Apri il browser e avvia Google Docs - ogni giorno l'applicazione web ci fa lavorare duramente sulla tastiera. Riassumiamo qui per te le abbreviazioni veramente utili e le funzioni utili che abbiamo incontrato finora... Suggerimenti e trucchi pratici!
Nel frattempo, durante l'uso di Google Docs nel nostro team si sono accumulati numerosi consigli ed esperienze che ci piacerebbe condividere con te. 11 e più suggerimenti e trucchi testati dalla nostra pratica... Cominciamo subito!
- 01 | Utilizzare gli stessi stili in tutti i documenti
- 02 | Creare facilmente l'indice: indice automatico
- 03 | Andare direttamente alla posizione del testo: impostare dei segnalibri
- 04 | Clicca e vai: collegamenti alle intestazioni e ai segnalibri
- 05 | Collegare Google Docs e Google Fogli
- 06 | Conteggio delle parole e dei caratteri
- 07 | I dieci migliori scorciatoie
- 08 | Formattare le tabelle e attivare/disattivare il riempimento delle righe
- 09 | Risolto: il problema delle liste di controllo (AGGIORNAMENTO)
- 10 | Lavorare contemporaneamente su un documento
- 11 | Estrarre immagini in alta qualità da un documento di Google Docs
- 12 | Breve annotazione: Altri suggerimenti e trucchi
1 | Struttura per tutti i documenti: Crea i tuoi stili standard
Utilizziamo Google Docs, tra le altre cose, per descrivere in dettaglio ai nostri sviluppatori quali modifiche sono state apportate a TutKit.com o quali nuove funzionalità devono essere sviluppate per la piattaforma. Spesso si accumulano rapidamente 10, 30, 50 o più pagine e numerosi documenti.
In particolare con progetti più complessi, il nostro consiglio è: utilizza gli stili standard di Google Docs o crea i tuoi. Attualmente è possibile applicare o definire stili per il testo normale, per il titolo del documento, per i sottotitoli e per tre livelli di intestazioni.
Il vantaggio degli stili standard (come in altri programmi di elaborazione del testo): con essi puoi creare facilmente un indice automatico con un solo clic in seguito. Inoltre, è facile inserire link alle intestazioni del tuo testo.
Applicare gli stili standard: Seleziona l'area di testo a cui desideri applicare lo stile, o posiziona il cursore in un punto del paragrafo che desideri formattare. Apri il menu degli stili standard e seleziona lo stile desiderato.
Crea i tuoi stili standard: Formatta nel documento una sezione di testo come desideri che sia uno stile specifico. Apri il menu degli stili standard. Seleziona il pulsante per Aggiorna stile conforme per lo stile desiderato.
Imposta i tuoi stili standard personali per essere utilizzati in tutti i documenti di Google Docs: Imposta tutti gli stili standard con le impostazioni desiderate per Stile conforme. Apri il menu degli stili standard e seleziona sotto Opzioni la funzione Salva come stili standard personali. Da ora in poi puoi richiamare i tuoi stili personali in ogni documento di Google Docs (tra le Opzioni degli stili con Usa i miei stili standard).
2 | Creare facilmente l'indice: Struttura del documento, indice automatico
Se segui il punto 1, il punto 2 diventa facilissimo. Utilizzando gli stili standard per le tue intestazioni, Google Docs sa come è strutturato il tuo documento. Attraverso la piccola icona di elenco sul lato sinistro puoi accedere facilmente alla Struttura del documento e saltare da un'intestazione all'altra.
Parlando di saltellare - ti consigliamo di memorizzare questi tre shortcut:
- Apri la struttura del documento: Ctrl + Alt + A + H oppure Ctrl + Cmd + A + H
- Vai al prossimo titolo: Ctrl + Alt + N + H oppure Ctrl + Cmd + N + H
- Vai al titolo precedente: Ctrl + Alt + P + H oppure Ctrl + Cmd + P + H
Attraverso la scheda Inserisci puoi creare l'Indice automatico del tuo documento con un solo clic. Una volta inserito, puoi sempre aggiornarlo cliccando sull'icona a forma di freccia nell'angolo in alto a sinistra dell'indice e passare direttamente alla corrispondente posizione del documento cliccando su una voce nell'indice.
3 | Sempre pronto all'azione: Impostare i segnalibri
"Caro Stefan, puoi darci un'occhiata veloce?" ... Spesso i colleghi di squadra non devono leggere l'intero opuscolo di 100 pagine. Piuttosto, si desidera puntarli regolarmente su una sezione specifica. Per questo scopo si adatta perfettamente la funzione segna-libro: Basta cliccare su Inserisci, poi su Segnalibro, poi copiarne il link e inviarlo.
Probabilmente una delle nostre funzionalità preferite in Google Docs, poiché viene effettivamente utilizzata in molte situazioni: per collegamenti interni al documento (vedi punto 4), per collegamenti nel sistema di ticket dei nostri programmatori e anche per collegamenti nella tabella del nostro piano editoriale per i social media.
4 | Clicca e vai: Inserire collegamenti a titoli e segnalibri
Stai scrivendo e scrivendo e improvvisamente vuoi riferirti rapidamente a un'altra parte del documento? Questo si può fare splendidamente in modo user-friendly attraverso la finestra Collegamento-. Ecco come aprirla:
- Clicca sull'icona della catena nella barra dei menu.
- O fai clic con il pulsante destro del mouse e nel menu contestuale su Collegamento.
- Oppure, ancora meglio, premi sulla tastiera Ctrl + K o Ctrl + K.
Nella parte inferiore della finestra Collegamento- troverai la magia effettiva di questa funzione: Titoli e Segnalibri. Lì avrai a disposizione un bel elenco di tutti i tuoi titoli e segnalibri pronti per essere collegati direttamente. Estremamente pratico!
5 | Collegamenti specifici: collegamenti a celle specifiche in Google Sheets
Con i segnalibri descritti sopra è possibile creare collegamenti a una sezione specifica in un documento di Google Docs e posizionarli ad esempio anche in una tabella di Google Sheets.
Ma funziona anche al contrario? È possibile ottenere collegamenti a una cella specifica in una tabella di Google? Abbiamo un disperato bisogno di una soluzione e guarda un po', funziona in modo diverso - ma funziona:
Cliccando con il tasto destro sulla cella corrispondente, nel menu contestuale si apre la voce Altro azioni per celle. Proprio lì si nasconde ciò di cui abbiamo bisogno: ottenere il collegamento a questa cella. Una volta cliccato, esso sarà presente negli appunti ...
... e può essere successivamente riutilizzato, ad esempio inserito in un documento di Google Docs ... Utilizziamo regolarmente i segnalibri in Google Docs e i collegamenti a celle specifiche in Google Sheets per saltare tra tabelle e documenti.
6 | Tenere d'occhio il conteggio: visualizzare il numero di parole
Spesso - davvero molto spesso quando si scrivono testi, è importante conoscere il numero di parole o caratteri. Quanto è lungo quindi il documento su cui stai lavorando? Puoi scoprirlo in Google Docs mediante Strumenti e Conta parole o tramite il tasto di scelta rapida Ctrl + Shift + C.
Nella finestra è inoltre possibile attivare la visualizzazione del conteggio delle parole durante la digitazione. Quindi avrai a disposizione nel piè di pagina del tuo documento un menu con cui potrai visualizzare in qualsiasi momento il numero di pagine, parole, caratteri con e senza spazi. E la funzione di conteggio funziona anche se selezioni singoli segmenti di testo.
7 | Tenere le dita sulla tastiera: utilizzare le scorciatoie da tastiera
Ctrl + C per Copia, Ctrl + V per Incolla, Ctrl + Z per annullare l'ultima azione e Ctrl + A per selezionare l'intero testo ... Queste e molte altre combinazioni di tasti accorciano il percorso verso il risultato desiderato non solo in Google Docs. Utilizziamo naturalmente anche lì regolarmente le scorciatoie menzionate - e inoltre queste, la nostra personale Top 10 delle scorciatoie da tastiera per Google Docs:
| Posto | Descrizione | Scorciatoia da tastiera |
| 1 | Incolla testo senza formattazione | Ctrl + Alt + V |
| 2 | Inserisci interruzione di pagina | Ctrl + Invio |
| 3 | Evidenzia testo in grassetto | Ctrl + B |
| 4 | Formatta testo in corsivo | Ctrl + I |
| 5 | Apri finestra di collegamento | Ctrl + K |
| 6 | Cerca e sostituisci | Ctrl + F |
| 7 | Salta al segnale più vicino/precedente | Ctrl + Alt + N/P + B |
| 8 | Sottolinea il testo | Ctrl + U |
| 9 | Applica stili predefiniti (Testo normale e Intestazioni 1-6) | Ctrl + Alt + [0–6] |
| 10 | Conta parole | Ctrl + Shift + C |
A proposito: la combinazione Ctrl + Alt + N probabilmente sta per "next", quindi per chiamare l'elemento successivo, mentre la combinazione Ctrl + Alt + P probabilmente sta per "previous", quindi per chiamare l'elemento precedente. Una volta che te lo sei impresso e se aggiungi a queste combinazioni un'altra lettera seguente, puoi saltare facilmente attraverso il documento – alcune piccole mnemotecniche a tal proposito:
| Descrizione | Scorciatoia da tastiera |
| All'indicizzazione seguente/precedente (H per "headline") | Ctrl + Alt + N/P + H |
| Alla successiva/precedente segnalibro (B per "bookmark") | Ctrl + Alt + N/P + B |
| Al successivo/precedente commento (C per "comment") | Ctrl + Alt + N/P + C |
| Alla successiva/precedente link (L per "link") | Ctrl + Alt + N/P + L |
| All'elemento grafico successivo/precedente (G per "graphic"?!) | Ctrl + Alt + N/P + G |
| Alla successiva/precedente lista (O forse per "ordered list"?!) | Ctrl + Alt + N/P + O |
8 | Celle, Righe, Colonne e il Trabocco delle Righe: Formattare Tabelle
Conosci questa situazione? La tabella inizia da una parte, si estende fino alla successiva – e una riga rimane come bloccata tra le pagine. Può andare bene. Ma non è detto che piaccia.
Se vuoi che questa riga che trabocca sulle pagine sia allineata elegantemente all'inizio della pagina successiva, allora: Clicca con il tasto destro sulla tabella per aprire il menu contestuale e seleziona le Proprietà tabella. Espandi la sezione Cella nel menu corrispondente e disattiva il flag Consenti il trabocco della riga sulla pagina successiva. Ecco fatto – la riga salterà alla pagina successiva.
Inoltre, nelle Proprietà tabella troverai altre opzioni di impostazione e formattazione. Le più importanti si trovano sotto Allineamento, dove puoi definire, tra le altre cose, l'allineamento verticale delle celle, e sotto Colore, dove puoi regolare il bordo della tua tabella. Se desideri disattivarlo, seleziona 0 pt per lo spessore delle linee.
9 | Da spuntare: il problema delle checklist (AGGIORNAMENTO)
Wow. Nel frattempo Google Docs ha riconosciuto e risolto il problema delle checklist. In precedenza, sebbene fosse possibile aggiungere rapidamente checklist al documento con un solo clic, c'era il problema che spuntando una casella di controllo il testo dietro veniva sbiadito e barrato. Per evitarlo, fino a ora era necessario creare una tabella, con caselle di controllo e testi posizionati in due colonne separate.
Come detto – il problema delle checklist non è più un problema: sotto il simbolo delle checklist ora è possibile selezionare quale tipo di checklist si desidera utilizzare: in uno il testo viene sbiadito e barrato al momento della spunta della casella. Nell'altro tipo viene semplicemente aggiunto il segno di spunta. Una piccola e semplice, ma meravigliosamente pratica aggiunta.
10 | Collaborare su un documento contemporaneamente: quanto è efficace?
Come già accennato, utilizziamo principalmente Google Docs quando i documenti devono essere modificati o verificati da altre persone. Questo risponde già alla domanda posta all'inizio di questa sezione: Google Docs sembra effettivamente ideale per il lavoro collaborativo su un documento.
Basta invitare gli altri collaboratori (tramite File > Condividi o il grosso pulsante blu in alto a destra) e assegnare loro i diritti desiderati. I lettori possono solo leggere il documento. I commentatori possono aggiungere commenti. E i collaboratori hanno pieni diritti di lettura e scrittura.
Per commentare, basta evidenziare la parte desiderata e aggiungere il commento tramite Inserisci > Commento. Se utilizzi il segno @, puoi persino rivolgerti direttamente a singole persone. Questo funziona anche all'interno del documento stesso.
Certo, i collaboratori possono modificare il documento liberamente. Il problema è che non è così facile capire chi ha apportato quali modifiche; queste possono comunque essere tracciate attraverso lo registro delle versioni (accessibile tramite File o tramite la scorciatoia Ctrl + Alt + Maiusc + H). Tuttavia, la collaborazione risulta spesso più efficace utilizzando la modalità Proporre modifiche.
Tutti i partecipanti possono attivare questa funzione tramite l'icona Modifica. Se ora apportano modifiche al documento, queste verranno inizialmente proposte. I nuovi passaggi di testo saranno evidenziati in colore, mentre le aree eliminate saranno barrate.
Una volta che le proposte dei collaboratori sono nel documento, queste possono essere accettate, rifiutate o commentate tramite i campi commento automaticamente aggiunti. Come detto, la funzione Proporre modifiche può essere estremamente utile quando si lavora insieme su un documento!
11 | Scaricare le immagini incorporate in massima qualità
Di fronte a te c'è il documento di Google Docs di un'altra persona, con numerose immagini? E vorresti copiarle con la stessa qualità in cui sono state inserite nel documento? Con la solita copia e incolla non arriverai lontano, perché otterrai solo la qualità con cui vengono visualizzate in Google Docs.
Ecco come procedere: Clicca su File e poi su Scarica e seleziona Sito web (.html, .zip). Così l'applicazione confezionerà per te l'intero documento. Nel file ZIP che scaricherai, troverai anche tutte le immagini nella massima qualità a tua disposizione.
12 | Breve nota: Altri suggerimenti per Google Docs
È tutto qui? No! Ecco alcuni piccoli suggerimenti e trucchi su Google Docs che finora abbiamo sperimentato solo brevemente:
Cambiare il colore di sfondo & Impostare la pagina in formato orizzontale
Niente voglia di bianco su nero? O necessità di impostare il formato orizzontale? Il colore di sfondo del tuo documento, nonché il formato della carta e l'orientamento della pagina, possono essere definiti sotto File in Imposta pagina.
Inserire note a piè di pagina
Puoi definire la dimensione degli intestazioni e dei piè di pagina sotto l'opzione correlata in Formato. Puoi anche impostare che la prima pagina sia diversa rispetto al resto del documento e che le intestazioni e i piè di pagina siano visualizzati in modo diverso sulle pagine pari e dispari. Per inserire una nota a piè di pagina, utilizza semplicemente la scorciatoia da tastiera Ctrl + Alt + F.
La funzione Esplora per una rapida ricerca
Con Esplora si tratta in sostanza di una ricerca web interna di Google Docs. Troverai la funzione tra gli Strumenti. In alternativa, puoi accedervi in basso a destra tramite l'icona a forma di fumetto e stella oppure con la scorciatoia Ctrl + Alt + Shift + I. Inserisci nel campo di ricerca della finestra Esplora il termine che desideri cercare: ti verranno mostrati risultati pertinenti nelle categorie Web, Immagini e Drive.
Ortografia e grammatica
Se desideri utilizzare la funzione di controllo ortografico e grammaticale interna di Google Docs, la troverai tra gli Strumenti. Una volta attivata, potrai passare facilmente da un (presunto) errore al successivo e decidere se accettare o ignorare la proposta di modifica.
Traduci un documento di Google Docs
Sempr tra gli Strumenti si trova la funzione di traduzione di Google Docs. Quando la utilizzi, è necessario specificare la lingua di destinazione e il nome del nuovo documento nella finestra corrispondente. L'applicazione tradurrà quindi l'intero tuo testo. Sembra offrire risultati accettabili, che probabilmente andranno poi rivisti manualmente.
Inserire un filigrana
Abbastanza recente è la funzione per le filigrane, che si trova nella scheda Inserisci. Qui puoi scegliere se desideri creare una filigrana basata su testo o su un'immagine. Per il testo, naturalmente, puoi definire il contenuto testuale, il tipo di carattere, la formattazione, la trasparenza e l'allineamento. Il risultato sarà simile a questo:
Salva come DOCX per Word
Se preferisci lavorare sul tuo documento in Word o archiviarlo localmente sul tuo computer, puoi salvarlo come DOCX selezionando File e Scarica. In questo modo i tuoi stili standard, come ad esempio la formattazione degli intestazioni, verranno mantenuti.
In generale, è utile dare un'occhiata alla sezione di Download. Attualmente è possibile scaricare documenti in formati come DOCX, ODT, RTF, PDF, TXT, HTML ed EPUB.
Guarda il nostro video training su Google Docs
Vuoi saperne di più su Google Docs? Allora dai un'occhiata al nostro video training sull'applicazione. Tobias Becker ti mostrerà come formattare il testo, lavorare con tabelle, immagini e grafici, nonché come inserire disegni e campi di testo.
Speriamo che tu abbia trovato utili uno o più preziosi consigli e ti auguriamo buon divertimento e successo nel lavorare con o addirittura provare Google Docs per la prima volta.