Preparare in modo efficace la bacheca Kanban per i progetti

Vuoi utilizzare il kanban per gestire meglio i tuoi progetti e rendere il lavoro più efficiente? Il primo passo è preparare il tuo kanban board. In questa guida ti mostro passo dopo passo come creare il tuo board personale per tenere traccia dei tuoi compiti e ottimizzare il flusso di lavoro.

Principali risultati

• Un kanban board può essere creato fisicamente (ad esempio, un lavagna) o digitalmente (ad esempio, Trello).
• È composto da tre colonne principali: Da fare, In corso e Completato.
• I compiti possono essere suddivisi nei team per definire chiaramente le responsabilità.

Istruzioni passo passo

Per preparare correttamente il tuo kanban board, segui questi passaggi:

Passaggio 1: Scegli il tuo board

Per prima cosa devi decidere quale board sia più adatto a te. Puoi utilizzare una lavagna fisica o scegliere uno strumento online come Trello. Se non hai a disposizione una lavagna, non è necessario acquistarne subito una. Puoi utilizzare temporaneamente anche una lavagna per bozzetti per visualizzare le tue idee.

Se hai un team fisso che lavora nello stesso luogo, una lavagna fisica in ufficio può essere molto utile. Assicurati che sia abbastanza grande per visualizzare chiaramente i tuoi compiti.

Tuttavia, se il tuo team lavora in remoto o è distribuito, uno strumento digitale è più adatto. Trello è una scelta popolare che offre molte funzionalità anche nella versione gratuita. Puoi utilizzare funzionalità aggiuntive nella versione premium per ottimizzare la gestione del progetto.

Passaggio 2: Dividi il tuo board in colonne

Il passo successivo nella preparazione del tuo kanban board è suddividerlo in tre colonne principali. Queste colonne sono essenziali per il sistema kanban e ti aiutano a comprendere lo stato dei tuoi compiti in un colpo d'occhio. Le colonne sono:

• Da fare: qui vengono inseriti tutti i compiti da completare.
• In corso: in questa colonna sono presenti i compiti su cui stai lavorando attualmente.
• Completato: questa colonna mostra i compiti già completati.

Passaggio 3: Suddivisione delle colonne

Oltre alle tre colonne principali, puoi anche suddividere il tuo board per assegnare i compiti ai team corrispondenti. Questo è particolarmente utile quando gestisci un progetto più ampio con diversi dipendenti e team.

Se hai diversi compiti, puoi assegnare compiti specifici a ciascun team in modo che i membri vedano solo i compiti rilevanti per loro. Questo semplifica il lavoro e garantisce maggiore concentrazione.

Se scrivi i compiti su schede, puoi presentare le informazioni come segue: i post-it o carta normale sono facili da gestire. Se utilizzi una lavagna, puoi semplicemente spostare le schede da sinistra a destra per mostrare il progresso.

Passaggio 4: Strumenti per la visualizzazione

Oltre alle schede fisiche, puoi utilizzare anche strumenti digitali per creare il kanban board. Ad esempio, Trello ti consente di creare i compiti come schede e spostarli facilmente tramite trascinamento nelle diverse colonne. In questo modo puoi monitorare costantemente il progresso dei tuoi compiti e apportare modifiche.

Una volta preparato il tuo kanban board, sarai pronto per passare alla fase successiva della gestione del progetto. Grazie alla preparazione e all'organizzazione del tuo board, crei una base solida per lavorare in modo efficiente e collaborare in modo efficace con il team.

Riepilogo

In questa guida hai imparato come preparare il tuo Kanban-Board. Ora sai che puoi utilizzare una tavola fisica o digitale e quali sono le tre colonne principali necessarie per organizzare efficacemente i tuoi compiti. Segui i passaggi descritti qui per ottimizzare il tuo board e sviluppare ulteriormente le tue capacità di project management.