La gestione dei dati in Access può portare a problemi imprevisti, soprattutto quando si tratta di conformità alle normali forme. Spesso ci troviamo nella situazione in cui memorizziamo dati in modo ridondante o li rappresentiamo in modo errato. In questo tutorial ti mostrerò come puoi creare una tabella di riferimento per la gestione efficace dei codici postali (PLZ) e località. Questo non solo migliorerà l'integrità dei dati delle tue banche dati, ma ridurrà anche significativamente la probabilità di errori e duplicati.
Principali conclusioni
- La creazione di una tabella di riferimento per i codici postali e le località migliora la qualità dei dati.
- Utilizzando i tipi di dati corretti si prevengono errori nell'inserimento.
- I campi ridondanti possono essere rimossi attraverso collegamenti, semplificando il database.
Guida passo-passo
Innanzitutto, potresti aver creato le tue tabelle, ma violato alcune forme normali. Questo riguarda sia il database dei clienti che quello dei conducenti. Se ad esempio inserisci il codice postale e la località corrispondente nel database dei clienti, ciò può portare a duplicati. Per evitare tali errori, dovremmo creare una tabella di riferimento.
Identificazione delle aree problematiche
Vai nella vista di progettazione del database dei clienti. Qui noterai che il codice postale del cliente e la località sono insieme in un record. Questo significa che dovresti definire il campo per il codice postale non solo come un numero semplice, ma come un campo di testo, per poter registrare correttamente anche i codici postali esteri.
Definire correttamente i tipi di dati
Dovresti cambiare il campo per il codice postale in "testo breve". In questo modo assicurati che anche i codici postali provenienti da paesi come i Paesi Bassi o l'Inghilterra possano essere memorizzati correttamente. Il campo corrispondente per la località dovrebbe anch'esso essere etichettato con il tipo di dato "testo breve". Mentre in Germania la maggior parte dei codici postali è composta da cinque cifre, alcuni a livello internazionale possono anche essere più lunghi.
Requisiti per la tabella di riferimento
Per ottimizzare il database, è importante che i tipi di dati dei campi di riferimento siano coerenti. Nella tabella di riferimento, crea anche il campo codice postale come "testo breve". Determina la dimensione del campo in base ai requisiti; in Germania, i codici postali in genere non superano i dieci caratteri.
Creazione della tabella di riferimento
Crea una nuova tabella chiamata "Codice Postale" e definisci i campi necessari. Aggiungi un campo per il codice postale e un altro per la località. Non dimenticare di contrassegnare il codice postale come chiave primaria per prevenire duplicati. In questo modo crei una base chiara per il tuo database.
Collegamento della tabella di riferimento
Dopo aver creato la tabella di riferimento, possiamo inserire le località e i codici postali dalla tabella di riferimento nel database dei conducenti e nel database dei clienti. Questo avviene stabilendo una relazione tra le tabelle, in modo che tu possa accedere direttamente al codice postale.
Riepilogo – Creare una tabella di riferimento per PLZ e località in Access
In questo tutorial hai imparato quanto sia importante un database strutturato e come l'implementazione di una tabella di riferimento per codici postali e località possa garantire l'integrità dei dati. Hai anche scoperto come scegliere i tipi di dati corretti e quali passaggi sono necessari per creare la tabella di riferimento. Con questa metodologia puoi non solo migliorare il tuo database, ma anche renderlo a prova di futuro, evitando la ridondanza dei dati soggetta a errori.
Domande frequenti
Come prevengo i duplicati nel mio database?Definendo il tipo di dato per i codici postali come chiave primaria.
Quale tipo di dato dovrei usare per i codici postali?Il tipo di dato "testo breve" è il più adatto per registrare anche i codici postali internazionali.
Come cambio il tipo di dato in Access?Vai nella vista di progettazione e seleziona il campo corrispondente per cambiare il tipo di dato.
Quale dimensione del campo è appropriata per i codici postali tedeschi?Una dimensione di 10 caratteri è solitamente sufficiente.
Perché ho bisogno di una tabella di riferimento?Una tabella di riferimento o di ricerca riduce praticamente la probabilità di errore e migliora significativamente la qualità dei dati.
