I moderni trend e gli sviluppi tecnologici stanno cambiando sempre di più molte delle cose a cui siamo abituati. Uno di questi cambiamenti è la trasmissione di una candidatura via e-mail, che è diventata un passo importante nel processo di ricerca e occupazione di un lavoro. Le aziende preferiscono addirittura le candidature via e-mail, perché così si evita il passaggio di dover restituire il portfolio di candidatura tramite posta in caso di rifiuto.

Ci sono alcune cose da considerare quando si invia una candidatura via e-mail. La corretta formattazione e l'invio della candidatura possono influenzare notevolmente la prima impressione che un datore di lavoro ha di te. In una e-mail con i tuoi documenti di candidatura, ogni dettaglio conta, dalla riga dell'oggetto agli allegati corretti.

Perché è importante inviare una candidatura via e-mail il più correttamente possibile?

La corretta trasmissione di una candidatura via e-mail è il punto di partenza per una ricerca di lavoro di successo. In primo luogo, dimostra che presti attenzione ai dettagli e sei in grado di seguire le istruzioni fin dall'inizio. I datori di lavoro apprezzano i candidati che completano i compiti con cura e rispondono in modo preciso alle richieste. In secondo luogo, una lettera di presentazione ben scritta dimostra che affronti la tua ricerca di lavoro in modo serio e professionale. Comunica al datore di lavoro che sei veramente interessato alla posizione e sei disposto a investire tempo ed energie nella preparazione della tua candidatura.

La prima impressione del datore di lavoro si forma non appena apre la tua e-mail. La riga dell'oggetto, il saluto, il contenuto e la firma danno un'idea di te prima che il datore di lavoro legga il tuo curriculum e la tua lettera di presentazione. Una e-mail mal progettata o scritta in modo negligente può portare a una cattiva impressione, anche se le tue qualifiche ed esperienze corrispondono ai requisiti del ruolo. Pertanto, la corretta trasmissione di una candidatura via e-mail è la chiave per un avvio di successo dell'interazione con un potenziale datore di lavoro. Nel prossimo paragrafo ti svelo come fare correttamente.

Struttura di una candidatura via e-mail

1. Destinatario dell'e-mail
2. Copia nascosta
3. Oggetto dell'e-mail
4. Testo della lettera di presentazione
5. Allegati

Importante!

• PDF: Il formato preferito per i documenti. I PDF mantengono la formattazione e si possono aprire su tutti i dispositivi.
• DOC/DOCX: Ancora accettati, ma si preferisce il PDF per evitare problemi di formattazione.
• Limiti di dimensione: La dimensione totale di tutti gli allegati non dovrebbe superare i 5-10 MB. Alcune aziende impongono limiti propri che possono essere indicati nell'annuncio di lavoro. Basta tener presente che molte caselle di posta non inoltrano le e-mail con allegati superiori a 10 MB.

La nostra chiara raccomandazione è il formato PDF, perché da un lato non tutti utilizzano Microsoft Word e dall'altro si possono verificare problemi di stile. Ad esempio, se usi caratteri nel tuo documento Word che il destinatario non ha installato, verranno sostituiti nel documento. Questo potrebbe compromettere il layout. Ciò non accade con un documento PDF. Lì il layout rimane lo stesso su tutti i dispositivi e sistemi.

Preparazione di una candidatura via e-mail

La preparazione di una candidatura via e-mail richiede cura e un approccio metodico al processo. Prima di inviare i documenti, assicurati di essere a conoscenza di tutti i requisiti del datore di lavoro. Questi includono formati di file, nomi dei file e contenuti. È importante che tu segua tutte le istruzioni specifiche indicate nell'annuncio di lavoro. Se soddisfi questi requisiti, dimostri di essere responsabile e in grado di seguire le istruzioni. Inoltre, una corretta preparazione dei documenti aumenta le tue possibilità di successo, poiché il datore di lavoro valuta non solo il contenuto, ma anche la forma della candidatura.

Verifica dei requisiti del datore di lavoro

Questo passaggio è estremamente importante, poiché il rispetto corretto di tutti i requisiti mostra che sei responsabile e attento. Questa verifica comprende i seguenti passaggi:

Testi e-mail per la tua candidatura - quattro esempi per te

Proposta 1 - professionale e naturale:

Oggetto: Candidatura come [Nome Posizione] - [Tuo Nome]

Egregio/a Signora/Signore [Nome],

In allegato invio i miei documenti di candidatura per la posizione di [Nome Posizione] nella vostra azienda. Dopo aver letto con grande interesse il vostro annuncio di lavoro, sono convinto/a che le mie qualifiche e esperienze corrispondano perfettamente ai requisiti di questa posizione.

Nei documenti allegati troverete il mio documento di accompagnamento, il mio curriculum e i miei certificati. Non vedo l'ora di avere l'opportunità di presentarmi di persona e resto in attesa

distinti saluti

[Tuo Nome]

Proposta 2 - professionale e classica:

Oggetto: Candidatura per la posizione [Nome Posizione] - [Tuo Nome]

Egregio/a Signora/Signore [Nome],

Con la presente e-mail, desidero candidarmi per la posizione pubblicizzata da voi come [Nome Posizione]. In allegato troverete la mia completa documentazione di candidatura, composta da lettera di presentazione, curriculum e certificati pertinenti.

Sono molto interessato/a a lavorare nella vostra azienda e non vedo l'ora di avere l'opportunità di presentarmi di persona. Rimango a disposizione per ulteriori chiarimenti.

Cordiali saluti

[Tuo Nome]

Proposta 3 - creativa e intelligente

Oggetto: Il vostro nuovo [Nome Posizione] vi aspetta!

Ciao Signora/Signore [Nome],

Sono [Tuo Nome] e il vostro annuncio di lavoro mi ha subito entusiasmato! Come appassionato [Nome Posizione], ho esattamente ciò che state cercando. In allegato troverete la mia documentazione di candidatura, che spero vi convinca tanto quanto la vostra inserzione mi ha convinto.

Non vedo l'ora di mostrarvi personalmente perché sono la scelta perfetta per questa posizione.

Cordiali saluti

[Tuo Nome]

Proposta 4 - creativa e coraggiosa

Oggetto: Candidatura come [Nome Posizione] - Il candidato perfetto è pronto!

Egregio/a Signora/Signore [Nome],

Cosa succede quando la passione incontra la competenza? La mia candidatura per la vostra azienda! In allegato vi invio la mia documentazione per la posizione aperta di [Nome Posizione], che ho scoperto con grande entusiasmo sul sito delle vostro carriere.

Sono impaziente di portare le mie abilità e idee nel vostro team e spero che presto possiamo conoscerci di persona.

Migliori saluti

[Il tuo nome]

Assicurati di adattare il testo alla tua personalità e alla cultura aziendale.

Indirizzo email a cui inviare la candidatura

Il nome dell'indirizzo email che utilizzi per inviare la tua candidatura è molto importante e può influenzare la prima impressione del datore di lavoro. Dovrebbe essere professionale, semplice e in linea con gli standard generalmente riconosciuti della comunicazione commerciale. Tieni presente quanto segue:

Professionalità

È meglio se usi il tuo nome e cognome. Ad esempio: "alex.schmitt@example.com" o "anna.komarrmann@example.com". Questo indirizzo sembra professionale e aiuta il datore di lavoro a identificarti facilmente.

Evitare di utilizzare elementi informali o troppo creativi nel titolo dell'email. Ad esempio, gli indirizzi come "cooldude@example.com" o "princess_123@example.com" sembrano poco professionali e possono lasciare una cattiva impressione.

Semplicità e leggibilità

Il tuo nome email dovrebbe essere il più semplice e facile da ricordare possibile.

Usa il tuo nome completo o un'abbreviazione univoca.

Ad esempio: "a.schmitt@example.com" o "a.komarrmann@example.com".

Usa punteggiatura come punti e trattini per rendere l'indirizzo più leggibile.

Ad esempio: "alex.schmitt@example.com" è migliore di "alexschmitt@example.com".

Niente caratteri superflui

Evitare numeri o caratteri speciali quando possibile. Possono rendere l'indirizzo più difficile da leggere, ricordare o permettere interpretazioni sbagliate.

Ad esempio, "anna.komarrmann1991@example.com" sembra peggiore di "anna.komarrmann@example.com".

In Germania, "anna.komarrmann88@example.com" potrebbe essere problematico a causa del 88. Potrebbe indicare la data di nascita, ma potrebbe anche essere interpretato come un riferimento a un'origine radicale (H = 8 ... l'ottava lettera dell'alfabeto. 88 è un acronimo comune nella scena nazista in Germania per "H..L H....r").

Utilizzare domini professionali

Usa domini noti e professionali, come "gmail.com", "outlook.com" o "yahoo.com". Questo conferisce maggiore credibilità all'indirizzo email. Ad esempio: "a.schmitt@gmail.com".

Evita di utilizzare domini che potrebbero sembrare sospetti o non professionali. Ad esempio, "anna.komarrmann@coolmail.com" potrebbe sembrare meno serio.

Ricorda che la scelta del nome email corretto per la tua candidatura è parte della comunicazione professionale. Un indirizzo email professionale, semplice e leggibile aiuta a dare una buona impressione al datore di lavoro e a aumentare le tue possibilità di successo.

Cosa dovresti considerare quando invii una candidatura via email

Prepara tutti i documenti necessari per l'invio della candidatura via email - il tuo curriculum, la lettera di motivazione e documenti aggiuntivi come certificati e referenze. Tutti i documenti dovrebbero essere salvati in formato PDF per garantire che siano formattati correttamente e visualizzati come li hai creati. In questo modo puoi essere sicuro che i documenti vengano aperti correttamente sui diversi dispositivi del datore di lavoro.

Come allegare i file correttamente

1. Allega i file a un'email: Apre il tuo programma di posta elettronica e scrivi un nuovo email. Fai clic sul pulsante Allega file o sull'icona corrispondente nel tuo programma di posta elettronica. Seleziona i file PDF dal tuo computer e allegali alla tua email.
2. Controlla gli allegati: Dopo aver allegato i file, controlla di nuovo se tutti i documenti necessari sono presenti. Assicurati che non ci siano file aggiuntivi o non pertinenti.

Controlli prima di inviare un'email

1. Controllo finale dell'e-mail: Controlla l'e-mail per errori ortografici e grammaticali. Assicurati che tutti i dati (indirizzo e-mail del datore di lavoro, oggetto, testo dell'e-mail) siano corretti e che l'e-mail abbia un aspetto professionale.
2. Invio di prova: Prima di inviare la tua candidatura al datore di lavoro, invia te stesso un'e-mail di prova. In questo modo potrai verificare come i documenti e il testo dell'e-mail appariranno al destinatario. Assicurati che i file vengano aperti correttamente e che tutto venga visualizzato correttamente.
3. Chiedi pareri ai tuoi amici: Invia l'e-mail a degli amici o colleghi e chiedigli di esaminarla dal punto di vista del datore di lavoro. I loro commenti e impressioni possono aiutarti a individuare dettagli che potresti aver trascurato.

Invio della candidatura al datore di lavoro

Dopo aver controllato la tua lettera e aver ricevuto feedback da amici o colleghi, puoi inviarla tranquillamente al datore di lavoro. Assicurati che l'indirizzo e-mail, il nome del destinatario e il nome dell'azienda siano scritti correttamente e che tutti i documenti siano allegati.

Errori comuni nell'invio di una candidatura a un datore di lavoro

Ogni dettaglio è importante quando invii una candidatura via e-mail, perché anche il più piccolo errore può influenzare la prima impressione del datore di lavoro e il risultato complessivo della tua candidatura. Anche se le tue qualifiche sono perfettamente allineate ai requisiti del posto, un'attenzione trascurata può portare a un risultato negativo.

Quali sono quindi gli errori più comuni che i candidati commettono nell'invio della candidatura via e-mail.

Formato del documento errato

L'errore più comune è inviare documenti in formati difficili o impossibili da aprire. I documenti dovrebbero essere in formato PDF, poiché questo formato mantiene la formattazione ed è facile da aprire su qualsiasi dispositivo. È possibile che il datore di lavoro non disponga del software necessario per aprire determinati formati di file, il che comporterebbe l'incomprensibilità dei tuoi documenti. Pertanto, assicurati prima dell'invio che tutti i documenti siano salvati in formato PDF. Invia un'e-mail di prova a te stesso per verificare che i file siano aperti correttamente. Inoltre non inviare file compressi in formato ZIP o RAR. I firewall delle aziende bloccano direttamente tali e-mail.

Oggetto dell'e-mail errato

Nella redazione dell'oggetto della tua candidatura via e-mail è importante essere precisi e informativi. Un buon oggetto contiene il tuo nome e la posizione esatta per cui ti stai candidando. Se disponibile, dovrebbe essere indicato anche il numero di riferimento dell'annuncio di lavoro. Questo aiuta il datore di lavoro ad associare la tua candidatura e dimostra che ti sei attentamente dedicato all'annuncio di lavoro.

Evita oggetti generici o poco chiari come "Domanda sulla vostra offerta di lavoro". Questi non forniscono informazioni concrete al datore di lavoro e potrebbero causare che la tua candidatura venga tralasciata. Al contrario, gli oggetti dovrebbero essere sempre specifici e pertinenti, come ad esempio "Candidatura come Marketing Manager - Mario Rossi" o "Candidatura in risposta alla vostra offerta di lavoro: Project Manager (numero di riferimento 12345) - Giulia Bianchi".

Esempi positivi:

1. Candidatura come Marketing Manager - Mario Rossi
2. Candidatura spontanea come Sviluppatore Software - Anna Bianchi
3. Candidatura in risposta alla vostra offerta di lavoro: Project Manager (numero di riferimento 12345) - Giulia Bianchi
4. Candidatura per un posto di formazione come Progettista Multimediale - Luca Verdi
5. Candidatura per uno stage nel settore Risorse Umane - Laura Rossi

Esempi negativi:

1. Candidatura
2. Lavoro
3. Domanda sulla vostra offerta di lavoro
4. Curriculum di Mario Rossi
5. Interessato alla posizione aperta

Errori nel testo dell'e-mail

Ricorda che indipendentemente dal metodo che scegli, errori di ortografia e grammatica nelle tue e-mail, anche nel tuo annuncio di lavoro, possono far sembrare di essere disattento e negligente. Minano la fiducia del datore di lavoro nella tua competenza professionale. Prima di inviare la tua e-mail, utilizza il controllo ortografico automatico nel tuo editor di testo. Leggi il testo più volte o chiedi a un'altra persona di controllarlo.

Documenti mancanti o erroneamente allegati

A volte può capitare che i documenti non siano stati allegati o siano stati allegati in modo errato. Pertanto, la mancanza dei documenti richiesti può portare a un rifiuto automatico della tua candidatura. Dopo aver allegato i file, controlla nuovamente che siano presenti tutti i documenti richiesti. Invia un'e-mail di prova a te stesso per verificare che tutti i file siano allegati correttamente e che si aprano correttamente.

Indirizzo email del destinatario errato

Un errore semplice come l'inserimento di un indirizzo email errato può causare il mancato arrivo di un'email al destinatario corretto. Ciò significa che non raggiungerà il datore di lavoro e perderai la tua possibilità di ottenere il lavoro. Quando compili il campo del destinatario, assicurati di controllarlo attentamente prima di inviarlo. È meglio copiare l'indirizzo dall'annuncio di lavoro per evitare errori.

Saluti errati

Se non conosci un contatto specifico, scrivi "Gentili Signore e Signori". È ottimale cercare il contatto giusto. Nelle piccole aziende spesso è il direttore generale. Nelle aziende più grandi ci sono responsabili del personale. Una telefonata è sufficiente per scoprire la persona giusta a cui rivolgerti. Presta attenzione a scrivere correttamente il nome. È meglio controllare verificando i dati nuovamente con le informazioni del sito web.

I saluti peggiori che abbiamo riscontrato nella nostra azienda per le candidature sono stati quelli con "Ciao," senza un contatto specifico.

Utilizza un indirizzo email informale

Un indirizzo email non professionale, come ad esempio "cooldude123@example.com", può lasciare un'impressione negativa su molti datori di lavoro. Può essere considerato come segno di non professionalità e mancanza di serietà. Inoltre, può far sorgere il sospetto che si tratti di un messaggio di spam. Assicurati di utilizzare un indirizzo email professionale con il tuo nome, ad esempio "alex.schmitt@example.com".

Mancanza della formula di chiusura

L'assenza di una firma nel campo testo di un'email può rendere l'email meno ufficiale e incompleta. Inoltre, un dettaglio apparenza insignificante come questo può far pensare al datore di lavoro di una comunicazione trascurata. Aggiungi sempre una firma cortese alla fine delle tue email aziendali, ad esempio "Cordiali saluti, [il tuo nome]".