応募書類を書く際には、どの要素がどの順序で含まれるべきかを把握しておく必要があります。応募書類は、あなたが雇用主に残す最初の印象です。そして初めての印象には、たいてい2つ目の機会はありません。そのため、応募書類は、できるだけ専門的かつ明確に作成される必要があります。

この記事では、他の応募者と差をつけるための応募書類の作成手順を段階的に示しています。明確な構造と適切なアプローチは、求人検索での成功の前提条件です。

応募書類の構成：肝心な部分

応募書類は、就職活動において重要な文書です。なぜなら、応募面接に招待されるかどうかは、ほとんどがこの文書にかかっているからです。それには、特定の機能を持つ複数の重要な部分から成り立っています:

差出人と日付：左上にあなたの連絡先情報（名前、住所、電話番号、メールアドレス）と作成日が記載されます。任意で、応募写真を添付することもできます。

受取人：その下に、応募書類の送付先である企業の連絡先情報（企業名、担当者名、住所）が続きます。

件名：件名は、例えば「マーケティングマネージャーとしての応募」といった、あなたの書面の目的について簡潔に通知します。

挨拶：個人的な挨拶は、あなたが企業と向き合っていることを示します。できれば、相手に名前で呼びかけるのが理想的です。

導入：導入部では、応募理由とポジションへの関心について簡潔に説明します。

本文：ここでは、ポジションに適した資格、経験、スキルについて詳細に説明します。また、企業への適合性や付加価値提供の方法についても述べる必要があります。

結び：結び部では、あなたのモチベーションを強調し、応募を検討していただき感謝します。面接への参加意思や楽しみも表明できます。

挨拶と署名：フレンドリーな結びの後、手書きの署名が続き、応募書類が完結します。

ヘッダー

書類の一番上か左側に配置されるヘッダーから始めるべきです。あなたの連絡先情報を含む必要があります:

• 名前と姓;
• 住所;
• 電話番号;
• メールアドレス;
• Linkedinや他の業界ネットワークのビジネスプロフィールへのリンク（任意）。

上記の情報は正確である必要があります。なぜなら、企業はこれらを使用して、面接の招待やポジションと要件に関する追加情報を提供するためにあなたに連絡します。

応募書類の導入：このように見えるべき

応募文書の導入部は、応募者としてのあなたの最初の印象を伝える段落です。正しい導入の書き方は、あなた自身への関心を喚起し、雇用主が応募書類を詳しく見たいと思い、あなたの応募文書を読み続けるかどうかを決定します。例えば、ドイツでは、考慮すべき特定のスタンダードがあります。

応募書類での正しい挨拶

挨拶は、応募文書における雇用主が最初に見るものです。そのため、フォーマルで明確かつ個別的であるべきです。良い挨拶の最重要要素は以下の通りです:

個人化：連絡先の具体的な名前を挙げます。求人広告に名前が記載されていない場合は、企業のウェブサイトを参照するか、人事部に電話して、どなたがあなたの応募書類の正当な対象であるかを尋ねます。これにより、あなたの注意力を示し、匿名の挨拶を使うすべての人よりも優れていることを証明できます。

フォーマリティ：女性には「Sehr geehrte Frau」、男性には「Sehr geehrter Herr」と呼びかけ、姓を加えます。これがドイツの標準形式です。他の国々でも同様です。

正しい敬称: 相手が学位を持っている場合、それを尊重して使用するべきです (例:「Dr.」、「Prof.」)。これにより、相手への尊敬が示されます。正直に言うと、敬称を使うことで、タイトル所有者に少しの満足感がもたらされます。逆に、タイトル所有者の敬称が省略されると自尊心に対する小さな一撃となります。

正しい挨拶の例

• ミュラーさん、
• シュミットさん、
• Dr.ウェーバーさん、

個人的な挨拶はプラスの初めの印象を与え、準備をする時間をかけたことを示します。正しい敬称と形式上のアドレスの使用は、将来の雇用主とその立場への尊敬を示します。挨拶におけるフォーマルさと正確さは、あなたのプロフェッショナリズムとディテールへの愛情を反映します。

正しい敬称は履歴書全体のトーンを設定し、成功への可能性を大幅に高めることができるので、覚えておいてください。

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導入に含めるべき事項とその順序

まず、応募するポジションと求人をどこで知ったかを明記します。これにより、雇用主はどのようなポジションに応募しているかを理解するのに役立ちます。次に、企業とポジションに対する興味を示します。なぜここで働きたいのかを説明します。あなたを適任の候補者にする資格の主要な側面を述べましょう。これにより、雇用主の関心を引き、履歴書を続けて読むように促します。

典型的な導入の例、その最初の文で仕事を得ることはできません。

ミュラー様、

貴社の企業ウェブサイトに掲載されたマーケティングマネージャーのポジションの募集情報に興味を持ちました。マーケティング分野での長い経験と創造的なコミュニケーション戦略への情熱を持っているため、私は貴社のチームに価値をもたらすことができると確信しています。

「大いなる興味を持ちました」という文言は、履歴書においてよく使われる決まり文句です。他の応募者との差別化を図る必要があるため、これを避けるべきです。このようなフレーズは陳腐であり、あなたの資格や動機について本当の付加価値を提供しません。代わりに、募集ポジションや企業に個別かつ具体的に言及するべきです。

避けるべきクリシェの他の例:

"ここに応募いたします…"
かわりに: なぜそのポジションに最適な候補者であるか、そしてどのようにあなたの能力が企業に有益であるかに直接触れましょう。

"豊富な経験があります…"
かわりに: 経験と成功例を具体的に示し、あなたの適正を示しましょう。

"チームプレイヤーで、チーム内での作業が好きです。"
かわりに: チーム能力が影響を与えた状況や、どんな結果を出したかを説明しましょう。

"非常にやる気があり、新しい挑戦を楽しみにしています。"
かわりに: そのポジションに魅力を感じている理由や、モチベーションを具体的な成果に示す方法を説明しましょう。

"貴社について熟知し、非常に興味深いと感じています。"
かわりに: 企業の特定のプロジェクト、価値観、または成功について触れ、自分がどのように貢献できるか説明しましょう。

これらのクリシェを避け、具体的で意味のある表現を使用することで、強い印象を残し、面接の機会を大幅に高めることができます。

この導入の構造が最適である理由

手紙の冒頭はできるだけ明確で具体的であるべきです。これにより、雇用主は素早くポジションの内容と応募者を理解するのに役立ちます。企業とポジションへの興味を示すことで、真剣に取り組んでいる様子と準備ができていることを示します。主要な資格の概要を提供することで、雇用主にあなたが適任である理由をイメージさせ、履歴書を続けて読むよう促します。これらのガイドラインに従うことで、雇用主の注意を引き、プラスの初めの印象を与える強力な導入を書くことができます。

自己紹介文の中心部分

中心部分は自己紹介文の核心です。ここでは、あなたの資格、経験、モチベーションを示すべきです。中心部分は、それぞれ明確な目的を持つ複数の主要要素で構成されています。

この企業やこのポジションで働きたい理由を説明してください。この企業に興味を持つ理由を教えてください。求人要件に適合する職務経験についてお話しいただき、特筆すべき実績やプロジェクトを強調してください。

この自己紹介文の部分でも、ポジションに最適な候補者になるための主要なスキルを挙げてください。これらのスキルが企業にとってどのように有益であるかを強調しましょう。企業の成長にどのように貢献できるかを説明してください。

中心部分の適切なフォーマットの例

「...私は以前、企業Xのジュニア営業マネージャーとして活動し、新規顧客の獲得に携わっていました。最初の年に大規模な顧客10件を獲得し、心理的対話におけるスキルを磨くことができました。この経験は、顧客のニーズを理解し、カスタマイズされたソリューションを提供する能力を強化しました。

2年目には既存顧客の管理も担当し、サービス志向と透明性の高いコミュニケーションにより、長期的なビジネスパートナーシップを築くことができました。これにより、顧客満足度が35%上昇しました。

私の他の強みには、優れた分析能力と戦略的思考があります。企業Xでのインターンシップ中にB2Bマーケティング市場で競合他社を分析し、4つの新規大規模顧客を獲得する成功に繋がる提言を開発しました..."

自己紹介文の中心部分は、整然とした構造であり、雇用主があなたがそのポジションに最適な候補者である理由を理解できるよう、すべての関連情報を含んでいる必要があります。具体的な例や成功事例を活用して、あなたのスキルや経験を強調してください。

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自己紹介文の結び

結びはあなたを応募者として最後に印象づける自己紹介文の最後の部分です。うまく書かれた結びはあなたのモチベーションをまとめ、雇用主にさらなる面接のためにあなたに連絡を取ってもらいたいと思わせます。

結びに含まれるべき内容

行動を促す要求: 面接でお会いして詳細を話したい旨を表現します。これにより、さらなる対策を講じる意欲を示します。

感謝の表明: 雇用主が応募書類を検討してくれたことに感謝します。これにより、礼儀正しさと尊敬を示します。

これにより、雇用主が具体的な行動を取るモチベーションが高まり、例えば面接に招待するなどの措置を講じる可能性が高くなります。これにより、彼の時間を尊重し、尊敬を示します。自己紹介文のこの部分を礼儀正しく表現することで、専門的なトーンを維持し、肯定的なノートで文書を終了します。また、署名によって文書をより個人的で公式なものにします。

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成功する結びの例

「私は、経験とスキルを持っていて、貴社の発展に貢献できると確信しています。個人的なお話をさせていただき、私がチームにどのように貢献できるかを説明できることを楽しみにしています。」

自己紹介文の結びは明確で簡潔であるべきです。行動を促す要求と感謝の表明は、肯定的な印象を与え、さらなる行動を取る意欲を強調し、これらのガイドラインに従うことで、自己紹介文を効果的に記入し、面接への招待の可能性を高めることができます。

自己紹介文の挨拶と署名

挨拶と署名は自己紹介文の最後の部分です。これにより、自己紹介文のレイアウトが完了し、プロフェッショナルな結びを作ります。この部分は明確で礼儀正しく、特定の標準に従う必要があります。

挨拶と署名の構造を履歴書に入れる

敬辞

丁寧な標準の敬辞を使用してください。 最も一般的なバリエーションは「敬具」です。 これはどんな公式の文通にも適しています。 より個人的なニュアンスを出したい場合、他にも「暖かい挨拶」などのよりカジュアルな表現を使用することができます。

署名

印刷版に手書きの署名を添え、電子版にはデジタル化して添付してください。

日付と場所

あなたの署名の下に日付と場所を記入することは、プロの態度の追加のしるしです。 この小さなディテールは、あなたがそのポジションとの向き合い方を表しています。

丁寧な結びの表現は、ドイツのビジネス文通で確立されたスタンダードであり、あなたの敬意と専門性を示します。 手書きの署名は手紙に個人的なタッチと形式を与え、ポジティブな印象を与えるために重要です。

成功した終わり方の例

敬具,
(印刷された手紙に手書きで署名)
アレクサンダー・ムスターマン
ヴァーレン、2024年5月16日

挨拶と署名の適切なフォーマットは、求職文書の終わりを形作ります。丁寧な結びの表現と手書きの署名はプロの印象を与え、細部への愛着を示します。署名には青いボールペンを使うと最適です。デジタル文書の場合、きちんとした署名をスキャンしてください。

求職文書の一般的な要件

求職文書は、職場にアピールをする履歴書に添付される基本的な書類です。 これは雇用主に良い印象を与え、あなたの職業的および個人的な資質を際立たせる必要があります。 特定の標準と要件に従えば、求職文書は効果的で専門的になります。

1. サイズ: 求職文書は簡潔で具体的である必要があり、通常1枚のA4用紙を超えないようにします。 モチベーション、資格、経験を明確に説明する3-4段落が最適です。 タイトル、敬称、本文、結論を含む明確な構造に従ってください。
2. 写真を添付: ドイツでは、履歴書に写真を添付することが一般的です。 プロフェッショナルで高品質で、会社のスタイルに合った写真を用意してください。写真はできるだけ左上に配置すると良いでしょう。
3. フォントの要件: Arial、Times New Roman、Calibriなど標準的なビジネスフォントを使用してください。 文字は読みやすく専門的である必要があります。 最適なサイズは11-12ポイントです。 快適に読め、ページがテキストで過度に埋め尽くされないようにします。 簡単な行間と左揃えを使用してください。 段落は改行して整理し、見やすさを高めてください。
4. フォーマット: ページ余白を標準設定（両面2.5 cm）に設定します。 印刷や読書するためのスペースを確保できます。 各段落をインデントまたは改行し、テキストを整理してください。
5. 言語とスタイル: 明確で専門的な言葉を使用してください。 俗語、スラング、過度に複雑な文を避けてください。 フォーマルで丁寧なトーンを保ちましょう。 これにより、雇用主への敬意と真剣さを示します。
6. 内容: 応募するポジションに関連するすべての情報を応募文書に記載してください。 資格や経験を明確に示す具体的な例を使用してください。

高品質の求職文書を作成することは、時間と注意を要する簡単な作業ではありません。 必要なすべての情報を収集し、構造化して、ポジションの要件に合うようにします。 プロのデザイナーによって作成され、職業上の要件に沿って構築された事前に作成された求職テンプレートは、あなたを助けてくれます。 そのデザインはほとんどの雇用主の注意を引きつけるでしょう。 必要なのは、あなたの情報を入力するだけです。

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