Zoom menyediakan cara yang sederhana dan efektif untuk merencanakan dan mengundang peserta secara spesifik pertemuan. Dalam panduan ini, Anda akan belajar cara merencanakan pertemuan Zoom dan mengirimkan tautan yang sesuai melalui email.
Poin Penting
- Perencanaan yang tepat sangat penting untuk kesuksesan pertemuan.
- Anda dapat menetapkan detail pertemuan seperti tanggal, waktu, dan peserta.
- Kemampuan mengirimkan tautan melalui email membantu untuk memberi informasi kepada peserta dengan cepat dan efisien.
Panduan Langkah Demi Langkah
Untuk merencanakan pertemuan Zoom, ikuti langkah-langkah ini:
1. Merencanakan Pertemuan Zoom
Buka aplikasi Zoom dan pilih opsi "Rencanakan". Anda akan diarahkan ke jendela baru di mana Anda dapat menetapkan detail pertemuan.
2. Menetapkan Judul Pertemuan
Kolom pertama yang harus Anda isi adalah judul pertemuan. Ini harus mencakup topik yang jelas dan padat agar semua peserta yang diundang segera mengetahui tentang apa pertemuan tersebut.
3. Memilih Tanggal dan Waktu
Pilih tanggal dan waktu untuk pertemuan Anda. Anda dapat menetapkan tanggal di masa depan, misalnya 31 Oktober 2023 pukul 10 pagi. Pastikan juga untuk memperkirakan durasi pertemuan, misalnya satu jam.
4. Menyiapkan Pertemuan Berulang
Jika Anda ingin mengatur pertemuan rutin, Anda memiliki opsi untuk mengaturnya sebagai pertemuan berulang. Misalnya, Anda dapat menetapkan pertemuan ini setiap hari Sabtu pukul 10 pagi. Namun, dalam kebanyakan kasus, ini bersifat opsional dan tergantung pada kebutuhan Anda.
5. Menetapkan Zona Waktu
Pastikan Anda memilih zona waktu yang tepat. Dalam contoh ini, Anda memilih zona waktu "Paris", yang relevan untuk kebanyakan orang Eropa Tengah.
6. Mengatur ID Pertemuan dan Kode Keamanan
ID Pertemuan akan otomatis dibuat. Anda juga dapat menambahkan kode keamanan untuk memberikan tingkat keamanan tambahan. Kode ini diperlukan jika peserta ingin bergabung melalui telepon atau sistem konferensi.
7. Mengonfigurasi Ruang Tunggu
Ruang tunggu adalah fitur menarik yang memungkinkan Anda mengontrol peserta sebelum masuk ke dalam pertemuan. Anda dapat mengaktifkan atau menonaktifkan ruang tunggu. Jika ruang tunggu diaktifkan, Anda harus menerima setiap peserta sebelum mereka dapat masuk.
8. Menetapkan Pengaturan Video
Tentukan apakah host dan peserta harus mengaktifkan video saat pertemuan dimulai. Ini bisa sangat berguna jika seseorang yang merencanakan pertemuan tidak akan berpartisipasi di dalamnya.
9. Memilih Opsi Kalender
Pilih kalender yang ingin Anda gunakan untuk pengingat. Anda dapat memilih antara Outlook, Google Calendar, dan opsi lainnya. Dalam kasus ini, Anda memilih Outlook.
10. Menyesuaikan Pengaturan Lanjutan
Dalam pengaturan lanjutan, Anda dapat menetapkan kondisi-kondisi tambahan, misalnya, bahwa peserta dapat masuk ke pertemuan sebelum host. Di sini Anda juga harus mengaktifkan opsi untuk secara otomatis mematikan suara peserta baru saat masuk.
11. Menyimpan Pertemuan
Setelah Anda menyelesaikan semua pengaturan, klik "Simpan". Pertemuan akan segera dibuat dan Anda akan diberikan tautan untuk pertemuan itu.
12. Mengirim Tautan melalui Email
Untuk mengirim tautan, Anda bisa menyalinnya dan mengirimkan email kepada peserta yang diundang. Anda juga bisa menggunakan fitur di dalam Zoom untuk mengundang orang langsung, namun ini terkadang rentan terhadap kesalahan. Disarankan untuk menyalin tautan secara manual ke email Anda sendiri untuk memastikan semua peserta menerimanya tepat waktu.
13. Konfirmasi Pengiriman Email
Buka program email Anda dan konfirmasi bahwa undangan telah berhasil dikirim. Anda bisa langsung mengirimkan tautan kepada orang yang Anda undang dengan cara mengirimkan email pribadi.
14. Bergabung dalam Rapat
Semua sudah disiapkan, dan orang-orang yang diundang dapat bergabung dalam rapat. Melalui tautan yang telah Anda kirimkan, setiap orang dapat langsung bergabung dalam rapat.
Ringkasan
Dengan langkah-langkah ini, Anda dapat merencanakan rapat Zoom dengan efektif dan memastikan semua peserta mendapatkan informasi tepat waktu. Berbagai pilihan dan pengaturan membantu Anda menyelenggarakan rapat sehingga berjalan dengan efisien dan terorganisir.
Pertanyaan Umum
Bagaimana cara merencanakan rapat Zoom?Anda dapat merencanakan rapat dengan membuka aplikasi Zoom, memilih opsi "Rencanakan," dan memasukkan detail yang diperlukan.
Bisakah saya membuat rapat berulang?Ya, saat merencanakan Anda memiliki opsi untuk menjadwalkan rapat sebagai rapat berulang.
Bagaimana cara mengirimkan tautan rapat melalui email?Anda dapat menyalin tautan dan memasukkannya secara manual ke dalam email atau mengirimkan undangan langsung melalui Zoom. Disarankan untuk mengirimkan tautan secara manual untuk memastikan tautan sampai.
Apa itu Ruang Tunggu?Ruang Tunggu adalah fitur yang memungkinkan Anda untuk mengontrol kapan peserta boleh bergabung dalam rapat. Anda harus menerima peserta tersebut sebelum mereka masuk.
Bagaimana cara mematikan mikrofon peserta?Anda dapat mengatur dalam pengaturan lanjutan agar peserta baru masuk langsung dimatikan mikrofonnya.
