Per le persone con problemi di vista o altre disabilità, sono necessarie caratteristiche speciali per aumentarne l'utilità di un file PDF. Il prerequisito fondamentale per un utilizzo accessibile è la strutturazione del file. In questa struttura, gli elementi diversi come titoli di primo e/o secondo livello, paragrafi, immagini con breve descrizione, tabelle o elementi decorativi vengono ciascuno identificati come tali e agevolano così la navigazione dell'utente (ad es. con la tastiera anziché con il mouse) e l'orientamento. Questi elementi strutturali sono chiamati tag. Attraverso questi tag, il contenuto di un file PDF può essere logicamente navigato tramite un sintetizzatore vocale.
Oltre a una chiara assegnazione linguistica e una codifica dei caratteri standardizzata, dovrebbero essere definite una chiara sequenza di contenuti e aiuti alla navigazione sotto forma di segnalibri in file più lunghi.
Un'altra opzione per l'accessibilità è la regolazione dinamica del giustificato con un maggiore fattore di ingrandimento, come richiesto in caso di problemi di vista, ma anche durante la lettura su smartphone o tablet. Questa rappresentazione è chiamata Flusso da soprattutto, e anche qui un file strutturato di conseguenza è vantaggioso.
Le condizioni ottimali per garantire l'accessibilità sono soddisfatte quando si lavora già sulla fonte, come ad esempio in Word o InDesign utilizzando stili di formattazione. In questo modo, tale struttura può essere trasferita al file PDF e Acrobat può generare i tag da essa.
Nella categoria Aiuto per l'input e l'output della barra degli strumenti si trovano gli strumenti rilevanti per la modifica della struttura. Le impostazioni di base per la visualizzazione sul lato dell'utente possono essere effettuate tramite l'Assistente di configurazione.
Sul suo secondo schermo è possibile regolare, ad esempio, colori particolarmente contrastanti per testo e sfondo se necessario. Questi possono essere diversi da nero e bianco in determinati problemi di vista.
Anche il colore dei campi modulo può essere personalizzato qui.
Dopo aver cliccato sul pulsante Avanti, è possibile impostare le preferenze per la Direzione di lettura nel passaggio successivo. Disattivando lo standard consigliato di estrarre tali informazioni dal documento, è possibile effettuare un'impostazione diversa.
Dopo aver cliccato su Avanti, è possibile specificare, nel quarto passaggio, se durante la lettura con un sintetizzatore vocale si accede solo alle pagine visibili o all'intero documento.
Inoltre, è possibile effettuare impostazioni di base per la visualizzazione del layout delle pagine come singola o doppia pagina o lo scorrimento delle immagini.
Se si desidera impostare un ingrandimento fisso predefinito, attivare la casella di controllo Sovrascrivere ingrandimento documento e selezionare il valore desiderato dal menu a discesa.
Nell'ultimo passaggio dell'Assistente di configurazione si tratta del salvataggio automatico: questo deve essere disattivato quando si utilizza un sintetizzatore vocale, in quanto altrimenti il documento viene ricaricato ogni volta che viene salvato e il processo di lettura ricomincia dall'inizio.
Una funzionalità utile è la casella di controllo al centro: se attivata, Acrobat aprirà un documento con la pagina in cui è stato chiuso l'ultima volta. In questo modo, è possibile riprendere immediatamente la lettura dal punto giusto e non è necessario cercare il punto giusto in documenti più lunghi.
Cliccando sul pulsante Finito, queste impostazioni di base verranno salvate.
Per verificare le proprietà di accessibilità di un documento aperto,Controlla nella barra degli strumenti si può fare clic sull'voce Controllo completa dell'Aiuto per l'input e l'output.
Prima di eseguire il controllo, è possibile specificare vari dettagli come la posizione di salvataggio del rapporto di output, le pagine da includere o la categoria su cui basare il controllo (contenuto delle pagine, formulari e tabelle, testo alternativo e intestazioni o l'intero documento).
Quindi fare clic su Avvia controllo.
Acrobat analizza ora il documento attuale e visualizza i risultati nella scheda di navigazione Controllo dell'accessibilità sul margine sinistro dello schermo sotto forma di struttura ad albero. Questa panoramica è suddivisa in categorie come Documento, contenuto delle pagine, formulari, testo alternativo, tabelle, intestazioni, ecc., che possono essere ampliate facendo clic sull'icona più a inizio linea.
Nella categoria aperta si possono vedere i dettagli controllati e il risultato di ciascun controllo.
Come alternativa a questa panoramica, è possibile visualizzare il rapporto dell'Aiuto per l'output facendo clic sull'icona del menu contestuale.
In una tabella vengono mostrate le regole secondo cui il documento è stato controllato, una breve descrizione della regola e il risultato del controllo. Le regole sono collegate alle pagine di aiuto di Adobe, …
… in cui viene spiegato in dettaglio come procedere in caso di controllo non superato.
Nelle opzioni del rapporto dell'aiuto per l'output, è possibile allegare il rapporto al documento PDF (per esempio, per permettere ad un altro utente di continuare a lavorare sul documento) o aprirlo come file HTML.
Un modo più comodo per verificare l'accessibilità di un file è utilizzare l'azione inclusa nell'installazione standard Rendi accessibile, disponibile nell'assistente azioni. Dopo aver cliccato su di essa …
… si apre l'assistente azioni e guida passo dopo passo l'utente attraverso le varie attività, dall'inserimento di Titolo, Argomento e Autore all'indicizzazione delle immagini trovate nel documento e all'identificazione del linguaggio e dei tag fino alla verifica finale dell'accessibilità.
In questo modo anche l'utente meno esperto sarà in grado di convertire un file PDF in un documento accessibile.
