Bagaimana cara menyelesaikan pekerjaan fotografi pertama saya secara profesional, efisien, sukses secara finansial, dan dengan keamanan hukum?
Pembuatan Penawaran
Kalian sebaiknya tidak pernah hanya didefinisikan oleh harga, tetapi selalu juga oleh kualitas pekerjaan fotografi kalian! Oleh karena itu, adalah hubungan harga-kualitas kalian yang harus sesuai, dan yang seharusnya menjadi pertimbangan untuk mendapatkan pekerjaan! Selain itu, sangat sulit hingga hampir tidak mungkin untuk kembali dari tingkat harga rendah dan menaikkan harga.
Jika suatu honorarium yang ditawarkan terasa terlalu rendah bagi saya, saya juga bisa menolak pesanan foto tersebut. Untuk menyelesaikan pekerjaan foto yang dibayar rendah, waktu saya terlalu berharga, karena selama itu saya bisa lebih baik mengabadikan karya-karya bebas.
Penawaran tidak terikat pada bentuk tertentu. Sebuah surel dengan teks "Halo Pak XY, saya akan mengambil 10 produk seperti yang dijelaskan oleh Anda dengan harga 800,- Euro plus PPN" cukup untuk menjadi sah secara hukum. Namun selalu lebih baik, untuk seluas mungkin mengkonkretkan penawaran, agar nantinya tidak terlibat dalam perselisihan dengan pelanggan jika pelanggan memiliki pandangan lain tentang pelaksanaan tugas daripada kalian. Jadi tulislah penawaran sejelas mungkin, bahkan jika itu berarti kembali menggambarkan katalog kebutuhan pelanggan.
Jika ada biaya perjalanan yang timbul dalam pelaksanaan pesanan foto, biaya tersebut (dalam perkiraan jumlah) harus dicantumkan dalam penawaran. Namun apakah pelanggan kalian akan menerima mobil sewaan Rolls-Royce, adalah pertanyaan yang sangat meragukan...
Secara umum, sebuah penawaran harus mencakup:
• Nama, alamat, dan bentuk hukum penerima layanan (pemberi tugas)
• Tanggal penawaran, mungkin dengan informasi mengenai berapa lama kalian merasa terikat dengan penawaran ini
• Nomor penawaran
• Jumlah hari persiapan dan pemotretan
• Deskripsi tugas
• Tanggal yang direncanakan
• Biaya yang diperkirakan untuk asisten, model, penata rias, dll.
• Lingkup foto yang akan diserahkan kepada pelanggan
• Lingkup hak penggunaan yang kalian berikan kepada pelanggan
• Teknologi yang kalian gunakan
• Tugas yang disepakati (lingkup) dari post production yang kalian lakukan
• Biaya perjalanan (untuk model, dll.)
• Biaya catering
• Pemberitahuan mengenai batas waktu pembayaran (dengan penjelasan tanggal yang tepat)
• Pemberitahuan "Penggunaan foto hanya mungkin setelah pembayaran penuh dilakukan."
• Pemberitahuan "Harga yang tercantum adalah harga bersih, pajak penjualan ditambahkan."
• Pemberitahuan: "Biaya tambahan lainnya, seperti biaya pengiriman ekspres dsb., akan ditagihkan kepada pemberi tugas setelah pembuktiannya."
• Biaya tetap untuk perjalanan dan menginap atau pemberitahuan tentang kemungkinan biaya perjalanan dan menginap • data bank Anda
• ID PPN kalian
• Pembayaran muka yang disepakati (jika telah disepakati pembayaran muka).
Dalam penawaran, kalian harus menuliskan semua informasi yang bisa kalian dapatkan dari pihak pelanggan tentang rencana pemotretan. Informasi ini digunakan untuk sinkronisasi, sehingga tidak ada pihak yang memiliki pemikiran lain (misalnya tentang jenis fotografi atau lingkupnya) daripada yang lain. Pada seri foto pusat data ini, bermain dengan ketidakjelasan adalah bagian penting dari ide gambar saya, yang saya komunikasikan kepada pelanggan sebagaimana pada penawaran.
Jika tidak difoto untuk individu, tetapi foto akan digunakan secara komersial oleh yang memberi tugas, maka layanan utama fotografer bukan lagi dalam pengambilan foto (seringkali ribuan), tetapi dalam memberikan hak penggunaan. Fotografer "mengizinkan" pelanggan untuk menggunakan foto yang diambilnya dalam lingkup dan tujuan tertentu.
Pemberian hak penggunaan dilakukan dengan pertimbangan objektif, spasial, dan temporal:
• Diferensiasi Objektif: " Untuk apa pelanggan diizinkan menggunakan foto?" Penggunaan objektif yang mungkin misalnya: untuk toko online, untuk brosur perusahaan, untuk poster pameran, untuk iklan surat kabar, untuk spanduk iklan, untuk kemasan produk, dsb.
• Diferensiasi spasial: " Di mana, di wilayah mana, pelanggan diizinkan menggunakan foto?" Penggunaan spasial yang mungkin misalnya: di Düsseldorf, di Jerman Barat, di Jerman, di Jerman dan Austria, di Eropa, secara global, dsb.
• Diferensiasi temporal: " Berapa lama pelanggan diizinkan menggunakan foto?" Penggunaan temporal yang mungkin misalnya: pada 24 Desember 2011, bulan Desember 2011, selama 3 bulan, selama 1 tahun, selama 5 tahun, dsb.
Dengan skema hak penggunaan ini, penawaran dapat ditulis dengan sangat baik; ini adalah bantuan kalkulasi yang besar, karena memungkinkan diferensiasi, yang sebelumnya, jika biasanya dihitung berdasarkan waktu yang dihabiskan, tidak mungkin dilakukan.
Contoh: Anda menerima panggilan. Anda diminta untuk memotret teman dari penelepon tersebut, dalam pakaian dalam. Penelepon menginginkan foto hitam putih, pemotretan berlangsung selama 4 jam. Tawaran Anda untuk melakukan pemotretan seharga 300,- Euro (bruto) diterima oleh penelepon. Keesokan harinya adalah pemotretan, pengambilan gambar berjalan lancar, modelnya langsung mendapatkan semua foto dari Anda dalam DVD. Seminggu kemudian, Anda menerima panggilan kedua. Penelepon kedua adalah teman dari penelepon pertama dan sekaligus kepala pemasaran produsen pakaian dalam ternama. Anda sudah bisa menebak: Foto-foto tersebut disukainya, Anda diminta untuk memotret model yang disediakan oleh perusahaan (dan sudah riasan pada hari pemotretan) dalam pakaian dalam, hitam putih dan dalam jangka waktu 4 jam. Ketika ditanya tentang perkiraan honorarium Anda, Anda menjawab dari perasaan: 1.200,- Euro ditambah PPN yang berlaku. Kepala pemasaran terkejut; temannya telah memberitahunya tentang biaya pemotretan sebesar 300,- Euro bruto.
Bagaimana cara Anda menjelaskan perbedaan itu pada kepala pemasaran? Jawabannya sangat mudah: Seorang individu berbagi foto pada lingkaran terdekatnya. Dia tidak boleh mempublikasikan, bahkan di internet, kecuali telah disepakati. Seorang produsen pakaian dalam menggunakan foto-foto tersebut untuk iklan di majalah dan katalog produk, untuk kemasan produk, dsb. Foto-foto tersebut kemudian dipublikasikan dalam jumlah yang signifikan. Dengan demikian, harga yang lebih tinggi untuk layanan fotografi yang sama dan waktu yang sama justifed. Dalam kasus ini, sebelum Anda bisa membuat penawaran, Anda harus menanyakan kepada klien mengenai lingkup rencana publikasi, dalam perspektif objektif, spasial, dan temporal. Setelah itu, Anda bisa membuat penawaran yang tepat untuk publikasi yang direncanakan tersebut.
Ketika Anda menghitung sebuah penawaran, hal yang paling penting bukanlah seberapa lama pemotretan diperkirakan akan berlangsung, karena itu akan berarti seorang produsen pakaian dalam, yang ingin menggunakan foto untuk iklan, tidak akan membayar lebih dari seorang konsumen pribadi, jika keduanya dilakukan dalam waktu yang sama. Yang penting adalah dalam lingkup apa foto-foto tersebut akan digunakan, kemudian dipublikasikan.
Sebuah bantuan yang sangat bagus untuk membuat penawaran dengan skema perhitungan ini, adalah buku "Honorarium Gambar" dari Persatuan Usaha Kecil Marketing Foto (MFM), yang diterbitkan oleh Asosiasi Agen Gambar Pers dan Arsip Gambar Jurnalistik Federal (BVPA). Harganya (bersama dengan panduan "Pasar Gambar") adalah 33,- Euro.
Surat Konfirmasi
Jika Anda telah diinstruksikan oleh pelanggan Anda (secara lisan atau tertulis), Anda harus merangkum kembali pesanan tersebut secara rinci dan kembali mengirimkan surat konfirmasi kepada pelanggan Anda, idealnya melalui faks atau surat terdaftar. Ini bertujuan untuk menghilangkan ketidakjelasan yang mungkin timbul dan sekali lagi menetapkan kondisi Anda kepada pemesan. Meskipun seringkali kesepakatan cepat tercapai mengenai detail pesanan, setan berada dalam detailnya.
Di bagian kecil (yaitu Ketentuan dan Syarat Umum, AGBs), seringkali terdapat banyak ketidaksesuaian, dan oleh karena itu surat konfirmasi ini bertujuan untuk memberi tahu kembali pelanggan Anda tentang isi AGB Anda dan pada saat yang bersamaan menjadikannya bagian dari kontrak. Poin penting dalam AGB dapat mencakup: prosedur dalam hal keterlambatan pembayaran, kewajiban pemeriksaan pelanggan setelah menerima foto, periode penolakan klaim, opsi perbaikan, prosedur mediasi, pengembalian gambar asli/penyimpanan data, retus foto, dll.
Pelaksanaan
Pekerjaan foto seharusnya berlangsung dengan lancar, efektif ("lakukan hal yang benar") dan efisien ("lakukan hal yang benar"). Untuk memastikan hal ini, Anda sebaiknya tidak terburu-buru dalam mengalokasikan waktu yang tersedia bagi Anda. Selain itu, disarankan, meskipun Anda terbiasa bekerja sendirian, untuk memiliki setidaknya satu atau beberapa asisten. Tidak hanya membantu Anda dalam mengatur pencahayaan kilat atau set, tetapi juga memberikan kemampuan untuk mengirimkan seseorang jika diperlukan untuk mencari atribut yang hilang, layanan katering, pakaian yang sesuai, dll.
Walau Anda mungkin lebih cenderung memiliki sifat yang kacau dan lebih suka menyelesaikan 25 hal sekaligus - dalam mengelola pesanan, pendekatan terstruktur akan membantu Anda menjaga kendali dan bekerja secara efisien. Asisten dapat membantu Anda dengan tugas-tugas kecil, sehingga Anda dapat fokus sepenuhnya pada hal-hal yang penting - fotografi dan kerjasama dengan pelanggan.
Berbeda dengan banyak rekan saya, saya selalu menganggapnya sebagai pengayaan jika pelanggan saya hadir secara langsung di lokasi pemotretan. Hal ini menjamin bahwa kepentingan pelanggan saya diimplementasikan secara visual oleh saya. Pada saat yang sama, kehadiran pelanggan atau wakilnya mencegah pemberi pesanan untuk merusak hasil foto, karena jika saya melakukan pemotretan sesuai instruksi wakil yang hadir, saya tidak dapat dimintai pertanggungjawaban jika hasilnya tidak disukai oleh pemberi pesanan.
Syaratnya adalah tentu saja, bahwa saya secara teratur menunjukkan hasil digital kepada wakil, sebagai tahap interim - idealnya melalui monitor komputer, dan bahwa saya melaksanakan instruksi atau saran perbaikannya.
Jika tidak ada karyawan dari pemberi pesanan yang hadir saat pemotretan, sebagai jaminan, tidak akan merugikan jika Anda beberapa kali mengirimkan hasil foto melalui email kepada pemberi pesanan, sehingga mereka dapat memantau perkembangan pemotretan dan "menyetujui" yang telah tercapai sejauh ini. Jika terjadi sesuatu yang tidak terduga, selalu baik jika Anda dapat menghubungi pemberi pesanan dengan cepat melalui telepon. Jadi, untuk keadaan darurat, pastikan juga untuk meminta nomor handphone pelanggan Anda.
Setelah selesai melakukan pemotretan, foto harus dicek oleh Anda sebelum Anda mengirimkannya kepada pelanggan. Peninjauan pribadi oleh fotografer bertujuan untuk mendeteksi kesalahan yang mungkin ada, karena tidak ada yang lebih memalukan daripada jika pelanggan Anda menelepon dan menemukan kesalahan, sementara Anda masih tanpa sepengetahuan.
Lakukanlah 1-2 cadangan data di hard disk eksternal sebelum Anda mengirimkan hasilnya kepada pelanggan Anda. Jadi, cukup letakkan kartu memori asli di dalam amplop dan kirimkan melalui pos kepada pelanggan Anda, cara ini tidak bisa diterima!
Akan disayangkan jika hasil pemotretan pesanan hilang. Selalu buat salinan cadangan yang cukup!
Seringkali pemberi pesanan akan hadir selama pemotretan dan membawa laptop pribadi mereka. Dalam situasi seperti itu, mereka dengan penuh rasa penasaran akan menunggu Anda menukar kartu memori penuh dengan kartu kosong, sehingga mereka dapat segera memuat dan meneliti foto-foto tersebut di komputer mereka selama pemotretan masih berlangsung.
Penerbitan Faktur
Faktur dengan jumlah faktur mulai dari 100,- Euro harus memenuhi persyaratan berikut agar diakui oleh otoritas pajak. Jika faktur tidak memenuhi persyaratan, bisa saja terjadi bahwa pelanggan Anda - dengan alasan yang tepat! - menolak untuk membayar. Jika dia tetap membayarnya, maka kemungkinan otoritas pajaknya tidak memberikan potongan pajak masukan atau mungkin juga tidak mengakui pengurangan pajak atas total jumlah faktur. Dan hal yang sama berlaku bagi Anda: Perhatikan sebelum membayar faktur dari kreditur, keberadaan poin-poin berikut:
• Menyebutkan "Faktur"
• Nama lengkap dan alamat lengkap penerima dan pengirim layanan dalam faktur
• Nama dan alamat Anda (penerbit faktur; juga dapat berupa alamat tempat usaha)
• Nomor pajak atau alternatif Nomor Identifikasi Pajak Penjualan
• Tanggal faktur (tanggal pembuatan)
• Nomor faktur (nomor harus diberikan secara berurutan dan harus jelas; tidak perlu mengikuti format tertentu)
• Layanan yang diberikan (Jumlah dan jenis barang yang disampaikan atau ruang lingkup dan jenis layanan lainnya)
• Tanggal pengiriman (jika tidak ada tanggal pengiriman terpisah yang dapat diatur, Anda dapat menggunakan rumusan standar "Tanggal pengiriman adalah tanggal faktur" jika tidak ada tanggal pengiriman yang diberikan)
• Entitas yang terkait dengan tarif pajak untuk layanan fotografi yang dipecahkan berdasarkan tarif pajak
• Tarif pajak pertambahan nilai yang berlaku (kecuali Anda adalah "pengusaha kecil umsatzsteuer"; lihat di bawah ini)
• Jumlah pajak pertambahan nilai yang dihasilkan
• Total jumlah faktur (disarankan; tetapi bukan bagian yang diwajibkan secara hukum)
• Rincian rekening bank dari penerbit (disarankan; tetapi bukan bagian yang diwajibkan secara hukum)
• Batas waktu pembayaran (disarankan; tetapi bukan bagian yang diwajibkan secara hukum).
Bagi para fotografer, disarankan juga untuk menuliskan kembali lingkup hak penggunaan yang diberikan di faktur. Hanya sebagai pengingat. Dengan demikian, tidak akan ada kebingungan di pihak klien.
Di faktur akan dicantumkan jumlah bersih dari masing-masing pos faktur, kemudian total pajak penjualan yang jatuh tempo serta total bruto sebagai jumlah faktur yang harus dibayar. Jika telah disepakati batas pembayaran dalam penawaran atau selama negosiasi kontrak, penambahan informasi itu juga biasa untuk ditampilkan di faktur.
Jika Anda adalah pengusaha kecil yang bebas pajak menurut Paragraf 19 UStG (jika dalam tahun lalu omset tidak melebihi 17.500 euro dan dalam tahun ini diprediksi tidak melebihi 50.000 euro), maka Anda hanya perlu menunjukkan jumlah dari setiap pos dan totalnya. Menurut teks hukum, jumlah pajak penjualan sudah termasuk dalam pos ini; pajak tersebut tidak perlu dicantumkan dan juga tidak perlu dibayarkan kepada kantor pajak.
Sistem Penagihan
Semoga pelanggan Anda membayar tepat waktu! Namun sayangnya, seringkali terjadi bahwa tagihan tidak segera dibayarkan. Hal ini bisa disebabkan oleh berbagai alasan. Beberapa perusahaan umumnya membayar tagihan dengan keterlambatan beberapa bulan, yang menghasilkan keuntungan bunga. Yang lain mungkin ingin membayar, tetapi tidak bisa, misalnya karena kesulitan keuangan. Banyak yang menunggu pembayaran, misalnya dari kantor pajak untuk pengembalian pajak. Ada juga yang mencoba mengurangi jumlah pembayaran tagihan dengan mengeluhkan kesalahan yang diduga dalam pekerjaan fotografi.
Jika pelanggan Anda tidak membayar tagihan tepat waktu, alangkah baiknya jangan segera mengancam. Mungkin faktur tersebut benar-benar terselip di antara tumpukan kertas. Pertama-tama, tanyakan dengan sopan apa yang menyebabkan keterlambatan pembayaran. Jika pembayaran tetap tidak dilakukan, aturlah batas waktu yang wajar (2-3 minggu) dan setelah itu, Anda dapat menghubungi seorang pengacara.
Secara umum, tagihan harus segera diselesaikan, kecuali ada kesepakatan lain. Jika pelanggan Anda tidak membayar tepat waktu, tidak perlu diingatkan lebih lanjut agar jatuh tempo, tetapi secara otomatis akan jatuh tempo setelah melewati batas waktu. Untuk dapat membuktikan bahwa pelanggan Anda telah menerima tagihan, disarankan untuk mengirimkannya sekali lagi melalui faksimile bersama dengan versi aslinya. Atau langsung melalui surat tercatat. Namun, tidak etis jika Anda menduga sejak awal bahwa pelanggan tidak akan membayar.
Jika pelanggan tidak membayar setelah jatuh tempo, biasanya akan menunggu 1-2 minggu lagi sebelum bertanya dengan sopan alasan belum membayar tagihan. Jika dalam proses tersebut ternyata pembayaran sengaja tidak dilakukan, setelah lewat satu minggu lagi Anda bisa mengirimkan pengingat pembayaran dengan permintaan untuk segera melunasi tagihan yang tertunggak. Biaya pengingat (yang harus realistis, yaitu sekitar 3 hingga 5 euro) serta bunga masa tenggang dapat ditagihkan tambahan.
Bunga masa tenggang dihitung sebesar 5% (per tahun) di atas suku bunga dasar Bank Sentral Eropa (ECB).
Jika pengingat tidak sukses, sebaiknya Anda segera mengunjungi pengacara yang akan menagih utang Anda - jika perlu, bahkan melalui pengadilan. Biaya yang timbul harus ditanggung oleh debitur, atau pelanggan Anda, kecuali jika terungkap bahwa ia memiliki alasan yang sah untuk menolak pembayaran, yang hampir tidak mungkin terjadi jika Anda telah menyediakan foto yang "sedang atau baik" dengan cukup baik.
