Segnalazioni grafiche
Acrobat offre oltre agli strumenti di annotazione anche quelli per le segnalazioni grafiche. Li trovi dopo aver visualizzato la barra dei commenti nella categoria Segnalazioni grafiche.
Le icone di questi strumenti nella barra dei commenti indicano già quali forme è possibile disegnare. Passando il mouse sopra viene inoltre visualizzata una breve descrizione dello strumento di segnalazione.
Nella fila superiore troverai strumenti con cui è possibile creare forme chiuse come rettangoli, linee, frecce ed ellissi.
Con gli strumenti nella fila sottostante puoi creare forme personalizzate.
Con la penna puoi tracciare forme libere (anche se un po' scomodo con il mouse - con una tavoletta grafica riesci invece molto meglio) e con la gomma a destra puoi apportare correzioni.
Le segnalazioni grafiche possono anche essere evidenziate successivamente con lo strumento di selezione. Riceveranno quindi un riquadro di posizione che può essere spostato e ridimensionato.
Cliccando due volte su di esse si apre una finestra di note, in cui puoi scrivere un commento al riguardo.
Dopo aver minimizzato la nota, questa viene aggiunta come miniatura alla forma. Passando il mouse sopra, il commento viene visualizzato.
Ordinare e filtrare l'elenco dei commenti
Tutte le annotazioni e le segnalazioni grafiche vengono archiviate non solo sulla pagina, ma anche nell'elenco dei commenti. Per una panoramica perfetta vengono visualizzati gli strumenti utilizzati (come ad esempio la penna o la sostituzione di testo), il nome dell'autore (molto utile in caso di più partecipanti), la pagina del commento nel documento e il timestamp.
In cima all'elenco dei commenti c'è un campo per inserire un termine da utilizzare per la ricerca dei commenti. Facendo clic sull'icona di ordinamento puoi personalizzare la logica dell'ordine in cui i commenti sono visualizzati nell'elenco.
Cliccando sull'icona a destra è possibile filtrare i commenti per criteri come il tipo (ovvero i diversi strumenti di commento e segnalazione), il verificatore e lo stato, al fine di ottenere più rapidamente una panoramica specifica.
Esportare i commenti
In alto a destra dell'elenco dei commenti si trova un piccolo pulsante delle opzioni. Cliccandoci sopra si apre un menu con ulteriori comandi. Con l'opzione Esporta tutto in file di dati viene creata una file FDF in cui sono presenti solo i commenti e le segnalazioni del documento attuale. Questo file può essere utilizzato per scambiare commenti con altri utenti, nel caso in cui l'invio dell'intero documento - ad esempio a causa delle dimensioni del file - sia troppo complicato.
Il destinatario importa questo file nel suo documento senza commenti nello stesso modo, e quindi avrà a disposizione tutti i commenti.
Se il documento PDF sottostante è un file di Word, Acrobat offre la funzione di Esporta in Word, una funzione che offre una collaborazione significativamente più avanzata, simile alla modalità di revisione di Word.
Pertanto, le correzioni apportate nel PDF con determinati strumenti di commento testuale possono essere importate e integrate direttamente nel file di Word, senza la necessità di apportarle manualmente ogni volta.
Fai clic sul menu delle opzioni dell'elenco dei commenti su Esporta in Word.
A questo punto si aprirà una finestra con istruzioni per importare i commenti da un PDF a un file di Word.
Dopo aver cliccato su OK, si aprirà una finestra di importazione di Word. Qui puoi cercare il file di origine di Word tramite il pulsante Sfoglia. (Se si trova nella stessa cartella del file PDF, è già inserito nel campo File di Word per l'importazione di commenti).
Nella sezione Seleziona tipi di commento da importare puoi impostare eventualmente un filtro per i commenti da importare. Quindi clicca su Continua.
Il file di Word verrà aperto e i commenti saranno importati. Si presentano di nuovo sulla destra in una barra separata e fanno riferimento ai punti rilevanti nel testo con linee tratteggiate. Viene visualizzato un messaggio di importazione riuscita e un riepilogo.
Per integrare le correzioni apportate in Acrobat, fai clic su Integra modifiche di testo.
Ora il programma si sposterà al primo punto di correzione e in una nuova finestra potrai accettare la modifica con un clic su Applica.
Se desideri controllare le correzioni individualmente, fai clic su Continua e successivamente su Applica o Ignora. Se selezioni la casella di controllo Continua automaticamente, Word passerà automaticamente al punto successivo.
Se sei sicuro di voler applicare tutte le proposte di correzione, fai clic su Applica tutto. Dopo la conferma di un avviso di sicurezza, tutte le correzioni verranno applicate in una volta sola.
Le annotazioni e i commenti nel file PDF che non iniziano correzioni di testo non possono essere trasferiti direttamente nel file Word. Rimangono visibili nella barra di revisione di Word per essere modificati manualmente.
Creare un riepilogo dei commenti
Per creare un riepilogo dei commenti relativi ai rispettivi passaggi nel documento, fai clic sull'opzione del menu delle opzioni dell'elenco dei commenti sull'elemento Creare riepilogo dei commenti.
Nella finestra che si aprirà, potrai effettuare diverse impostazioni sull'output della sinossi come output comune o separato di documento e commenti, formato, dimensione del carattere e colore.
Dopo aver cliccato su Creare riepilogo dei commenti …
… si aprirà in una nuova finestra definita in precedenza come un nuovo documento PDF autonomo e potrà essere stampata su richiesta.
