Efficiente registrazione delle riunioni online con Otter.ai

La documentazione efficace delle riunioni è essenziale. In particolare durante incontri internazionali o in lingua inglese, può essere una sfida registrare le informazioni più importanti. Lo strumento Otter.ai offre una soluzione pratica, registrando automaticamente le conversazioni e convertendole in testo. In questa guida ti mostrerò come puoi sfruttare al meglio Otter.ai per redigere i verbali delle tue riunioni online.

Principali conclusioni

Otter.ai è uno strumento potente che non solo registra le conversazioni durante le riunioni, ma riconosce anche chi parla e cosa viene detto. Funziona con piattaforme come Zoom, Google Meet e Microsoft Teams, consentendo di cercare parole chiave nelle registrazioni. In questo modo, mantieni sempre il controllo e puoi accedere alle informazioni in qualsiasi momento.

Guida passo passo

Passo 1: Registrazione su Otter.ai

Per utilizzare lo strumento, devi prima registrarti su Otter.ai. Vai sul sito web di Otter.ai e fai clic su "Sign Up". Di seguito puoi vedere come appare la pagina di registrazione.

Dopo esserti registrato, avrai accesso al tuo cruscotto che offre tutte le funzionalità necessarie. Qui puoi gestire le tue conversazioni e pianificare nuove riunioni.

Passo 2: Collegamento al tuo strumento per riunioni

Otter.ai può essere integrato senza problemi con gli strumenti per le riunioni più comuni. Dopo esserti registrato, avrai la possibilità di collegare ad esempio Zoom a Otter.ai. Nelle impostazioni, cerca l'opzione "Integrazioni" e seleziona "Zoom". Lo screenshot successivo mostra questo processo di integrazione.

Segui le istruzioni visualizzate per stabilire la connessione. Ciò permetterà ad Otter.ai di partecipare automaticamente alle tue riunioni su Zoom e di registrarle non appena iniziano.

Passo 3: Preparare la riunione

Prima di registrare una riunione, è utile avere l'URL della riunione a portata di mano. Vai semplicemente nella tua riunione su Zoom e copia il link di invito. Incolla questo link in Otter.ai per pianificare la riunione. Lo screenshot a riguardo mostra l'aspetto del campo di input.

Puoi aggiungere dettagli specifici alla riunione, come data e ora, per assicurarti che la registrazione inizi puntualmente.

Passo 4: Registrare la riunione

Ora sei pronto per registrare la tua riunione. Assicurati che la registrazione su Otter.ai sia attivata prima di iniziare la riunione. Un semplice clic su "Registra" è sufficiente per avviare la registrazione. Lo screenshot mostra questo pulsante nell'interfaccia.

Non appena la riunione ha inizio, Otter.ai inizia automaticamente la trascrizione e documenta chi parla e cosa viene detto. Questo è particolarmente utile per capire chi ha contribuito con quali informazioni.

Passo 5: Dopo la riunione

Dopo la riunione, puoi visualizzare la registrazione su Otter.ai. Puoi cercare l'intera conversazione, cercare specifiche parole chiave e modificare i contenuti. Questo ti aiuta a trovare rapidamente le informazioni rilevanti. Il seguente screenshot mostra come appare il layout delle conversazioni registrate.

Grazie alla funzione di ricerca, puoi cercare specificamente argomenti trattati durante le riunioni, come "acquisizione clienti". Questo è un vantaggio inestimabile se desideri rivedere riunioni precedenti.

Passo 6: Condivisione delle registrazioni

Otter.ai ti consente anche di condividere le registrazioni, se desideri condividerle con colleghi o membri del team. Puoi semplicemente copiare il link alla tua registrazione e inviarlo. Nel prossimo screenshot puoi vedere un esempio del pulsante di condivisione.

Condividere le informazioni è un ottimo modo per garantire che tutti i membri del team abbiano accesso agli argomenti discussi e che nulla di importante vada perso.

Riassunto

Otter.ai è uno strumento innovativo che ti consente di registrare e documentare efficientemente le riunioni online. Utilizzandolo, puoi risparmiarti la presa appunti durante le riunioni e concentrarti sui contenuti. Grazie alla sua facile integrazione in piattaforme di meeting come Zoom, puoi accedere in qualsiasi momento alle informazioni importanti.