MS Project: Salvare ed esportare progetti in modo facile

Nel lavoro quotidiano sul progetto, è fondamentale sfruttare le opportunità giuste per documentare e condividere i propri progressi. MS Project offre potenti funzionalità per il salvataggio e l'esportazione dei tuoi progetti, che ti aiutano a lavorare in modo efficiente e condividere i risultati con gli altri. Questa guida ti mostrerà come creare copie di sicurezza dei tuoi progetti e esportarli in vari formati.

Principali conclusioni

• Salvare i progetti in MS Project è facile e può essere fatto tramite il menu "File".
• Puoi esportare i progetti in diversi formati, inclusi PDF.
• È possibile condividere le informazioni sul progetto tramite e-mail o sincronizzarle con SharePoint.

Guida passo dopo passo

Salvare il progetto

Avvia il tuo progetto e vai al menu superiore. Per salvare il tuo progetto, clicca su "File" e seleziona "Salva con nome". Si aprirà una nuova finestra in cui potrai scegliere la posizione di salvataggio. Puoi selezionare una cartella specifica sul tuo PC in cui desideri memorizzare i file. Se sei connesso ai servizi cloud, come ad esempio OneDrive, hai anche la possibilità di salvare lì. Questo ti offre la flessibilità di accedere al tuo progetto da dispositivi diversi.

Scelta della posizione di salvataggio

Nella finestra di selezione, puoi scegliere una cartella specifica dal tuo PC facendo doppio clic. Questa funzione ti permette di mantenere i tuoi progetti organizzati in modo tale da trovarli rapidamente quando ne hai bisogno. Inoltre, assicurati che la cartella selezionata sia facilmente accessibile, specialmente se desideri accedere spesso a questo progetto.

Esportare il progetto

Dopo aver salvato il tuo progetto, hai la possibilità di esportarlo. Passa alla scheda "Condividi". Qui appariranno diverse opzioni che puoi utilizzare. Una delle opzioni di esportazione più comuni è la creazione di un file PDF. Seleziona questa opzione per generare una panoramica del tuo progetto. Questo PDF ti offre la possibilità di condividere il tuo progetto in un formato facilmente leggibile.

Selezione del periodo per l'esportazione

Dopo aver attivato la creazione del PDF, puoi ora selezionare il periodo che desideri rappresentare nel tuo PDF. Hai la libertà di specificare esattamente quali dati devono essere restituiti. Questo è particolarmente utile se desideri evidenziare solo determinati periodi o traguardi anziché rappresentare l'intero progetto.

Verifica e salvataggio del documento

Dopo aver fatto la tua scelta, puoi verificare il documento. L'esportazione potrebbe richiedere qualche istante, ma garantisce che tutte le informazioni selezionate siano correttamente e visualizzate in base alle tue preferenze. Il PDF diventa quindi un modo pratico per documentare i progressi e le informazioni del tuo progetto.

Utilizzo della funzione e-mail

Un altro vantaggio di MS Project è la possibilità di condividere il tuo progetto via e-mail. Per farlo, torna alla scheda "Condividi" e seleziona l'opzione di inviare il progetto come allegato all'email. Il tuo programma di posta elettronica verrà aperto automaticamente e potrai aggiungere un contatto a cui desideri inviare il progetto. Ciò rende lo scambio di informazioni molto semplice.

Invio dell'e-mail

Assicurati di inserire correttamente l'indirizzo email del destinatario e aggiungi un messaggio se desideri. Dopo aver aggiunto le informazioni rilevanti, puoi semplicemente fare clic su "Invia". In questo modo la persona riceverà il progetto attuale e potrai garantire che tutti i soggetti interessati siano aggiornati.

Riassunto

Salvare ed esportare i progetti in MS Project è una parte essenziale della gestione dei progetti. Seguendo i passaggi descritti in precedenza, puoi assicurarti che le tue informazioni siano correttamente acquisite e facilmente accessibili, sia per te stesso che per il tuo team.