Scaricare e copiare documenti in Google Docs

Vorresti copiare o scaricare un documento su Google Docs, ma non sai come fare? In questa guida ti accompagno passo dopo passo nel processo. Che tu voglia salvare un documento per un collega o per uso personale, qui troverai tutto ciò che devi sapere.

Punti salienti

• Puoi copiare e rinominare i documenti facilmente.
• Il download avviene in vari formati, inclusi Microsoft Word e PDF.
• I documenti possono essere condivisi e resi accessibili a determinati utenti.

Copiare un documento

Per copiare un documento, vai nella barra dei menu e clicca su "File". Troverai l'opzione "Crea copia" che devi selezionare. Questo passaggio copierà direttamente il documento attuale. Una volta fatto ciò, otterrai un nuovo documento chiamato di default "Copia di [nome del documento]". Puoi cambiare immediatamente questo nome per avere denominazioni chiare per le tue copie.

Ad esempio, non rinominare il documento come "Copia di 1", ma chiamalo in base alla finalità o al destinatario, come ad esempio "Copia per Fabio". In questo modo manterrai il controllo sui tuoi file.

Hai anche la possibilità di rendere accessibile la copia a un utente specifico. Se hai più utenti, puoi concedere accesso individualmente a ciascuno. Questo rende facile gestire più versioni dello stesso documento, consentendo a ognuno di modificarne una parte.

Al passo successivo ti verrà chiesto in quale cartella desideri salvare il nuovo documento. Puoi scegliere una cartella esistente o rinominarne una nuova, ad esempio "Copie". Questo è particolarmente utile per organizzare i documenti in modo ordinato.

Questa è un'ottima opzione se stai lavorando con diverse persone su progetti, poiché puoi garantire che ognuno acceda solo ai file destinati a lui.

Scaricare il documento

Arriva quindi il momento di scaricare il tuo documento. Per farlo, ritorna al menu "File". Troverai una serie di opzioni. Seleziona l'opzione "Scarica", che ti offre diversi formati da scegliere.

Una delle opzioni più comuni è il download come documento Microsoft Word. Se il tuo obiettivo è modificare il documento fuori da Google Docs, questa è una scelta eccellente. Il sistema salverà il documento con lo stesso nome che gli hai dato su Google Docs.

Se non hai a disposizione Microsoft Word, puoi continuare a modificare il documento su Google Docs o salvarlo solo online. Per molti utenti può essere vantaggioso avere una copia locale che può essere condivisa più facilmente o modificata senza connessione Internet.

Oltre a Microsoft Word, è possibile scaricare il documento anche in vari altri formati, come ad esempio PDF, Open Document Format o persino HTML. Questa varietà assicura che tu possa scegliere il formato giusto per ogni esigenza.

Ad esempio, se stai scrivendo un eBook, ha senso scaricare il documento come HTML. Di solito utilizzo frequentemente il PDF per inviarlo a terzi, poiché è il formato che subisce meno modifiche.

Invio del documento via e-mail

Un'altra opzione disponibile è inviare il tuo documento via e-mail. Puoi farlo anche tramite il menu "File". Se scegli la funzione di invio per e-mail, si aprirà una nuova finestra in cui potrai aggiungere il destinatario, come ad esempio nel nostro esempio "Fabio".

Qui hai l'opzione di inserire direttamente il documento nell'e-mail o inviarlo come allegato. Se invii l'intero documento come allegato, ti consiglio di utilizzare il formato PDF. In questo modo il destinatario riceverà una copia che non può modificare.

Se il tuo destinatario ha bisogno del documento in un formato modificabile, invialo come documento Word. In ogni caso, sarai in grado di gestire queste opzioni con flessibilità.

Riepilogo

In questa guida hai imparato come copiare, scaricare e inviare via email documenti con Google Docs. Il processo è semplice e grazie ai vari formati disponibili puoi essere sicuro che il tuo file soddisfi i requisiti, sia per la collaborazione che per scopi personali.