Convalida dei dati e menu a discesa in Google Sheets

In questa guida imparerai come utilizzare la validazione dei dati in Google Sheets per creare liste a discesa. La creazione di liste a discesa è particolarmente utile per evitare errori di immissione e consolidare i dati. Supponiamo che tu stia lavorando in un'università e desideri registrare in modo uniforme i corsi degli studenti. Applicando in modo sensato la validazione dei dati, puoi garantire che le immissioni siano standardizzate e possano essere consolidate nella tua lista.

Principali conclusioni

1. La validazione dei dati aiuta a evitare errori di immissione e a mantenere i dati consistenti.
2. Con le liste a discesa puoi offrire agli utenti una selezione di valori predefiniti.
3. Puoi personalizzare la validazione dei dati per rifiutare le immissioni manuali e visualizzare messaggi di aiuto per l'immissione.

Guida passo dopo passo

Passaggio 1: Attivare la validazione dei dati

Per iniziare con la validazione dei dati in Google Sheets, apri il tuo foglio di lavoro di Google. Vai sulla scheda "Dati" e clicca su "Validazione dei dati". Si aprirà una nuova finestra di dialogo in cui puoi impostare le opzioni desiderate.

Passaggio 2: Selezionare l'intervallo di celle

Ora seleziona l'intervallo di celle che desideri utilizzare per la lista a discesa. Ad esempio, potresti selezionare le celle da B4 a B32. Assicurati di definire correttamente l'intervallo per i tuoi dati, poiché questo è cruciale per le immissioni successive.

Passaggio 3: Selezione dei criteri

Nella finestra di dialogo puoi impostare diversi criteri per la validazione dei dati. Ciò significa che puoi specificare quale tipo di immissioni sono consentite. Hai la possibilità di selezionare un elenco o creare l'elenco tu stesso.

Passaggio 4: Creare il proprio elenco

Se desideri creare un elenco personalizzato per le opzioni a discesa, inserisci le voci desiderate. Ad esempio, potresti digitare "BW" per Economia aziendale, "WF" per Informatica aziendale e "WM" per informatica pura. Assicurati di elencare tutti i corsi rilevanti in modo che gli studenti possano effettuare la scelta corretta.

Passaggio 5: Mostrare la lista a discesa

Attiva l'opzione "Mostra elenco a discesa nelle celle". Quindi clicca su "Salva". Una volta creata la lista, comparirà un simbolo a discesa nella cella selezionata, consentendo agli studenti di selezionare il corso di laurea corrispondente.

Passaggio 6: Rifiutare le immissioni

Per garantire che gli studenti non possano effettuare immissioni non valide, puoi rifiutare l'immissione. Ciò significa che non potranno utilizzare valori inseriti manualmente che non sono presenti nell'elenco a discesa. Torna alla validazione dei dati e attiva l'opzione per implementare questa funzione.

Passaggio 7: Aggiungere un testo di validazione

Un ottimo modo per migliorare la navigazione dell'utente è aggiungere un testo di validazione. Questo può aiutare gli utenti a capire quali valori dovrebbero inserire. Ad esempio, potresti impostare "Clicca e inserisci un valore dall'intervallo" come testo di aiuto.

Passaggio 8: Applicare le liste a discesa ad altre celle

Per applicare la lista a discesa creata ad altre celle, puoi prima copiarla. Utilizza la combinazione "Ctrl + C" per copiare le celle. Quindi seleziona l'intervallo di destinazione, fai clic con il pulsante destro del mouse e seleziona "Incolla contenuto" e poi "Solo validazione dei dati". In questo modo, avrai l'opzione a discesa e il testo di aiuto in tutte le celle desiderate.

Passaggio 9: Verifica degli input

Controlla nel tuo foglio Google le varie opzioni a tendina per assicurarti che vengano visualizzate correttamente. Clicca sul menu a tendina per verificare che tutte le opzioni create siano disponibili e che ogni cella mostri il messaggio di suggerimento.

Passaggio 10: Conclusione e risultati

Hai imparato come creare liste a discesa con la convalida dei dati in Google Sheets. Questa funzionalità facilita l'inserimento dei dati e ti aiuta a mantenere la qualità dei tuoi record nei fogli di calcolo. L'utilità di questa tecnica è particolarmente evidente quando si cerca di riassumere e analizzare dati diversi.

Riepilogo

In questa guida hai imparato passo dopo passo come implementare la convalida dei dati in Google Sheets per garantire inserimenti di dati coerenti ed esenti da errori. Hai imparato a creare liste a discesa, rifiutare inserimenti e consentire messaggi di input utili.