Untuk orang-orang dengan gangguan penglihatan atau kecacatan lainnya, fitur khusus peralatan dibutuhkan untuk meningkatkan nilai yang digunakan dari file PDF. Syarat dasar untuk penggunaan yang ramah akses adalah struktur file. Dalam struktur ini, elemen-elemen berbeda seperti Heading Level 1, 2, dll., paragraf, gambar dengan deskripsi singkat, tabel, atau elemen dekoratif masing-masing diidentifikasi dan memudahkan pengguna untuk menavigasi (mis. dengan keyboard bukan mouse) dan orientasi. Elemen struktur ini disebut sebagai Tags. Dengan Tags ini, konten file PDF dapat dikendalikan secara logis dan dapat diakses melalui keluaran suara.
Selain pemberian bahasa yang jelas dan pengkodean karakter standar, urutan konten yang jelas serta bantuan navigasi dalam bentuk bookmark harus ditetapkan dalam file yang lebih panjang.
Opsi lain yang memungkinkan penggunaan bebas hambatan adalah penyesuaian dinamis untuk pembatasan baris pada faktor zoom yang lebih tinggi, seperti yang diperlukan pada gangguan penglihatan, tetapi juga saat membaca di smartphone atau tablet. Tampilan ini disebut smart reflow dalam Acrobat dan di sini file yang terstruktur dengan baik akan menguntungkan.
Syarat optimal untuk menciptakan aksesibilitas adalah ketika dalam file sumber seperti Word atau InDesign, bekerja dengan gaya format. Maka struktur ini dapat diwariskan ke file PDF dan Acrobat dapat menghasilkan Tags dari situ.
Di kategori Bantuan Masukan dan Keluaran di Toolbar berlokasi alat-alat yang relevan untuk mengedit struktur. Pengaturan dasar untuk tampilan di sisi pengguna dapat dilakukan melalui Wizard Setup.
Pada layar kedua, misalnya, warna kontras yang tinggi untuk teks dan latar belakang dapat diatur jika diperlukan. Ini dapat berbeda dari hitam dan putih untuk beberapa gangguan penglihatan.
Juga warna bidang formulir dapat disesuaikan di sini.
Setelah mengklik tombol Lanjut, Anda dapat mengatur pengaturan arah baca pada langkah berikutnya. Berbeda dari standar yang disarankan, yaitu mendapatkannya dari dokumen, Anda juga dapat membuat penyesuaian yang berbeda untuk itu.
Setelah mengklik Lanjut, di langkah empat dapat ditentukan apakah saat membaca menggunakan screen reader, hanya halaman yang terlihat atau seluruh dokumen yang diakses.
Juga untuk tata letak halaman sebagai satu halaman atau dua halaman atau gulir dapat dilakukan pengaturan dasar di sini.
Jika zoom ingin tetap pada faktor tetap, aktifkan kotak centang Ganti Zoom Dokumen dan pilih nilai yang diinginkan dari daftar drop-down.
Pada langkah terakhir Tooll Setup-Assistent, berhubungan dengan penyimpanan otomatis - hal ini harus dinonaktifkan saat menggunakan screen reader, karena jika tidak, dokumen akan dimuat ulang setiap kali disimpan dan proses baca akan dimulai dari awal.
Opsi yang membantu adalah kotak centang di tengah: Jika diaktifkan, Acrobat membuka dokumen pada halaman di mana dokumen tersebut terakhir kali ditutup. Dengan demikian, Anda dapat melanjutkan membaca dari tempat yang tepat dan tidak harus mencari kembali pada dokumen yang lebih panjang.
Dengan mengklik tombol Selesai, pengaturan dasar ini akan disimpan.
Untuk memeriksa properti yang relevan untuk aksesibilitas dokumen yang terbuka, klik pada entri Pemeriksaan lengkap Bantuan Masukan dan Keluaran di Toolbar.
Sebelum memulai pemeriksaan, Anda dapat menentukan berbagai detail seperti lokasi penyimpanan laporan keluaran, halaman yang akan disertakan, atau kategori di mana pemeriksaan akan diterapkan (isi halaman, formulir dan tabel, teks alternatif dan heading, atau seluruh dokumen).
Kemudian klik Mulai Pemeriksaan.
Acrobat saat ini menganalisis dokumen saat ini dan menampilkan hasilnya di tab navigasi Pemeriksaan Aksesibilitas di sebelah kiri layar dalam bentuk struktur pohon. Ringkasan ini terbagi menjadi kategori seperti Dokumen, Isi Halaman, Formulir, Teks Alternatif, Tabel, Heading dll., yang dapat dibuka dengan mengklik tanda tambah di depannya.
Dalam kategori yang terbuka ini akan menunjukkan detail yang diperiksa dan hasil dari pemeriksaan tersebut.
Sebagai alternatif dari ringkasan ini, Anda dapat juga menampilkan laporan Bantuan Keluaran dengan mengklik simbol untuk Menu Konteks.
Dalam sebuah tabel, aturan di mana dokumen diperiksa, deskripsi singkat aturan, serta hasil pemeriksaan akan ditampilkan. Aturan ini terhubung dengan halaman bantuan dari Adobe, …
… di mana dijelaskan secara detail bagaimana cara mengatasi kegagalan pemeriksaan.
Pada opsi laporan bantuan keluaran, Anda juga dapat melampirkannya ke dokumen PDF sebagai attachment (misalnya, untuk memungkinkan dokumen diproses lebih lanjut oleh pengguna lain) atau membukanya sebagai file HTML.
Cara yang lebih nyaman untuk memeriksa kecocokan file dengan aksesibilitas adalah dengan menggunakan tindakan Membuat Barier, yang disertakan dengan instalasi standar dan tersedia dalam asisten tindakan. Setelah mengkliknya …
… asisten tindakan akan terbuka dan membimbing pengguna melalui langkah-langkah, mulai dari informasi tentang Judul, Tema, dan Penulis hingga mengindeks gambar yang ditemukan dalam dokumen dan mengidentifikasi bahasa serta tag, hingga pemeriksaan akhir keterjangkauan.
Dengan cara ini, bahkan pengguna yang kurang berpengalaman pun dapat berhasil mengkonversi file PDF menjadi dokumen yang dapat diakses oleh berbagai kalangan.
