Convertire Excel in PDF - Guida

Con gli strumenti e i metodi giusti, è possibile semplificare notevolmente il lavoro con Excel. Specialmente quando si tratta di convertire i fogli di lavoro creati in un formato meno modificabile e più sicuro, il formato PDF è una scelta eccellente. In questa guida scoprirai come convertire progressivamente i file Excel in PDF per presentarli ai tuoi clienti in modo semplice e chiaro.

Principali conclusioni

• Puoi convertire i dati di Excel direttamente tramite la funzione di stampa o la funzione "Salva con nome" in un PDF.
• Attenzione alle metainformazioni che potrebbero essere incorporate nel PDF.
• Le opzioni di creazione del PDF ti consentono di personalizzare il file a tuo piacimento.

Guida passo passo

Comincia aprendo il file Excel che desideri convertire in un PDF. Ad esempio un file di rilevamento delle presenze già preparato. Potresti aver aggiunto anche un logo o ulteriori informazioni che desideri visualizzate nel PDF.

Per assicurarti che la rappresentazione delle informazioni nel file PDF sia ottimale, puoi verificare diversi aspetti del layout. Meglio zoomare nell'anteprima di pagina per controllare i dettagli della pagina e evitare possibili interruzioni di pagina superflue.

Ora vai al layout di pagina per effettuare le ultime impostazioni. A questo punto, decidi se mantenere la visualizzazione attuale o scegliere una modalità diversa. L'anteprima di pagina ti fornisce una buona panoramica di come sarà il tuo PDF finale.

Una volta soddisfatto delle impostazioni, clicca su "File". Nel menu successivo, seleziona le opzioni di stampa. Qui hai la possibilità di stampare il file con "Microsoft Print to PDF" se stai utilizzando Windows 10. Se questo programma non è installato, assicurati di avere l'ultima versione di Microsoft Office o un programma di stampa PDF appropriato.

Fai attenzione durante la creazione del PDF, specialmente se si tratta di dati sensibili o personali. Nelle opzioni del PDF, controlla quali metadati o dati verranno trasferiti e assicurati che nessun dato estraneo venga incluso nel file.

Un modo comune per salvare il tuo file è utilizzare la funzione "Salva con nome". Seleziona la posizione desiderata e assicurati di scegliere il formato PDF per salvare il file nel formato desiderato.

Nella finestra di dialogo successiva, hai l'opportunità di impostare ulteriori opzioni. Ad esempio, puoi inserire il titolo del file e specificare se il PDF deve essere compatibile con altri programmi PDF.

Inoltre, puoi decidere quali informazioni includere o escludere, come ad esempio immagini o informazioni non stampabili. Assicurati di considerare anche la formattazione degli elementi da esportare.

Una volta sicuro che tutte le informazioni siano corrette, fai clic su "OK". In questo modo verrà avviata la procedura di salvataggio. Di solito il file PDF si aprirà automaticamente se hai installato un lettore PDF come Adobe Acrobat.

Utilizzando uno standard per i PDF, puoi condividere documenti che possono essere aperti anche da clienti che non utilizzano Excel. Questo è particolarmente utile per garantire una rappresentazione professionale dei dati in un formato user-friendly.

Riguardo alle opzioni di stampa: puoi anche modificare le dimensioni e il layout per garantire che il PDF corrisponda esattamente alle tue specifiche. Puoi personalizzare il formato carta e scegliere tra orientamento verticale e orizzontale.

Prima di esportare il PDF, controlla le impostazioni di stampa per assicurarti che tutte le informazioni importanti, comprese le formattazioni, vengano trasferite correttamente. Ad esempio, se desideri stampare in verticale su A4, assicurati che sia impostato di conseguenza.

Dopo aver salvato il file, dovresti trovarlo nell'Esplora risorse nella posizione da te scelta. Confronta le dimensioni del file tra i diversi metodi di salvataggio per assicurarti di aver scelto il metodo più adatto alle tue esigenze.

Se hai domande, non esitare a farle nei commenti in modo da ricevere il supporto di cui hai bisogno.

Riassunto

Salvare i dati di Excel in un file PDF non solo semplifica la presentazione, ma protegge anche le informazioni importanti. Applicando questi passaggi, puoi trasferire le tue cartelle di lavoro in modo efficace in un formato utile e sicuro.