Guida rapida e esempio per modificare un modello di fattura

Scopri come modificare i campi in Word e aggiornare tutto in un documento di Word. Breve e poi spiegato più dettagliatamente sull'esempio dei nostri modelli di fattura Word.

Navigazione rapida

Guida rapida: Modifica dei campi in Word e aggiornamento di tutto

Così puoi visualizzare tutte le funzioni dei campi per la modifica dei campi in Word:

Seleziona l'intero documento con la scorciatoia Ctrl + A.
Apri il menu contestuale con un clic destro.
Clicca su Attiva/disattiva funzioni campo.

Mostrare e nascondere le funzioni di campo in Word — Per modificare tutti i campi in Word, seleziona l'intero documento e scegli l'opzione Attiva/disattiva funzioni campo dal menu contestuale.

In questo modo puoi aggiornare tutto in un documento di Word, come ad esempio i campi o l'indice:

Seleziona l'intero documento con la scorciatoia Ctrl + A.
Premi quindi il tasto F9.

Aggiornamento dei campi in Word - funzionamento generale dei modelli di fattura

I nostri modelli di fattura per Word includono campi per il calcolo automatico dei valori. In questo esempio ti spieghiamo come modificare campi singoli e tutti i campi di un documento Word:

Dopo il download, apri la versione del modello di fattura Word che include una funzione di calcolo. Se clicchi su un numero nella colonna posteriore in cui vengono calcolati i prezzi totali, il numero sarà evidenziato in grigio. Questo perché si tratta di campi con formule. Nell'esempio mostrato, il campo nella colonna Totale moltiplica la quantità indicata nella riga per il relativo prezzo unitario.

Campi in Word ad esempio di una fattura. — In questo esempio, il campo moltiplica automaticamente la quantità per il prezzo unitario.

Se modifichi i valori a cui un campo fa riferimento per il calcolo, il risultato nel campo rimarrà invariato inizialmente.

La modifica dei calcoli non avviene automaticamente in Word. — Dopo la modifica dei valori di riferimento, i campi non si modificano direttamente. Nell'esempio la quantità è stata ridotta da 7 a 2 - il prezzo totale per quella posizione è ancora erroneamente di 7.000 €.

Per far sì che il campo effettui un nuovo calcolo, devi aggiornare il campo. Ci sono tre modi per farlo:

Aggiorna un singolo campo dal menu contestuale: Fai clic con il tasto destro del mouse sul campo e seleziona Aggiorna campi.
Aggiorna un singolo campo con una scorciatoia: Seleziona il campo facendo clic con il tasto sinistro del mouse e premi sulla tastiera F9.
Aggiorna tutti i campi nel documento Word: Seleziona i contenuti di tutto il documento con Ctrl + A. Premi quindi F9.

Aggiornare campi in Word — Per aggiornare un singolo campo, fai clic destro su di esso e seleziona dall'elenco contestuale l'opzione "Aggiorna campi". In alternativa, seleziona il campo e premi F9.

Aggiorna tutto in Word. — Aggiornare tutto in un documento di Word: Seleziona tutti i contenuti con la scorciatoia Ctrl + A e premi poi F9.

Aggiungi e modifica nuovi campi - personalizza il modello di fattura

Le tue fatture avranno raramente lo stesso numero di voci di fatturazione. Se desideri aggiungere ulteriori voci, segui questi passaggi:

Clicca con il tasto destro del mouse sulla riga dell'attuale posizione finale. Nel menu contestuale seleziona sotto Inserisci l'opzione Inserisci riga sotto.

Inserire una nuova riga in una tabella di Word. — Esempio di modifica di un modello di fattura (Passaggio 1): Inserisci una nuova posizione nella fattura facendo clic con il tasto destro e selezionando "Inserisci riga" nel menu a comparsa.

Riempi la nuova riga con i valori desiderati. Per il calcolo automatico dei prezzi totali nella colonna posteriore, basta prendere un campo già esistente: seleziona un campo in una delle righe superiori, copialo e incollalo nella nuova riga.

Copiare campi in Word — Esempio di modifica di un modello di fattura (Passaggio 2): Copia un campo da un'altra riga.

Se apporti ora una modifica al campo, noterai che i valori sono sbagliati. Ciò è dovuto al fatto che la formula fa riferimento alle celle indicate nel campo copiato da te. Quindi devi ora adattare i riferimenti nella formula.

Puoi visualizzare la formula di un campo facendo clic con il tasto destro del mouse sul campo e selezionando Attiva/disattiva funzioni campo.

Mostrare le funzioni di campo per un campo in Word. — Esempio di modifica di un modello di fattura (Passaggio 3): Visualizza le funzioni campo per il campo copiato.

Ora puoi modificare i riferimenti. La numerazione delle celle funziona esattamente come in Excel: inizia con la cella A1 nell'angolo in alto a sinistra della tabella.

Per l'esempio mostrato: Nella colonna Totale il campo per la nuova posizione è stato precedentemente copiato dalla riga 5 della tabella. Tuttavia, per calcolare correttamente il valore della riga 6, abbiamo impostato i riferimenti su D6 ed E6.

Modifica campi in Word — Esempio di modifica di un modello di fattura (Passaggio 5): Se hai aggiunto nuove righe, devi adattare di conseguenza i riferimenti delle celle nei nuovi campi. Nell'esempio i valori precedentemente D5 ed E5 sono stati modificati in D6 ed E6.

Importante: Anche il prezzo netto, l'importo dell'IVA e l'importo totale della fattura sono calcolati automaticamente. Quindi, quando aggiungi nuove righe alla tua tabella, devi anche modificare i riferimenti indicati lì. Lo stesso vale se elimini righe esistenti.

Per l'esempio mostrato: Per includere la nuova riga 6 nei totali in basso, è necessario impostare anche i riferimenti da F5 a F6.

Modificare campi in Word — Esempio di modifica di un modello di fattura (Passaggio 6): Se hai aggiunto nuove posizioni nella tabella, devi anche adeguare i riferimenti dei totali. A sinistra: Campi con riferimenti originali (fino a F5). A destra: Campi con riferimenti modificati (con una nuova posizione nella riga 6).

Dopo aver corretto tutte le formule, disattiva di nuovo le funzioni campo (Tasto destro > Attiva/disattiva funzioni campo) e aggiorna i campi.

Nascondere le funzioni campo e aggiornare tutto — Esempio di modifica di un modello di fattura (Passaggio 7): Una volta che hai corretto tutti i riferimenti, nascondi nuovamente le funzioni campo e aggiorna l'intero documento.

Modifica di tutti i campi e aggiornamento – Suggerimenti per un flusso di lavoro rapido

Per adattare rapidamente i modelli di fattura alle tue posizioni di fatturazione, segui questo flusso di lavoro:

Apri il modello di Word e inserisci le righe per tutte le nuove posizioni nella tua fattura insieme alle relative informazioni su tutte le posizioni. Oppure rimuovi troppe righe esistenti.

Riempi il modello di fattura Word con elementi. — Flusso di lavoro rapido (Passaggio 1): Regola la tabella in modo da elencare tutte le posizioni desiderate. Puoi rimuovere o aggiungere posizioni.

Copia ora uno dei campi dalla colonna dei totali e incollalo in tutte le nuove righe.

Seleziona tutto il documento con la scorciatoia Ctrl + A. Fai clic destro e mostra tutte le funzioni di campo tramite il menu contestuale.

Selezionare tutto e mostrare le funzioni dei campi in Word — Flusso di lavoro veloce (passo 3): Seleziona l'intero documento e mostra le funzioni di campo.

Ora adatta i riferimenti per tutti i nuovi campi aggiunti, così come per l'importo netto, l'IVA e il totale.

Regolare i riferimenti nei campi in Word. — Flusso di lavoro veloce (passo 4): Regola i riferimenti nei campi.

Seleziona di nuovo l'intero documento, nascondi di nuovo le funzioni di campo tramite il menu contestuale e premi F9 per aggiornare tutti i campi.

Aggiornare tutto in Word — Flusso di lavoro veloce (passo 5): Seleziona l'intero documento, nascondi le funzioni di campo e premi F9 per aggiornare tutto nel tuo documento.

Aggiorna tutto e modifica campi.