Confronta e unisci i fogli di lavoro di Excel

Excel è uno strumento versatile che può essere utilizzato non solo per l'analisi dei dati, ma anche per la gestione e il confronto dei dati provenienti da fogli di lavoro diversi. In questa guida imparerai come confrontare ed unire in modo efficiente i contenuti di più file e fogli di lavoro di Excel. Questo è particolarmente importante in un ambiente ricco di interfacce in cui elementi diversi vengono elaborati da vari dipendenti per mantenere una visione chiara dei tempi di lavoro o di altri dati.

Concetti chiave

• Puoi unire i file di Excel per una migliore panoramica.
• La privacy dei dati deve essere preservata quando diversi dipendenti gestiscono dati in file separati.
• Usando le funzionalità di condivisione e confronto di Excel, puoi risparmiare tempo e gestire i dati in modo sicuro.

Guida passo a passo

Crea il file iniziale

Inizia creando un file di Excel in cui elenchi gli orari di lavoro dei dipendenti. Inserisci informazioni pertinenti come i nomi dei dipendenti e le ore lavorative corrispondenti. Questo file servirà in seguito come vista centrale. Vai su "File" e poi su "Salva con nome" per salvare questo file nella tua cartella di esempio.

Crea file separati per i dipendenti

Per ogni dipendente elencato nella panoramica, crea ora file di Excel separati. Puoi salvare il file originale e quindi creare una copia per ogni dipendente utilizzando "Salva con nome". Assicurati di nominare i file in modo appropriato in modo che sia chiaro quale dipendente possiede quale file.

Autorizzazioni e protezione dei dati

Devi assicurarti che ciascun dipendente possa accedere solo ai propri dati. Per fare ciò, vai nella cartella di Excel al menu "Revisione" e attiva l'opzione di condivisione per utente singolo. Questo garantisce che i dati siano mantenuti conformi alla privacy.

Confronta i fogli di lavoro

Dopo che tutti i dipendenti hanno inserito i loro orari di lavoro nei rispettivi file, puoi unire questi file per la revisione. Questo avviene tramite la funzione "Confronta cartelle di lavoro", che troverai anche nel menu "Revisione". Con questa funzione, tutti i dati rilevanti verranno trasferiti automaticamente nella tua vista d'insieme.

Aggiornamento automatico

Dopo aver eseguito la funzione di confronto, Excel controlla automaticamente se sono state apportate modifiche ai file dei dipendenti e le trasferisce nella vista d'insieme. In questo modo avrai rapidamente una visione completa di tutti gli orari di lavoro.

Registro delle modifiche

Per tenere traccia di quando e quali modifiche vengono apportate, è consigliabile utilizzare la funzione di registrazione. Questa funzione documenta ogni modifica effettuata ai fogli di lavoro, consentendoti di fare rapidamente riferimento in caso di errori.

Personalizzazione del registro

Per accedere al registro delle modifiche, vai sull'opzione di menu "Traccia modifiche". Qui puoi registrare tutte le modifiche su un nuovo foglio di lavoro per mantenerle più facilmente sotto controllo e apportare eventuali adattamenti organizzativi.

Sommario

In questa guida hai imparato come confrontare ed unire in modo efficace diversi fogli di lavoro di Excel. Impostando autorizzazioni e registrazioni, puoi garantire la sicurezza dei dati e allo stesso tempo aumentare l'efficienza del tuo lavoro. Queste abilità sono particolarmente utili per i dipartimenti di controllo e vendite, per mantenere la panoramica e ottimizzare il flusso di lavoro.