Az MS Visio rajzok és dokumentumok hatékony megosztása létfontosságú a csapatmunka szempontjából. Ha létrehozol egy Visio-rajzot, lehet, hogy szeretnéd megosztani kollégáiddal, hogy visszajelzést kapj, vagy együtt dolgozzatok rajta. Ebben az útmutatóban megmutatom, hogyan tudod hatékonyan megosztani a fájlokat az MS Visio-val, hogy zökkenőmentesen menjen a csapatmunka.
Legfontosabb megállapítások
- Több lehetőség van arra, hogy megossz Visio-fájlokat, többek között a OneDrive, a SharePoint és az e-mail útján.
- A hozzáférés szabályozható, választhatsz, hogy mások módosíthatják-e a fájlt vagy csak megtekinthetik.
- A megosztási linkek használata felgyorsíthatja a fájlmegosztási folyamatot.
Lépésről lépésre útmutató
Az egyszerű rajzok megosztásának lépései:
1. lépés: Használd a Megosztás funkciót
Először azonosítsd a Visio-dokumentumot, amelyet megosztanál a programban. Használd a keresősávot, és írd be a "Megosztás" szót. Látni fogod a legjobb megosztási lehetőséget a rajz megosztására.
2. lépés: Hozz létre megosztási menüt
Jelents közvetlenül a Megosztás gombra kattintva a program jobb felső részén. Itt megjelenik a bal oldali menüsáv az osztási lehetőségekkel. Fő cél, hogy együtt dolgozz másokkal oly módon, hogy másolatot készítesz a fájlodnak egy online tárhelyre.
3. lépés: Válaszd ki a tárhelyet
Választhatsz tárhelyet, ahol a fájlt szeretnéd tárolni. Ilyen lehetőségek közé tartozik a számítógépen való mentés, SharePoint vagy OneDrive. Vagy közvetlenül kapcsolódhatsz a OneDrive-hoz, hogy ott tárold a fájlt.
4. lépés: Fájl mentése és meghívottak meghatározása
Válassz a tárhelyből, majd mentsd el a rajzot. Ebben a folyamatban megadhatod, hogy mely személyeknek szeretnél hozzáférést biztosítani a Visio-fájlhoz. Hozzáadhatsz egy üzenetet is, és meghatározhatod, hogy a személyek csak megtekinthetik vagy módosíthatják is a fájlt.
5. lépés: Változások szabályozása
Vannak opciók a dokumentumon végzett változások kezelésére. Beállíthatod, hogy a változások automatikusan megosztódjanak vagy hogy mindig előbb kérdezzen a szerzőtől, mielőtt megosztanád azokat.
6. lépés: Megosztási link létrehozása
Egy igen praktikus funkció a megosztási link létrehozása. Klikkelj a megosztási link területére annak másolásához. Ezt a linket más dokumentumokban beillesztheted vagy közvetlenül elküldheted kollégáidnak.
7. lépés: Online szerkesztés
Most már szerkesztheted a rajzot az online Visio-n keresztül. A linken keresztül a kollégáid az online területre jutnak, ahol módosíthatják a dokumentumokat és hozzászólásokat fűzhetnek hozzájuk.
8. lépés: Fájlok e-mailben küldése
Ha szeretnéd, a Visio-fájlokat közvetlenül e-mailben is elküldheted. Ehhez kattints a "Fájl"-ra, majd válaszd a „Megosztás“-t. Itt lehetőséged van a fájlt csatolként vagy linkként elküldeni.
9. lépés: E-mail küldése
Az E-mail párbeszédpanelben add meg a címzett e-mail címét, és a tárgyat valamint az üzenetet személyre szabhatod. Miután mind beállítottad, kattints a "Küldés" gombra, és a fájl elküldésre kerül.
Összefoglalás
Ebben az útmutatóban megtanultad, hogyan oszthatod meg egyszerűen és hatékonyan a Visio-rajzaidat. Legyen szó OneDrive-ról, SharePoint-ről vagy e-mailről, a lehetőségek sokszínűek és lehetővé teszik az együttműködést a csapatoddal. A megfelelő megosztási lehetőségek kiválasztásával biztosíthatod, hogy kollégáid a kívánt hozzáférést kapják a fájljaidhoz és hatékonyan dolgozhassanak a projekteken.
