Memantau kemajuan proyek secara efektif di MS Project

Mengecek kemajuan suatu proyek secara teratur sangat penting untuk keberhasilan manajemen proyek. Dalam tutorial ini, saya akan menunjukkan langkah demi langkah bagaimana cara memeriksa dan menyesuaikan kemajuan proyek di MS Project. Kamu akan belajar bagaimana menggunakan berbagai tampilan, memasukkan data kemajuan sesuai perencanaan proyek, dan menetapkan rencana dasar untuk membandingkan antara kondisi sebenarnya dan yang seharusnya.

Temuan Utama

• Untuk memeriksa kemajuan di MS Project, beralih ke tampilan "Diagram Gantt Monitoring".
• Masukkan kemajuan masing-masing tugas untuk menggambarkan total kemajuan proyek.
• Pastikan untuk menetapkan rencana dasar sebelum memasukkan kemajuan, untuk memastikan dapat dibandingkan.

Panduan Langkah Demi Langkah

1. Aktifkan Diagram Gantt untuk Pemantauan

Untuk mendapatkan kontrol yang tepat atas kemajuan proyek, pertama-tama kamu harus memilih format yang benar. Beralih ke tab "Tugas" dan pilih opsi "Diagram Gantt Monitoring" di sisi kiri. Pilihan ini akan memberikanmu gambaran tentang status proyek kamu dan penting untuk analisis lebih lanjut.

2. Masukkan Data Kemajuan

Di tampilan Diagram Gantt Monitoring, kamu sekarang dapat memulai memasukkan data kemajuan. Klik pada tugas yang ingin kamu periksa. Kamu akan melihat seberapa persen telah selesai. Di sini kamu bisa menyesuaikan persentase yang memberikanmu gambaran jelas mengenai sejauh mana tugas tersebut telah selesai.

3. Sesuaikan Persentase

Setelah memilih tugas, kamu dapat mengubah angka kemajuan. Misalnya, jika kamu menemukan bahwa tugas "Brainstorming" telah selesai 100%, masukkan nilai "100%". Mengubah nilai ini penting untuk memastikan proyekmu diperbarui sesuai.

4. Pantau Status Kejadian

Saat memasukkan persentase, pastikan tampilan warna kemajuan muncul. Nilai di bawah 100% akan ditampilkan dalam warna merah, sementara 100% akan ditampilkan dalam warna biru. Indikator visual ini membantu kamu untuk dengan cepat melihat bagian mana dari proyekmu yang belum selesai.

5. Tandai Kemajuan Sebagai Terjadwal

Jika kamu ingin menyesuaikan pelacakan kemajuan, kamu juga dapat menandai kemajuan sebagai terjadwal. Lakukan ini setelah memasukkan data kemajuan. Klik persentase di samping tugas. Dengan melakukan itu, MS Project akan menandainya sebagai sesuai dengan tenggat waktu.

6. Sesuaikan Proyek

Jika jadwal proyekmu berubah, kamu dapat menyesuaikan durasi dan sisa durasi tugas sesuai. Misalnya, jika tanggal mulainya dimundurkan dari tanggal 29 ke tanggal 30, kamu akan melihat seluruh kerangka waktu proyekmu berubah diukur dengan perubahan tersebut.

7. Pertimbangkan Hari Penyangga

Pastikan untuk menggunakan hari penyangga dengan bijak. Jika ada hari penyangga yang tidak digunakan, hal ini dapat mengubah jadwal. Pastikan semua data relevan, seperti waktu mulai dan total durasi kerja, tetap terkini.

8. Tetapkan Rencana Dasar

Sebelum memasukkan kemajuan, penting untuk membuat rencana dasar. Pergi ke menu "Proyek" dan pilih "Tetapkan Rencana Dasar". Di sini kamu dapat membuat rencana dasar dan menjaga data asli proyekmu. Ini sangat penting untuk memiliki basis perbandingan antara kemajuan yang direncanakan dan aktual.

9. Bandingkan Antara Rencana dan Kenyataan

Setelah menetapkan rencana dasar, kamu dapat membandingkan data aktual dengan rencana. Hal ini memberikanmu wawasan mengenai efisiensi manajemen proyekmu dan memungkinkanmu untuk melakukan penyesuaian tepat waktu demi menjaga proyek tetap berjalan sesuai rencana.

Ringkasan

Memeriksa kemajuan proyek di MS Project merupakan aspek penting dari manajemen proyek. Dengan menggunakan fungsi pemantauan Diagram Gantt dengan benar dan menyesuaikan persentase, kamu dapat selalu mengawasi kemajuan proyekmu. Jangan ragu untuk membuat rencana dasar sehingga kamu dapat membuat perbandingan yang realistis. Dua aspek ini bersama-sama memungkinkanmu untuk mengelola proyek dengan sukses dan efisien.