Tren dan perkembangan teknologi modern semakin mengubah banyak hal yang biasa kita lakukan. Salah satu perubahan tersebut adalah pengiriman lamaran via email, yang telah menjadi langkah penting dalam proses pencarian dan penerimaan pekerjaan. Bahkan perusahaan lebih memilih lamaran melalui email karena tidak perlu lagi mengirim kembali berkas lamaran melalui pos jika ditolak.
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan saat mengirim lamaran melalui email. Format dan pengiriman lamaran yang tepat dapat sangat memengaruhi kesan pertama yang diperoleh oleh perekrut tentang diri Anda. Dalam email dengan dokumen lamaran Anda, setiap detail penting, mulai dari subjek email hingga lampiran yang benar.
Daftar Isi
Mengapa Penting untuk Mengajukan Lamaran via Email dengan Sebaik-baiknya?
Pengiriman yang benar dari sebuah lamaran via email adalah awal dari pencarian pekerjaan yang sukses. Pertama, ini menunjukkan bahwa Anda memperhatikan detail dan mampu mengikuti petunjuk mulai dari awal. Perekrut menghargai pelamar yang menyelesaikan tugas dengan teliti dan dapat memberikan respons yang tepat terhadap persyaratan. Kedua, sebuah surat lamaran yang ditulis dengan baik menunjukkan bahwa Anda mendekati pencarian pekerjaan dengan serius dan profesional. Hal ini menunjukkan kepada perekrut bahwa Anda benar-benar tertarik dengan posisi tersebut dan siap untuk menginvestasikan waktu dan usaha dalam menyiapkan lamaran Anda.
Kesan pertama dari perekrut muncul begitu dia membuka email Anda. Subjek email, sapaan, isi, dan tanda tangan memberikan gambaran tentang diri Anda, sebelum perekrut membaca CV dan surat lamaran Anda. Sebuah email yang dirancang dengan buruk atau ditulis dengan ceroboh dapat menyebabkan kesan negatif, bahkan jika kualifikasi dan pengalaman Anda sesuai dengan persyaratan posisi. Oleh karena itu, pengiriman yang benar dari lamaran via email menjadi kunci untuk memulai interaksi dengan calon perekrut. Bagaimana melakukannya dengan benar, saya akan tunjukkan berikut ini.
Struktur sebuah Lamaran via Email
- Penerima Email
- Salinan Tersembunyi
- Subjek Email
- Isi Surat Lamaran
- Lampiran berkas
Penting!
- PDF: Format terbaik untuk dokumen. PDF mempertahankan formatnya dan dapat dibuka di semua perangkat.
- DOC/DOCX: Masih diterima, tetapi PDF lebih disarankan agar menghindari masalah format.
- Batas Ukuran: Total ukuran semua lampiran tidak boleh melebihi 5-10 MB. Beberapa perusahaan menetapkan batas sendiri yang mungkin disebutkan dalam iklan pekerjaan. Ingatlah bahwa banyak kotak surat tidak akan menerima email dengan lampiran lebih dari 10 MB.
Rekomendasi kami yang jelas adalah format PDF, karena tidak semua orang menggunakan Microsoft Word dan masalah gaya dapat terjadi. Jika Anda menggunakan jenis huruf dalam dokumen Word Anda yang tidak diinstal oleh penerima, huruf-huruf ini akan digantikan dalam dokumen. Ini bisa merusak tata letak. Hal ini tidak terjadi pada dokumen PDF. Di sana, tata letak yang sama dijamin di semua perangkat dan sistem.
Persiapan untuk Mengirimkan Lamaran via Email
Menyiapkan sebuah lamaran via email membutuhkan ketelitian dan pendekatan yang cermat terhadap prosesnya. Sebelum Anda mengirimkan dokumen, pastikan Anda telah memahami semua persyaratan dari perekrut. Ini termasuk format file, nama file, dan konten. Penting untuk memperhatikan semua petunjuk khusus yang tercantum dalam iklan pekerjaan. Dengan memenuhi persyaratan ini, Anda menunjukkan bahwa Anda bertanggung jawab dan dapat mengikuti petunjuk. Selain itu, persiapan dokumen yang benar meningkatkan peluang kesuksesan Anda, karena perekrut tidak hanya menilai konten, tetapi juga bentuk lamaran.
Pemeriksaan Persyaratan dari Perekrut
Langkah ini sangat penting, karena memenuhi semua persyaratan menunjukkan bahwa Anda bertanggung jawab dan memperhatikan detail. Pemeriksaan ini meliputi langkah-langkah berikut:
- Analisis iklan pekerjaan
Perhatikan dengan seksama iklan pekerjaan. Iklan tersebut mungkin memuat persyaratan tertentu bagi lamaran, seperti format file, struktur dokumen, kebutuhan surat lamaran, dan detail lainnya. - Format File
Perekrut sering menentukan format dokumen yang harus dikirimkan. PDF adalah yang paling umum digunakan, karena mempertahankan format dokumen dan mudah dibuka di berbagai perangkat. Pastikan semua file Anda disimpan dalam format yang benar. - Nama File
Pemberian nama file juga bisa penting. Perekrut dapat menuntut konvensi penamaan tertentu untuk memudahkan organisasi lamaran Anda. Misalnya: "Nama Depan-Nama Belakang_CV.pdf" untuk CV Anda dan "Nama Depan-Nama Belakang_Surat Lamaran.pdf" untuk surat lamaran Anda. Jika tidak ada ketentuan, gabungkan semua halaman menjadi satu dokumen dan beri nama "Nama Depan-Nama Belakang_Lamaran.pdf" - Struktur Dokumen
Perekrut bisa mengatur persyaratan khusus untuk struktur dokumen. Sebuah CV misalnya harus mencakup bagian-bagian tertentu (kontak, pendidikan, pengalaman kerja, keterampilan), dan surat lamaran harus memiliki struktur tertentu (Pengantar, Isi, Penutup). Perhatikan persyaratan ini dengan cermat dan pastikan dokumen Anda memenuhi kriteria ini. - Isi Email
Beberapa perekrut menetapkan persyaratan khusus untuk konten email di mana Anda mengirimkan lamaran Anda. Ini bisa berupa frasa tertentu atau informasi yang harus disertakan dalam email. Ini berkaitan dengan administrasi internal lamaran Anda, sehingga dapat langsung diteruskan ke kontak yang benar. Pastikan Anda mengikuti instruksi ini untuk meninggalkan kesan positif. - Dokumen Tambahan
Selain CV dan surat lamaran, perekrut bisa meminta dokumen tambahan, seperti surat rekomendasi, sertifikat, atau portofolio. Pastikan semua dokumen ini disertakan dalam lamaran Anda dan sesuai dengan persyaratan format dan nama file. Jika tidak ada yang diminta, pastikan juga untuk menggabungkan semua dokumen ini bersama surat lamaran dan CV dalam satu dokumen. Ini akan memudahkan penerima, hanya perlu bekerja dengan satu dokumen daripada membuka, membaca, menyimpan, dll., lima file terpisah. - Periksa Apakah Semua Dokumen Sudah Ada
Sebelum Anda mengirim email, pastikan sekali lagi bahwa semua dokumen yang diperlukan telah dilampirkan. Jika salah satu dokumen terlewat, ini dapat berdampak negatif pada lamaran Anda.
Memeriksa persyaratan yang diajukan oleh pemberi kerja terhadap surat lamaran sebelum mengirimkannya melalui email dapat mencegah kesalahan dan pertanyaan lanjutan.
Persyaratan Standar untuk Format dan Isi Email
Jika iklan lowongan kerja tidak memiliki persyaratan khusus dari pemberi kerja terkait format dan bentuk jawaban elektronik, disarankan untuk menggunakan format surat standar dalam format A4 potret atau lanskap di industri yang lebih kreatif. Teks email Anda sebaiknya bukan salinan dari surat lamaran, tetapi mengacu pada lamaran yang dilampirkan.
- Baris Subjek: Baris subjek email Anda harus jelas dan ringkas. Harus mencantumkan informasi tentang posisi dan nama Anda. Contoh: "Lamaran sebagai [Posisi] - [Nama Anda]".
- Salam Pembuka: Mulailah email Anda dengan salam yang memadai. Jika Anda tahu nama kontaknya, gunakan (mis. "Sehr geehrte Frau Müller"). Jika Anda tidak tahu namanya, Anda dapat menggunakan salam umum (mis. "Sehr geehrte Damen und Herren").
- Pendahuluan: Perkenalkan diri singkat dan sebutkan posisi yang Anda lamar.
- Isi Utama: Jelaskan singkat keterampilan dan pengalaman Anda yang sesuai dengan persyaratan posisi tersebut. Sebutkan bahwa Anda telah melampirkan CV, surat motivasi, dan dokumen lainnya.
- Penutup: Ucapkan terima kasih atas pertimbangan lamaran Anda dan tunggu kabar dari mereka. Akhiri surat dengan formulir standar seperti "Mit freundlichen Grüßen" dan cantumkan nama Anda.
Penting! Seluruh teks email tidak boleh lebih dari 10 baris. Gunakan kalimat yang singkat dan jelas. Susun teks Anda agar lebih mudah dibaca.
Teks Email untuk Lamaran Kerja Anda - empat Contoh untuk Anda
Usulan 1 - profesional dan alami:
Baris Subjek: Lamaran sebagai [Nama Posisi] - [Nama Anda]
Sehr geehrte/r Frau/Herr [Nama],
dalam email ini saya mengirimkan dokumen lamaran saya untuk posisi sebagai [Nama Posisi] di perusahaan Anda. Saya dengan antusias telah membaca iklan lowongan Anda dan yakin bahwa kualifikasi dan pengalaman saya cocok dengan persyaratan posisi ini.
Di lampiran, Anda akan menemukan surat lamaran, CV saya, dan sertifikat-sertifikat saya. Saya berharap dapat mengenalkan diri saya secara pribadi kepada Anda dan tersedia untuk
dengan salam hormat
[Nama Anda]
Usulan 2 - profesional dan klasik:
Baris Subjek: Lamaran untuk posisi [Nama Posisi] - [Nama Anda]
Sehr geehrte/r Frau/Herr [Nama],
dengan menggunakan email ini saya mengajukan diri untuk posisi yang Anda iklankan sebagai [Nama Posisi]. Di lampiran adalah dokumen lamaran lengkap saya, meliputi surat lamaran, CV, dan sertifikat yang relevan.
Saya sangat berminat untuk bekerja di perusahaan Anda dan menantikan kesempatan untuk mengenalkan diri saya secara pribadi kepada Anda. Saya tersedia untuk pertanyaan kapan saja.
Terima kasih dan salam hormat
[Nama Anda]
Usulan 3 - kreatif dan cerdas
Baris Subjek: Posisi baru [Nama Posisi] menantimu!
Hallo Frau/Herr [Nama],
saya [Nama Anda] dan iklan lowongan Anda langsung memikat saya! Sebagai [Nama Posisi] bersemangat, saya memiliki persis apa yang Anda cari. Di lampiran, Anda akan menemukan dokumen lamaran saya, semoga mereka meyakinkan Anda sebagaimana iklan Anda meyakinkan saya.
Saya sudah tidak sabar lagi untuk bisa menunjukkan kepada Anda secara langsung mengapa saya adalah kandidat yang sempurna untuk posisi ini.
Salam hangat
[Nama Anda]
Usulan 4 - kreatif dan berani
Baris Subjek: Lamaran sebagai [Nama Posisi] - Kandidat yang sempurna sudah siap!
Sehr geehrte/r Frau/Herr [Nama],
apa yang terjadi ketika passion bertemu dengan kompetensi? Lamaran saya untuk perusahaan Anda! Di lampiran, saya kirimkan dokumen untuk posisi terbuka sebagai [Nama Posisi], yang saya temukan dengan antusias di situs karir Anda.
Saya sangat berharap dapat membawa keterampilan dan ide-ide saya ke tim Anda dan berharap kami dapat segera berkenalan secara pribadi.
Salam terbaik
[Nama Anda]
Perhatikan untuk menyesuaikan teks sesuai dengan kepribadian dan budaya perusahaan Anda.
Alamat email tujuan pengiriman lamaran
Nama dari alamat email yang Anda gunakan untuk mengirimkan lamaran Anda sangat penting dan dapat memengaruhi kesan pertama pihak yang memberi pekerjaan. Ia harus profesional, sederhana, dan sesuai dengan standar komunikasi bisnis yang umum diterima. Ingatlah hal ini:
Profesionalisme
Yang terbaik adalah, jika Anda menggunakan nama depan dan belakang Anda. Contoh: " alex.schmitt@example.com " atau " anna.komarrmann@example.com ". Alamat ini terlihat profesional dan memungkinkan perekrut untuk mudah mengidentifikasi Anda.
Hindari mengguna elemen informal atau terlalu kreatif dalam judul email Anda. Contoh alamat seperti "cooldude@example.com" atau "princess_123@example.com" terlihat kurang profesional dan dapat meninggalkan kesan negatif.
Kesederhanaan dan Kemudahan Membaca
Nama email Anda harus se-sederhana dan mudah diingat mungkin.
Gunakan nama lengkap Anda atau singkatan yang jelas.
Contoh: " a.schmitt@example.com " atau " a.komarrmann@example.com ".
Gunakan tanda baca seperti titik dan tanda hubung, untuk membuat alamat lebih mudah dibaca.
Contoh: " alex.schmitt@example.com " terlihat lebih baik daripada "alexschmitt@example.com".
Tanpa Karakter Tak Diperlukan
Hindari angka atau simbol khusus, jika memungkinkan. Mereka bisa membuat alamat sulit dibaca dan diingat, atau memungkinkan adanya penafsiran yang salah
Contoh " anna.komarrmann1991@example.com " terlihat kurang baik daripada " anna.komarrmann@example.com ".
Di Jerman, " anna.komarrmann88@example.com " mungkin menjadi masalah karena angka 88. Ini bisa menunjukkan tanggal lahir, namun juga bisa diinterpretasikan sebagai singkatan untuk latar belakang radikal kanan (H = 8 ... huruf kedelapan dalam alfabet. 88 adalah singkatan yang umum digunakan di Jerman dalam adegan Nazi untuk "H..L H....r").
Menggunakan Domain Profesional
Gunakan domain yang dikenal dan profesional, seperti " gmail.com ", " outlook.com " atau " yahoo.com ". Ini memberikan kepercayaan tambahan pada alamat email tersebut. Contoh:: " a.schmitt@gmail.com ".
Hindari penggunaan domain yang terlihat mencurigakan atau tidak profesional. Contoh " anna.komarrmann@coolmail.com " mungkin terlihat kurang serius.
Ingatlah bahwa pemilihan nama email yang tepat untuk lamaran Anda adalah bagian dari komunikasi profesional. Alamat email yang profesional, sederhana, dan mudah dibaca membantu menciptakan kesan positif pada perekrut dan meningkatkan peluang kesuksesan Anda.
Hal-hal yang Perlu Diperhatikan Saat Mengirimkan Lamaran melalui Email
Siapkan semua dokumen yang diperlukan untuk lamaran melalui email - CV, surat motivasi, dan dokumen tambahan seperti sertifikat dan referensi. Semua dokumen harus disimpan dalam format PDF untuk memastikan bahwa mereka diformat dengan benar dan dapat dilihat seperti yang Anda buat. Ini akan memastikan bahwa dokumen tersebut dapat dibuka dengan benar di berbagai perangkat perekrut.
Cara Melampirkan File dengan Benar
- Lampirkan file ke email: Buka program email Anda, buat email baru. Klik tombol Lampirkan File atau simbol yang sesuai di program email Anda. Pilih file PDF dari komputer Anda dan lampirkan ke email Anda.
- Periksa kelengkapan lampiran: Setelah Anda melampirkan file, periksa kembali apakah semua dokumen yang diperlukan termasuk. Pastikan tidak ada file tambahan atau tidak relevan.
Pemeriksaan Sebelum Mengirim Email
- Pengecekan terakhir email: Periksa email untuk kesalahan tata bahasa dan ejaan. Pastikan semua data (alamat email pemberi kerja, subjek email, teks email) benar dan email terlihat profesional.
- Pengiriman uji coba: Sebelum mengirimkan aplikasi ke pemberi kerja, kirimkan email uji coba kepada diri sendiri. Ini memungkinkan Anda untuk memeriksa bagaimana dokumen dan teks email akan terlihat bagi penerima. Pastikan file terbuka dengan benar dan semua informasi ditampilkan dengan baik.
- Minta pendapat dari teman: Kirimkan email kepada teman atau rekan dan minta mereka untuk melihatnya dari perspektif pemberi kerja. Komentar dan pandangan mereka bisa membantu Anda melihat detail yang mungkin terlewatkan.
Mengirimkan Aplikasi ke Pemberi Kerja
Setelah Anda memeriksa surat Anda dan menerima umpan balik dari teman atau rekan, Anda dapat dengan aman mengirimkannya ke pemberi kerja. Pastikan alamat email dan nama penerima serta nama perusahaan ditulis dengan benar dan semua dokumen terlampir.
Kesalahan Umum Saat Mengirimkan Aplikasi ke Pemberi Kerja
Setiap detail penting saat mengirimkan aplikasi melalui email, karena kesalahan kecil pun bisa mempengaruhi kesan pertama pemberi kerja dan keseluruhan hasil aplikasi Anda. Bahkan jika kualifikasi Anda sesuai dengan persyaratan pekerjaan, kelalaian kecil dapat menghasilkan hasil negatif.
Jadi, apa saja kesalahan umum yang dilakukan pelamar saat mengirimkan aplikasi melalui email.
Format File yang Salah
Kesalahan paling umum adalah mengirim dokumen dalam format yang sulit atau bahkan tidak bisa dibuka. Dokumen sebaiknya dalam format PDF, karena format ini mempertahankan format dan mudah dibuka di semua perangkat. Mungkin pemberi kerja tidak memiliki perangkat lunak untuk membuka format file tertentu, sehingga dokumen Anda tidak dapat dibaca. Pastikan sebelum mengirim, semua dokumen disimpan dalam format PDF. Kirimkan email uji coba kepada diri sendiri untuk memastikan file terbuka dengan benar. Juga, jangan kirim file terkompresi dalam format ZIP atau RAR. Firewall perusahaan umumnya memblokir email semacam itu secara langsung.
Subjek Email yang Salah
Saat menulis subjek aplikasi melalui email, penting untuk jelas dan informatif. Subjek yang baik mencantumkan nama Anda dan posisi yang tepat yang Anda lamar. Jika ada, masukkan juga nomor referensi lowongan pekerjaan. Ini akan memudahkan pemberi kerja untuk mengidentifikasi aplikasi Anda dan menunjukkan bahwa Anda teliti dalam membaca iklan pekerjaan.
Hindari subjek umum atau ambigu seperti "Pertanyaan tentang iklan lowongan Anda". Ini tidak memberikan informasi yang konkret kepada pemberi kerja dan bisa membuat aplikasi Anda terlewat. Sebaliknya, subjek harus selalu spesifik dan relevan, seperti "Aplikasi sebagai Manajer Pemasaran - Max Mustermann" atau "Aplikasi untuk iklan lowongan: Manajer Proyek (Nomor referensi 12345) - Lisa Schmidt".
Contoh positif:
- Aplikasi sebagai Manajer Pemasaran - Max Mustermann
- Aplikasi Inisiatif sebagai Pengembang Perangkat Lunak - Anna Müller
- Aplikasi untuk iklan lowongan Anda: Manajer Proyek (Nomor referensi 12345) - Lisa Schmidt
- Aplikasi untuk posisi Magang di Bidang Sumber Daya Manusia - Laura Fischer
- Aplikasi untuk Praktik di Bidang Sumber Daya Manusia - Laura Fischer
Contoh negatif:
- Aplikasi
- Pekerjaan
- Pertanyaan tentang iklan lowongan Anda
- CV dari Max Mustermann
- Tertarik pada posisi terbuka
Kesalahan dalam Teks Email
Ingatlah bahwa terlepas dari metode apa pun yang Anda pilih, kesalahan ejaan dan tata bahasa dalam email Anda, termasuk dalam iklan pekerjaan Anda, dapat memberikan kesan kurang perhatian dan ceroboh. Ini akan merusak kepercayaan pemberi kerja pada kompetensi profesional Anda. Sebelum mengirimkan email Anda, gunakan pengecekan ejaan otomatis dalam pengolah teks Anda. Baca teks beberapa kali atau minta orang lain untuk memeriksanya.
Lampiran Dokumen yang Hilang atau Salah
Kadang-kadang dokumen tidak terlampir atau terlampir secara salah. Oleh karena itu, kelalaian dalam melampirkan dokumen yang diperlukan bisa menyebabkan aplikasi Anda ditolak secara otomatis. Setelah Anda melampirkan file, periksa kembali apakah semua dokumen yang diperlukan sudah termasuk. Kirim email uji coba kepada diri sendiri untuk memastikan semua file terlampir dengan benar dan bisa dibuka dengan benar.
Alamat email penerima yang salah
Sebuah kesalahan sederhana seperti memasukkan alamat email yang salah bisa membuat email tidak sampai kepada penerima yang benar. Ini berarti bahwa email tidak akan sampai kepada pengguna majikan dan Anda akan kehilangan kesempatan untuk pekerjaan tersebut. Ketika mengisi kolom penerima, sebaiknya periksa dengan cermat beberapa kali sebelum mengirimkan. Yang terbaik adalah menyalin alamat dari iklan pekerjaan untuk menghindari kesalahan.
Penyapaan yang tidak tepat
Jika Anda tidak tahu siapa yang dituju, tulislah "Sehr geehrte Damen und Herren". Akan sangat baik jika Anda mengetahui siapa yang tepat untuk dituju. Di perusahaan kecil, biasanya adalah pimpinan perusahaan. Sedangkan di perusahaan besar terdapat orang yang bertanggung jawab atas tenaga kerja. Cukup dengan melakukan panggilan dan Anda akan mengetahui orang yang tepat untuk dijadikan tujuan. Pastikan Anda menuliskan nama dengan benar. Periksa dengan cara membandingkan informasi dengan situs web.
Salah satu penyapaan terburuk yang pernah kami alami dalam perusahaan kami dalam formulir lamaran adalah "Hallo," tanpa menyebutkan siapa pun.
Gunakan alamat email informal
Alamat email yang tidak profesional, seperti "cooldude123@example.com", dapat memberikan kesan negatif kepada banyak majikan. Alamat semacam itu dapat dianggap sebagai tanda ketidakprofesionalan dan kurangnya keseriusan. Selain itu, dapat menimbulkan pikiran bahwa itu adalah pesan spam. Pastikan untuk menggunakan alamat email profesional dengan nama Anda, misalnya "alex.schmitt@example.com".
Ketiadaan formulir penutup
Ketiadaan tanda tangan di kolom teks email dapat membuat email terlihat kurang resmi dan tidak lengkap. Selain itu, detail yang tampak sepele seperti ini dapat memberikan kesan komunikasi yang sembrono kepada majikan. Selalu tambahkan tanda tangan yang sopan di akhir email bisnis Anda, misalnya "Dengan hormat, [nama Anda]".
Lamaran kerja melalui surel: Tips untuk lamaran kerja melalui surel yang sukses
