Gestire ottimamente le riunioni su Zoom: Invitare i partecipanti in pochi passaggi

In questo tutorial ti mostreremo come invitare e gestire i partecipanti a una riunione su Zoom. Che tu abbia già pianificato una riunione o desideri organizzare una sessione spontanea, invitare i partecipanti è un processo semplice. Segui semplicemente questa guida e utilizza efficientemente le numerose funzionalità di Zoom.

Concetti chiave

Puoi invitare i partecipanti in vari modi: dalla tua lista dei contatti o mediante un link di invito. Inoltre, puoi gestire i partecipanti nella riunione e regolare persino il numero di partecipanti. Tieni presente che la versione gratuita di Zoom ha alcune limitazioni per quanto riguarda il numero di partecipanti e la durata della riunione.

Guida passo passo

Passaggio 1: Preparare la riunione su Zoom

Apri l'applicazione di Zoom e accedi. Crea una nuova riunione o seleziona una riunione già programmata. Per massimizzare la visualizzazione, puoi fare clic sul pulsante corrispondente situato nell'angolo in alto a destra della finestra. In questo modo avrai una migliore panoramica dei partecipanti e potrai accedere comodamente alle funzioni pertinenti.

Passaggio 2: Visualizzare i partecipanti

Una volta avviata la tua riunione, puoi fare clic sul pulsante "Partecipanti" per visualizzare l'elenco di tutti i partecipanti attualmente presenti nella riunione. Nella vista più piccola potresti vedere meno dettagli, ma anche qui potrai vedere chi è presente. Vedrai il tuo nome e potrai avere la possibilità di modificare la tua immagine del profilo o il tuo nome.

Passaggio 3: Invitare i partecipanti

Per invitare nuovi partecipanti, fai clic sul pulsante "Invita" che trovi nella barra inferiore. Si aprirà una nuova finestra, dove avrai diverse opzioni per invitare i partecipanti. Puoi scegliere tra la tua lista dei contatti o generare un link di invito.

Passaggio 4: Utilizzo della lista dei contatti

Se hai già contatti salvati su Zoom, puoi selezionarli qui. Ad esempio, se hai un contatto come "Fabio", puoi semplicemente cliccare sul suo nome e fare clic su "Invita". Zoom invierà quindi un invito a questo contatto.

Passaggio 5: Copia del link di invito

Un'altra opzione è copiare il link di invito. Clicca sul pulsante per copiare il link negli appunti. Questo link può poi essere inviato a chiunque desideri invitare, sia tramite e-mail sia tramite servizi di messaggistica come WhatsApp o Instagram.

Passaggio 6: Invio del link di invito

Ora che hai copiato il link, puoi aprire un nuovo documento o utilizzare direttamente un messaggero per inviare il link. Chiunque riceva questo link potrà seguilo e partecipare alla tua riunione. Ricorda che la versione gratuita di Zoom è limitata a 100 partecipanti e una durata di 40 minuti, a meno che non si tratti di una conversazione uno a uno.

Passaggio 7: Gestione della riunione

Durante la tua riunione potrai gestire i partecipanti in qualsiasi momento. Avrai la possibilità di mettere in silenzio i partecipanti, rimuoverli o modificare il loro ruolo. Questo garantisce una comunicazione fluida e un controllo durante la riunione.

Passaggio 8: Terminare la riunione

Una volta terminata la riunione o scaduto il tempo, potrai terminare la riunione in qualsiasi momento. Avrai l'opzione di terminare la riunione per tutti o di chiudere la sessione per determinati partecipanti.

Riepilogo

In questa guida hai imparato come invitare e gestire i partecipanti alla tua riunione su Zoom. Potrai farlo tramite la tua lista dei contatti, un link di invito o inviando manualmente gli inviti. Ricorda di tenere presente le linee guida limitative della versione gratuita per sfruttare appieno le potenzialità di Zoom.