Perencana tim dan kalender dalam *MS* *Project* memungkinkan Anda untuk merencanakan tugas dan sumber daya Anda dengan tepat dan efisien. Melalui alat-alat ini, Anda dapat tetap mengawasi proyek, menetapkan tugas, dan mendeteksi bottleneck secara dini. Dalam panduan ini, Anda akan belajar langkah demi langkah bagaimana menggunakan perencana tim dan kalender secara efektif. Mari langsung masuk dan menjelajahi penggunaan kedua fitur penting ini.
Temuan Utama
- Perencana tim memberikan gambaran tentang sumber daya dan tugas yang diberikan.
- Kalender memungkinkan tampilan bulanan dan mingguan dari pekerjaan yang direncanakan.
- Perencanaan yang teliti dan penyesuaian koneksi yang mungkin diperlukan krusial untuk kelancaran proyek.
Panduan Langkah demi Langkah
Akses ke Perencana Tim
Untuk menggunakan perencana tim di MS Project, Anda beralih ke tampilan tugas dan tab "Perencana Tim". Di sana, Anda dapat melihat nama-nama sumber daya yang dijadwalkan dalam proyek Anda. Dalam contoh kami, nama-nama tersebut adalah Müller, Schulz, dan Heinz. Dengan demikian, Anda langsung mendapatkan gambaran tugas mana yang ditugaskan dan apakah sudah selesai atau belum.
Selain itu, Anda dapat melihat kapan tugas-tugas tertentu harus diselesaikan dan dalam tahap mana tugas-tugas tersebut berada. Di bawah nama-nama sumber daya, Anda juga dapat melihat tugas-tugas yang belum ditugaskan. Ini seringkali berupa rapat atau aktivitas terjadwal lainnya yang saat ini belum ditugaskan ke siapa pun.
Memindahkan Tugas
Satu dari fungsi yang berguna dalam perencana tim adalah kemampuan untuk memindahkan tugas yang belum dimulai. Misalnya, jika Anda melihat bahwa Heinz kelebihan beban dengan tugasnya saat ini, Anda dapat memutuskan untuk menunda tugas yang belum dimulai seperti "Membersihkan" untuk waktu yang lebih sesuai atau bahkan menugaskannya ke anggota tim lain, seperti Müller.
Hal penting di sini adalah Anda harus menyesuaikan koneksi tugas yang mungkin ada di diagram Gantt. Jika tidak, perubahan yang Anda buat dalam perencana tim tidak akan dilakukan dengan benar. Jika Anda ingin menghapus koneksi antara dua tugas, Anda harus melakukannya di diagram Gantt untuk memastikan segalanya tetap berjalan lancar.
Menggunakan Kalender
Untuk menggunakan kalender di MS Project, Anda juga dapat mengaksesnya melalui menu pilihan. Kalender memberikan gambaran yang mirip dengan perencana tim, namun tanpa sumber daya yang spesifik. Di sini, Anda dapat melihat pekerjaan dalam tampilan bulanan dan memfilternya berdasarkan minggu atau periode waktu khusus jika diperlukan.
Dengan demikian, Anda akan mendapatkan gambaran penuh tentang semua tugas yang akan datang tanpa fokus pada sumber daya. Jika Anda ingin, Anda juga dapat membatasi tampilan ke minggu tertentu untuk melihat pekerjaan yang akan datang secara detail.
Namun, Anda tidak dapat melakukan perubahan langsung dalam kalender. Kalender ini lebih untuk pengawasan dan perencanaan. Anda dapat menyesuaikan tata letak dan ketinggian tampilan minggu, namun proses tetap sama.
Pilihan Penyesuaian dan Pengawasan
Perencana tim memberikan gambaran yang optimal terkait perencanaan sumber daya Anda. Di sini, Anda dapat menetapkan fungsi terjadwal secara manual atau otomatis dan memeriksa status terkini untuk vorgang yang tertunda. Dengan ini, Anda dapat bereaksi tepat waktu dan menyesuaikan perencanaan Anda jika diperlukan.
Selain itu, penting juga untuk terlibat dalam perencanaan di dalam diagram Gantt untuk memastikan bahwa semua koneksi dan ketergantungan diatur dengan benar. Dengan begitu, Anda menciptakan perencanaan proyek yang konsisten dan terkini.
Ringkasan
Panduan ini memberikan tips dan teknik berharga untuk memanfaatkan perencana tim dan kalender dalam MS Project. Dengan merencanakan dan menyesuaikan sumber daya Anda dengan efisien, Anda dapat menjamin kesuksesan proyek Anda.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Bagaimana cara mengakses perencana tim?Anda dapat mengakses perencana tim dengan beralih ke tampilan tugas dan tab "Perencana Tim".
Akankah saya dapat memindahkan tugas dalam perencana tim?Ya, Anda dapat memindahkan tugas yang belum dimulai dalam perencana tim dan menugaskannya kembali.
Bagaimana cara kerja kalender dalam MS Project?Kalender memberikan tampilan bulanan dan mingguan dari tugas yang direncanakan, namun Anda tidak dapat melakukan penyesuaian langsung.
Apakah saya perlu menyesuaikan koneksi yang ada ketika saya memindahkan tugas dalam perencana tim?Ya, diperlukan untuk menyesuaikan semua koneksi vorgang yang ada dalam diagram Gantt untuk dapat mengimplementasikan perubahan dalam perencana tim dengan benar.
