Manajemen Proyek membutuhkan perencanaan yang presisi untuk memastikan efisiensi dan keberhasilan proyek. Langkah sentral di sini adalah mengevaluasi dengan efisien durasi setiap tugas dan penugasan sumber daya yang diperlukan. Dalam panduan ini, Anda akan belajar bagaimana cara memulai perencanaan waktu dan penyebaran sumber daya untuk proyek Anda secara optimal.
Pengetahuan Utama
- Melibatkan semua pihak dalam estimasi waktu.
- Mempertimbangkan buffer hukum dan organisatoris.
- Menetapkan dengan jelas sumber daya dan merencanakan tumpang tindih tugas.
- Memiliki kalender digital untuk penyebaran tugas.
Panduan Langkah Demi Langkah
1. Menaksir Durasi Tugas
Untuk memperkirakan durasi keseluruhan proyek, penting untuk secara realistis menaksir ruang lingkup setiap tugas. Dapatkan perkiraan dari semua pihak yang terlibat dalam proyek untuk menghindari kesalahan perkiraan. Misalnya, desain awalnya dapat diperkirakan untuk dua minggu, namun perancang grafis dapat menyatakan bahwa ia membutuhkan empat minggu. Pastikan untuk meminta pendapat semua anggota tim untuk mendapatkan perkiraan yang kuat.
2. Merencanakan Alasan Hukum dan Buffer
Selain menilai tugas, stabilitas organisatoris dan hukum juga harus dipertimbangkan. Misalnya, jika izin dari wewenang diperlukan, ini dapat memperpanjang durasi proyek. Penting untuk merencanakan buffer waktu untuk menanggulangi keterlambatan. Sebelum perencanaan final, Anda harus menyadari bahwa faktor-faktor tak terduga dapat memengaruhi jadwal waktu.
3. Menetapkan Sumber Daya
Setelah perencanaan waktu dibuat, tugas berikutnya adalah penugasan sumber daya. Pertimbangkan siapa yang bertanggung jawab untuk setiap tugas dan merencanakan sumber daya yang diperlukan. Anda juga harus mempertimbangkan biaya per jam untuk setiap orang serta mengatur peraturan lembur. Pastikan bahwa karyawan tidak terlibat dalam dua tugas sekaligus untuk menghindari tumpang tindih dan pekerjaan tambahan yang diperlukan.
4. Membuat Kalender
Berdasarkan estimasi tugas dan penugasan sumber daya, Anda harus membuat kalender. Mencatat semua tugas dan batas waktu dalam kalender sentral, idealnya digital, memungkinkan tim Anda untuk dengan cepat melihat semua informasi yang relevan. Ini meningkatkan transparansi dan meningkatkan komunikasi di dalam tim.
5. Menyelipkan Informasi ke dalam Kalender
Jadikan informasi dalam kalender tersedia untuk semua anggota tim, sehingga mereka dapat melacak kemajuan kapan saja. Platform online memungkinkan anggota tim untuk dengan mudah memasukkan perubahan dan tetap terinformasi. Dengan demikian, perencanaan tidak hanya menjadi efisien, tetapi juga fleksibel.
Ringkasan
Dalam panduan ini, Anda belajar bagaimana menilai durasi setiap tugas dalam proyek secara realistis, mempertimbangkan buffer hukum, dan menetapkan sumber daya secara efektif. Dengan kalender yang dibuat dengan cermat, Anda sekarang memiliki dasar yang diperlukan untuk perencanaan proyek yang sukses.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Bagaimana cara memasukkan semua anggota tim dalam perencanaan?Tanyakan kepada semua yang terlibat untuk estimasi dan pengalaman mereka. Pertimbangkan umpan balik mereka.
Apa yang harus dilakukan jika tenggat waktu tumpang tindih?Pastikan penugasan tugas jelas dan tidak ada konflik dalam sumber daya.
Seberapa penting kalender digital?Kalender digital memberi transparansi dan akses cepat ke informasi bagi semua anggota tim.
