Come gestire in modo professionale, efficiente, finanziariamente redditizio e legalmente sicuro il mio primo lavoro fotografico?
Preparazione dell'offerta
Non dovreste mai definirvi solo in base al prezzo, ma sempre anche in base alla qualità del vostro lavoro fotografico! Pertanto, è il rapporto qualità-prezzo che deve essere corretto e che dovrebbe essere determinante per ottenere un lavoro! Inoltre, è molto difficile, se non pressoché impossibile, riprendersi da un basso livello di prezzi e aumentarli di nuovo.
Se una tariffa offerta mi sembra troppo bassa, talvolta rifiuto anche un incarico fotografico. Per svolgere un lavoro mal retribuito, il mio tempo è semplicemente troppo prezioso, perché durante quel tempo posso fotografare molto meglio lavori liberi.
La presentazione di un'offerta non è vincolata a una forma specifica. Una email con il testo "Ciao signor XY, vorrei fotografare i 10 prodotti come da lei descritti al prezzo di 800,- euro più IVA" è sufficiente per essere vincolante. Tuttavia, è sempre meglio specificare l'offerta il più possibile per evitare conflitti con il cliente in seguito, nel caso in cui avesse un'idea diversa sull'esecuzione del compito rispetto a voi. Quindi scrivete l'offerta il più dettagliatamente possibile, anche se ripetete il catalogo delle richieste del cliente.
Se durante l'esecuzione dell'incarico fotografico si verificano spese di viaggio, queste (previste) devono essere elencate nell'offerta. Tuttavia, è piuttosto dubbio se il vostro cliente accetterà una Rolls-Royce come auto a noleggio...
In genere, un'offerta dovrebbe contenere:
• Nome, indirizzo e forma legale del committente (dell'offerente)
• Data dell'offerta, eventualmente con l'indicazione di quanto tempo siete vincolati a tale offerta
• Numero dell'offerta
• Numero di giorni di preparazione e di registrazione
• Descrizione del compito
• Data pianificata
• Costi stimati per assistenti, modelli, truccatori, ecc.
• Estensione delle foto che consegnate al cliente
• Estensione dei diritti di utilizzo che concedete al cliente
• Tecnologia utilizzata da voi
• Attività concordate (estensione) di elaborazione post-produzione effettuata da voi
• Costi di viaggio (per modelli, ecc.)
• Costi per il catering
• Avviso sul termine di pagamento (con indicazione precisa della data)
• Avviso "L'utilizzo delle fotografie è possibile solo dopo il completo pagamento."
• Avviso "I prezzi si intendono al netto dell'IVA, che verrà aggiunta."
• Avviso: "Altri costi aggiuntivi, ad esempio costi per spedizioni espresso, ecc., saranno addebitati al committente previa presentazione delle ricevute."
• Forfait per viaggio e pernottamento(i) o avviso sulla probabile comparsa di costi per viaggio e pernottamento • i vostri dati bancari
• il vostro numero di partita IVA
• acconto concordato (se è stato concordato un acconto).
Nell'offerta dovreste annotare tutto ciò che avete potuto apprendere dal cliente riguardo al previsto servizio fotografico. Queste informazioni sono utili per la coordinazione, in modo che nessuna delle due parti abbia idee diverse (ad esempio sulla tipologia di fotografia o sull'estensione) rispetto all'altra. In questa serie di foto di un centro dati, il gioco con la sfocatura è stato parte integrante della mia idea di immagine, che ho comunicato al cliente anche nell'offerta.
Se non state scattando foto per privati, ma le foto devono essere utilizzate commercialmente dal committente, il servizio principale del fotografo non è più la realizzazione di foto (spesso migliaia), ma la concessione dei diritti di utilizzo. Il fotografo "permesso" al cliente di utilizzare le foto scattate da lui in un certo ambito e per determinati scopi.
La concessione dei diritti di utilizzo avviene in base a criteri materiali, territoriali e temporali:
• Differenziazione materiale: "Per quali scopi il cliente può utilizzare le foto?" Possibili utilizzi materiali potrebbero essere ad esempio: per negozio online, per brochure aziendale, per manifesto fieristico, per annuncio sui giornali, per manifesto pubblicitario, per confezione del prodotto, ecc.
• Differenziazione territoriale: "Dove, in quale area, il cliente può utilizzare le foto?" Possibili utilizzi territoriali potrebbero essere ad esempio: a Düsseldorf, in Renania Settentrionale-Vestfalia, nell'ovest della Germania, in Germania, in Germania e Austria, in Europa, in tutto il mondo, ecc.
• Differenziazione temporale: "Per quanto tempo il cliente può utilizzare le foto?" Possibili utilizzi temporali potrebbero essere ad esempio: il 24.12.2011, a dicembre 2011, per 3 mesi, per 1 anno, per 5 anni, ecc.
Attraverso lo schema dei diritti di utilizzo, è possibile redigere offerte eccellenti; è un grande aiuto per la calcolazione, poiché consente differenziazioni che fino a ora, quando venivano calcolati solitamente per tempo impiegato, non erano possibili.
Esempio: Ricevete una chiamata. Vi chiedono di fotografare la fidanzata del chiamante, in biancheria intima. Il chiamante desidera foto in bianco e nero, lo shooting dovrebbe durare 4 ore. Accetta il vostro prezzo, pari a 300,- euro (al lordo). Il giorno successivo è lo shooting, i risultati sono ottimi, il modello riceve subito tutte le foto su DVD. Una settimana dopo ricevete una seconda chiamata. Il chiamante è un amico del primo chiamante e contemporaneamente responsabile marketing di un importante produttore di biancheria intima. Immaginate già: le foto gli sono piaciute, ora deve fotografare un modello fornito dall'azienda (e già truccato il giorno dello shooting) in biancheria intima, in bianco e nero e per 4 ore. Quando gli chiede del vostro compenso, rispondete, seguendo l'istinto: 1.200,- euro più IVA. Il responsabile marketing è sconvolto; il suo amico gli aveva riferito di costi per lo shooting di 300,- euro al lordo.
Come spiegate al responsabile marketing la differenza? La risposta è molto semplice: Una persona privata mostra al massimo le foto nel proprio circolo d'amicizie. Non può pubblicare, nemmeno su Internet, le foto, a meno che ciò non sia stato espressamente concordato. Un produttore di biancheria intima utilizza le foto per la pubblicità su riviste e cataloghi di prodotti, per le confezioni dei prodotti, ecc. Le foto saranno quindi pubblicate in modo significativo. Pertanto, il prezzo più alto per lo stesso servizio fotografico e la stessa quantità di tempo impiegata è giustificato. Nel vostro caso, prima di presentare un'offerta, dovrete chiedere la portata pianificata della pubblicazione, dal punto di vista materiale, territoriale e temporale. Solo allora potrete creare un'offerta cucita su misura per le pubblicazioni pianificate.
Quando calcolate un'offerta, non è determinante quanto tempo durerà probabilmente lo shooting, perché altrimenti un produttore di biancheria intima che vuole utilizzare le foto per la pubblicità pagherebbe lo stesso importo di un cliente privato, se entrambi gli shooting durassero lo stesso tempo. L'aspetto decisivo è l'entità con cui le foto saranno utilizzate in seguito, ovvero pubblicate.
Un'ottima guida per creare preventivi secondo questo schema di calcolo è il libro "Bildhonorare" della Mittelstandsgemeinschaft Foto Marketing (MFM), pubblicato dall'Associazione federale degli agenti fotografici e degli archivi fotografici di stampa (BVPA). Costa (insieme al manuale "Der Bildermarkt") 33 euro.
Lettera di conferma
Se siete stati incaricati dal vostro cliente (a voce o per iscritto), dovreste riassumere nuovamente l'incarico in tutti i dettagli e inviare al vostro cliente una lettera di conferma, preferibilmente via fax o come raccomandata. Si tratta di eliminare eventuali ambiguità e di informare nuovamente il committente sulle vostre condizioni alle quali agirete. Mentre spesso si raggiunge rapidamente un accordo sui dettagli di un incarico, il diavolo è spesso nei dettagli figurativi.
Nei dettagli (quindi nei Termini e Condizioni Generali, T&C) spesso si nascondono molte incongruenze, quindi questa lettera di conferma serve a informare nuovamente il cliente sui vostri T&C e contemporaneamente a renderli parte integrante del contratto. Punti essenziali nei T&C possono essere: il procedimento in caso di ritardo di pagamento, gli obblighi di verifica del cliente dopo aver ricevuto le foto, il periodo di reclamo, le possibilità di miglioramento, il processo di risoluzione delle controversie, il ritorno degli originali/supporti dati, il ritocco delle immagini, ecc.
Processo
Il lavoro fotografico dovrebbe svolgersi senza intoppi, in modo efficace ("fare le cose giuste") ed efficiente ("fare le cose nel modo giusto"). Per garantirlo, non dovreste essere troppo stretti con il tempo a vostra disposizione. Inoltre, è consigliabile avere almeno uno o più assistenti anche se siete abituati a lavorare da soli come solitari. Non solo per aiutarvi nella configurazione dell'illuminazione a flash o dei set, ma anche per avere qualcuno che possa essere inviato in caso di necessità per procurare un accessorio mancante, il catering, un abbigliamento adeguato, ecc.
Anche se siete più di natura caotica e preferite fare 25 cose contemporaneamente - nell'esecuzione degli incarichi un approccio strutturato vi aiuta a non perdere di vista il quadro generale e a lavorare in modo efficiente. Gli assistenti possono aiutarvi a svolgere piccoli lavori, in modo che possiate concentrarvi completamente sulle cose importanti - fotografare e collaborare con il cliente.
A differenza di molti dei miei colleghi, ho sempre trovato arricchente la presenza personale dei clienti durante il servizio fotografico sul set. Ciò garantisce che gli interessi del cliente siano tradotti fotograficamente da me. Allo stesso tempo, la presenza del cliente o di un delegato impedisce al committente di reclamare gli scatti fotografici, infatti se fotografo seguendo le istruzioni del delegato presente, non posso essere successivamente ritenuto responsabile se i risultati non piacciono al cliente.
È ovviamente necessario che mostri regolarmente i risultati digitali al delegato - quasi come stato d'avanzamento - preferibilmente sul monitor del computer, e che segua le sue istruzioni o proposte di miglioramento.
Se nessuno dei dipendenti del committente è presente durante lo shooting, è sicuramente una buona idea inviare al cliente alcuni risultati fotografici via e-mail di tanto in tanto, in modo che possa controllare i progressi dello shooting fotografico e "approvare" ciò che è stato finora raggiunto. Nel caso di imprevisti, è sempre utile poter contattare telefonicamente il committente in modo tempestivo. Quindi, per sicurezza, fatevi dare anche il numero di cellulare del cliente.
Dopo il completamento dello shooting, le foto devono ancora essere visionate da voi prima di inviarle al cliente. La visione personale del fotografo serve a individuare eventuali errori, poiché non c'è niente di più imbarazzante che il cliente chiami e trovi errori mentre voi siete ancora all'oscuro.
Fate sempre 1-2 copie di backup su hard disk esterni prima di inviare i risultati al cliente. Quindi basta mettere le schede di memoria originali in una busta e spedirle al cliente per posta, è fuori discussione!
Sarebbe un peccato se i risultati di uno shooting di un incarico andassero persi. Fatene sempre abbastanza copie di sicurezza!
Spesso il committente sarà presente durante lo shooting e porterà anche il suo laptop. In questo caso sarà desideroso di sostituire la vostra scheda di memoria piena con una vuota, in modo da poter caricare e visionare le foto sul suo computer in modo tempestivo e durante lo shooting.
Fatturazione
Le fatture con un importo superiore a 100 euro devono soddisfare determinati requisiti affinché siano riconosciute dall'ufficio delle imposte. Se la fattura non soddisfa i requisiti, il vostro cliente – con ragione! – potrebbe rifiutarsi di pagarla. Se la paga comunque, l'ufficio delle imposte potrebbe non concedergli l'IVA deducibile o non riconoscere la deducibilità dell'intero importo della fattura. E lo stesso vale per voi: prima di pagare una fattura di un creditore, assicuratevi di controllare la presenza dei seguenti punti:
• Dicitura "Fattura"
• Nome completo e indirizzo completo del emittente e del destinatario del servizio
• Il vostro nome e il vostro indirizzo (indirizzo del fornitore della fattura; può coincidere con l'indirizzo dell'unità operativa)
• Il vostro numero di partita IVA o, alternativamente, il numero di identificazione IVA
• Data della fattura (data di emissione)
• Numero della fattura (deve essere assegnato in modo progressivo e deve essere univoco; non è necessario seguire un formato specifico)
• Servizio reso (quantità e tipo dei beni forniti o portata e tipo del servizio diverso)
• Data di consegna (se non è possibile specificare una data di consegna separata, utilizzare eventualmente la formulazione standard "la data di consegna è la data della fattura")
• La retribuzione per il servizio fotografico suddivisa per aliquote fiscali
• L'aliquota IVA applicata (a meno che non siate un "piccolo imprenditore" ai fini dell'IVA; cfr. sotto)
• L'importo dell'IVA relativo
• Importo totale della fattura (raccomandato; ma non è una parte obbligatoria prescritta dalla legge)
• Coordinamenti bancari del fornitore (consigliato; ma non è una parte obbligatoria prescritta dalla legge)
• Termine di pagamento (consigliato; ma non è una parte obbligatoria prescritta dalla legge).
Per i fotografi, è inoltre consigliabile specificare nuovamente sulla fattura l'estensione dei diritti di utilizzo concessi per iscritto. Solo come promemoria. In questo modo non possono sorgere fraintendimenti con il cliente.
Vengono elencati gli importi netti delle singole voci della fattura, successivamente l'importo complessivo dell'IVA dovuta e l'importo lordo totale da pagare come importo totale della fattura. Se è stato concordato un termine di pagamento nell'offerta o durante le trattative contrattuali, è consueto riportare nuovamente tale indicazione sulla fattura.
Se sei un piccolo operatore soggetto ad IVA ai sensi dell'articolo 19 del D.P.R. 633/72 (se nell'anno precedente hai raggiunto un volume d'affari annuale inferiore a 17.500 euro e nell'anno in corso non supererai probabilmente i 50.000 euro), quindi esente dal pagamento dell'IVA al fisco, indichi semplicemente gli importi delle singole voci e l'importo totale. Il testo di legge precisa che in queste voci è inclusa l'IVA; essa non deve essere indicata separatamente e non deve essere versata all'amministrazione fiscale.
Gestione dei solleciti
Speriamo che i vostri clienti paghino puntualmente! Purtroppo succede abbastanza spesso che le fatture non vengano saldate. Ciò può avere varie ragioni. Alcune aziende pagano sempre le loro fatture con ritardi di parecchi mesi, ciò che comporta guadagni di interessi. Altre vorrebbero pagare, ma non possono, ad esempio perché hanno difficoltà economiche. Molti stanno aspettando a loro volta un pagamento, ad esempio da parte dell'ufficio delle imposte in caso di rimborso. Altri cercano di non pagare affatto o solo in parte la somma della fattura, contestando presunti errori nel lavoro fotografico.
Se il vostro cliente non paga la fattura puntualmente, non dovreste minacciare subito con azioni legali. Forse la fattura è davvero andata persa nella mole di documenti. Chiedete prima cortesemente quali siano le ragioni del ritardo nei pagamenti. Se il pagamento non avviene ancora, fissate un termine adeguato (2-3 settimane) e se scaduto recatevi da un avvocato.
In generale, le fatture sono dovute immediatamente, a meno che non sia stato concordato diversamente. Se il vostro cliente non paga entro il termine previsto, non è necessario inviare un sollecito per incorrere in mora, bensì è considerato automaticamente in mora in caso di superamento del termine. Per poter dimostrare che il vostro cliente ha ricevuto la fattura, è consigliabile inviarla nuovamente via fax oltre all'originale. Oppure direttamente con una raccomandata. Tuttavia, non è di buon gusto presumere in anticipo che il cliente non intende pagare.
In caso di superamento del termine di pagamento senza che il cliente abbia saldato, è consuetudine nell'ambito pratico attendere ancora 1-2 settimane prima di domandare cortesemente il motivo del mancato pagamento. Se a quel punto si capisce che non è stato pagato intenzionalmente, si invia un sollecito dopo un'altra settimana, chiedendo il pagamento immediato dell'importo dovuto. Eventuali costi di sollecito (devono essere realistici, quindi dovrebbero aggirarsi intorno ai 3-5 euro) e interessi di mora possono essere fatturati separatamente.
Gli interessi di mora vengono calcolati al tasso del 5% annuo sopra il tasso di base della Banca Centrale Europea (BCE).
Dopo un sollecito infruttuoso, dovreste rivolgervi a un avvocato che, se necessario, persegua le vostre richieste anche in tribunale. I costi che ne derivano devono essere sostenuti dal debitore, cioè il vostro cliente, a meno che non emerga che aveva un motivo valido per negare il pagamento, il che è praticamente impossibile se avete fornito foto “di qualità media”.
