Jika Anda perlu mencetak amplop secara teratur, baik untuk undangan pribadi atau korespondensi bisnis, Anda ingin menyederhanakan proses ini seefisien mungkin. Alih-alih memformat setiap amplop secara manual, Anda dapat menggunakan fitur Mail Merge di Word untuk secara otomatis membuat beberapa amplop dengan penerima yang berbeda. Dalam panduan ini, Anda akan belajar cara mencetak amplop dan mempersiapkannya untuk pengiriman.
Pengetahuan Penting
- Mail Merge di Word memungkinkan Anda untuk membuat beberapa amplop secara otomatis.
- Anda dapat mengimpor data penerima dari tabel Excel untuk memudahkan pencetakan.
- Word menyediakan berbagai fungsi untuk menyesuaikan format alamat.
Panduan Langkah demi Langkah
Pertama, buka dokumen Word kosong dan navigasikan ke Tab "Mailings". Di sini Anda akan menemukan opsi "Amplop".
Klik "Amplop" untuk membuka jendela amplop dan label. Di jendela ini, Anda dapat memasukkan alamat pengirim dan penerima. Contoh ini menunjukkan bagaimana Mail Merge untuk beberapa penerima diatur.
Anda ingin mencetak beberapa amplop sekaligus. Beralihlah ke opsi dan pilih format amplop yang sesuai. Secara default, format "DL" diatur. Jika Anda ingin menggunakan format lain, Anda dapat menyesuaikannya di sini.
Sesuatu yang penting untuk diperhatikan adalah opsi pencetakan. Bergantung pada model printer Anda, cara amplop dimasukkan ke dalam printer dapat berbeda. Disarankan untuk menggunakan selembar kertas A4 sebagai contoh sebelum mencetak untuk melihat bagaimana amplop dimasukkan.
Jika semuanya sudah beres, klik "OK" untuk menambahkan amplop ke dokumen Anda. Dengan demikian, Anda akan mendapatkan dokumen dengan alamat pengirim dan tempat untuk alamat penerima.
Sekarang waktunya untuk mengimpor data untuk Mail Merge. Anda seharusnya sudah menyiapkan file Excel dengan daftar penerima. File ini harus berisi kolom-kolom yang sesuai untuk nama depan, nama belakang, alamat, dan sebagainya.
Tutup tabel Excel Anda dan kembali ke Word. Pilih "Mulai Mail Merge" dan kemudian "Amplop". Word akan bertanya amplop mana yang ingin Anda gunakan untuk Mail Merge. Pilih amplop yang Anda perlukan.
Setelah Anda mengklik "OK", amplop akan ditampilkan di layar Anda. Di bawah Tab "Mailing", Anda sekarang juga akan menemukan opsi untuk memilih penerima.
Di sini Anda bisa membuat daftar baru atau memilih tabel Excel Anda. Pilih file Excel dan konfirmasikan tabel mana yang ingin Anda gunakan.
Sekarang semua penerima dapat ditemukan di dokumen Anda. Anda dapat mengedit daftar penerima untuk memastikan semua data yang diperlukan benar. Word juga mengizinkan Anda untuk menyaring daftar atau menghapus duplikat.
Sekarang Anda dapat menentukan blok alamat untuk amplop. Klik "Block Alamat" untuk menyesuaikan elemen alamat yang akan muncul di setiap amplop.
Jika Anda memiliki persyaratan format tertentu, misalnya menyebutkan negara hanya untuk pengiriman internasional, Anda juga bisa menyesuaikan pengaturan ini.
Saat semua sudah diatur, Anda akan melihat di jendela pratinjau bagaimana amplop akan terlihat. Jika Anda ingin melakukan perubahan, Anda dapat dengan mudah menyesuaikan posisi alamat.
Dengan mengklik "Selesaikan dan Gabung", Anda dapat membuat file cetak. Anda juga memiliki opsi untuk mengirimkan amplop melalui email atau mentransfernya ke dokumen baru.
Sekarang Anda dapat melihat bahwa Word telah membuat setiap amplop secara individual. Anda sekarang dapat mengirimnya ke printer Anda atau menghapusnya jika perlu.
Secara keseluruhan, Anda telah belajar melalui langkah-langkah ini bagaimana cara mencetak secara efisien amplop untuk beberapa penerima dengan menggunakan fungsi penggabungan surat dari Word.
Zusammenfassung
Dengan langkah-langkah sebelumnya, Anda sekarang siap untuk membuat amplop di Word dan menyiapkannya langsung untuk pengiriman. Anda dapat dengan mudah bekerja dengan jumlah data besar dan mencetak sejumlah amplop yang dipersonalisasi dalam waktu singkat.
Häufig gestellte Fragen
Apa format yang bisa saya pilih saat mencetak amplop di Word?Format amplop standar adalah DL, C5, C6, dan format umum lainnya.
Bagaimana cara menyesuaikan daftar penerima saya untuk penggabungan surat?Anda dapat mengedit daftar di Excel untuk memastikan semua data relevan benar.
Apa yang harus dilakukan jika alamat tidak ditampilkan dengan benar?Pastikan bahwa kolom dalam tabel Excel Anda diberi nama dengan benar dan blok alamat dalam Word dikonfigurasi dengan benar.
Bisakah saya mengedit amplop setelah penggabungan surat?Ya, Anda dapat menyesuaikan amplop yang dihasilkan di dokumen baru sebelum mencetaknya.
Bisakah saya mengirimkan amplop melalui email?Ya, Anda juga dapat langsung mengirimkan amplop melalui email, asalkan Anda membuat pengaturan yang sesuai di Word.
