Zoom offre un modo semplice ed efficace per pianificare riunioni e invitare i partecipanti in modo mirato. In questa guida imparerai come pianificare una riunione su Zoom e inviare il link corrispondente via e-mail.
Principali considerazioni
- La corretta pianificazione è fondamentale per il successo di una riunione.
- Puoi stabilire i dettagli della riunione come data, ora e partecipanti.
- La possibilità di inviare link via e-mail aiuta a informare i tuoi partecipanti in modo rapido ed efficiente.
Istruzioni passo dopo passo
Per pianificare una riunione su Zoom, segui questi passaggi:
1. Pianificare la riunione su Zoom
Apri l'app Zoom e seleziona l'opzione "Pianificare". Verrai reindirizzato a una nuova finestra in cui potrai stabilire i dettagli della riunione.
2. Stabilire il titolo della riunione
Il primo campo che devi compilare è il titolo della riunione. Questo dovrebbe includere un argomento chiaro e preciso in modo che tutti i partecipanti invitati sappiano immediatamente di cosa si tratta.
3. Scegliere data e ora
Seleziona ora la data e l'ora della tua riunione. Puoi fissare una data futura, ad esempio il 31 ottobre 2023 alle 10:00. Assicurati di stimare anche la durata approssimativa della riunione.
4. Impostare riunioni ricorrenti
Se desideri pianificare una riunione regolare, hai l'opzione di impostarla come riunione ricorrente. Ad esempio, puoi decidere che questa riunione si tenga ogni sabato alle 10:00. Tuttavia, nella maggior parte dei casi, questo è facoltativo e dipende dalle tue esigenze.
5. Impostare il fuso orario
Assicurati di aver selezionato il fuso orario corretto. In questo esempio, hai scelto il fuso orario "Parigi", che è rilevante per la maggior parte degli europei.
6. Impostare l'ID della riunione e il codice di sicurezza
L'ID della riunione viene generato automaticamente. Puoi anche aggiungere un codice di sicurezza per garantire un livello aggiuntivo di sicurezza. Questo codice è necessario se i partecipanti desiderano accedere tramite telefono o sistemi di conferenza.
7. Configurare la stanza d'attesa
La stanza d'attesa è una funzione interessante che ti consente di controllare i partecipanti prima che entrino nella riunione. Puoi attivare o disattivare la stanza d'attesa. Se la stanza d'attesa è attivata, devi accettare ogni partecipante prima che possa entrare.
8. Impostare le opzioni video
Decidi se sia l'host che i partecipanti devono attivare il video all'inizio della riunione. Questo può essere particolarmente utile se una persona pianifica la riunione ma non parteciperà ad essa.
9. Selezionare le opzioni del calendario
Scegli il calendario da utilizzare per i promemoria. Puoi scegliere tra Outlook, Google Calendar e altre opzioni. In questo caso hai optato per Outlook.
10. Personalizzare le impostazioni avanzate
Tra le impostazioni avanzate puoi stabilire altre condizioni, ad esempio consentire ai partecipanti di entrare nella riunione prima dell'host. Qui dovresti anche attivare l'opzione per mettere immediatamente in modalità silenziosa i nuovi partecipanti all'ingresso.
11. Salvare la riunione
Dopo aver completato tutte le impostazioni, fai clic su "Salvare". La riunione verrà quindi creata e avrai la possibilità di visualizzare il link per la stessa.
12. Inviare il link tramite e-mail
Per inviare il link, puoi copiarlo e inviare un'e-mail ai partecipanti invitati. Puoi anche utilizzare la funzione all'interno di Zoom per invitare direttamente le persone, tuttavia ciò a volte può essere soggetto a errori. È consigliabile copiare manualmente il link nella tua e-mail e inviarlo per garantire che tutti i partecipanti lo ricevano tempestivamente.
13. Confermare l'invio dell'e-mail
Vai nel tuo programma di posta elettronica e conferma che l'invito sia stato inviato con successo. Puoi inviare il link direttamente alle persone che hai invitato scrivendo una e-mail personale.
14. Partecipazione alla riunione
Ora tutto è pronto e le persone invitate possono unirsi alla riunione. Attraverso il link che hai inviato, ognuno accede direttamente alla riunione.
Sommario
Seguendo questi passaggi, sarai in grado di pianificare efficacemente una riunione su Zoom e assicurarti che tutti i partecipanti siano informati tempestivamente. Le diverse opzioni e impostazioni ti aiuteranno a organizzare la riunione in modo efficiente e ordinato.
Domande frequenti
Come posso pianificare una riunione su Zoom?Puoi pianificare una riunione aprendo l'app di Zoom, selezionando l'opzione "Pianifica" e inserendo i dettagli richiesti.
Posso creare una riunione ricorrente?Sì, durante la pianificazione hai la possibilità di impostare una riunione come ricorrente.
Come posso inviare il link alla riunione tramite e-mail?Puoi copiare il link e incollarlo manualmente in un'e-mail o inviare l'invito direttamente tramite Zoom. È consigliabile inviare manualmente il link per garantire la sua consegna.
Cosa è una stanza d'attesa?La stanza d'attesa è una funzione che ti permette di controllare quando i partecipanti possono unirsi alla riunione. Devi accettare questi partecipanti prima che possano entrare.
Come posso mettere in silenzio i partecipanti?Puoi impostare nelle impostazioni avanzate che i nuovi partecipanti siano messi automaticamente in modalità silenziosa all'ingresso.
