni a projektedre. Minél több szempont teljesül, annál inkább szükséged lehet projektmenedzsmentre. Ez az áttekintés segíteni fog abban, hogy jobban eldöntsd, szükséges-e és mennyire mélyrehatóan szükséges a projektmenedzsment.

Összefoglalás

A projektmenedzsment szükségességének megkeresése fontos lépés, mielőtt nekiállnál egy új feladatnak. A csekklista hasznos iránymutatást nyújt számodra. Minél több pont teljesül, annál inkább érdemes megismerkedned különböző projektmenedzsment módszerekkel.