最新のトレンドやテクノロジーの進化により、私たちが慣れ親しんできた多くのことが変わりつつあります。その変化の1つが、電子メールでの応募が就職活動や雇用プロセスにおける重要なステップとなっていることです。企業は電子メール経由での応募を好んでおり、拒否された場合に郵送された応募書類を送り返す手間が省けることも理由の1つです。
電子メールでの応募をする際に注意すべき点がいくつかあります。応募書類の正しいフォーマットと送信は、雇用主があなたに対する最初の印象を大きく左右します。メールに添付する応募書類では、件名から正しい添付まで、細部にわたって注意が必要です。
目次
応募書類を電子メールで送信する際に、なぜできるだけ正確に行うことが重要なのでしょうか？
電子メールでの応募を正しく行うことは、成功した求職活動の始まりです。まず、細部に注意を払い、最初から指示に従える能力を示すことになります。雇用主は、慎重にタスクを遂行し、要求に正確に対応できる応募者を評価します。また、良く書かれた履歴書は、求職活動を真剣にかつプロフェッショナルに行う姿勢を示します。これにより、雇用主に対してあなたが本当にそのポジションに興味があり、応募書類の作成に時間と労力を割く覚悟があることを伝えることができます。
雇用主の第一印象は、彼があなたのメールを開くときに形成されます。件名、挨拶、内容、署名などが、雇用主が履歴書やカバーレターを読む前にあなたについての印象を伝えます。適切でないレイアウトや手抜きのメールは、あなたの資格や経験がポジションの要件に合致していても、否定的な印象を与える可能性があります。そのため、電子メールでの応募書類の正確な送信は、潜在的な雇用主との相互作用の成功を保証する鍵です。正しく行う方法は、以下で紹介します。
電子メールでの応募書類の構成
- 電子メールの受信者
- Blind Copy
- メールの件名
- カバーレター本文
- 添付ファイル
重要！
- PDF: 文書のための推奨されるフォーマット。PDFはフォーマットを保持し、すべてのデバイスで開くことができます。
- DOC/DOCX: まだ受け入れられていますが、フォーマットの問題を避けるためにPDFが望ましいです。
- サイズ制限: すべての添付ファイルの総容量は5-10 MBを超えないようにします。一部の企業は求人広告で指定される可能性がある独自の制限を設けます。多くのメールボックスは10 MBを超える添付ファイルを通さないことがあるので、それを覚えておいてください。
PDFフォーマットをお勧めします。Microsoft Wordを使用していない人もいるためです。また、スタイルの問題が発生する可能性があるためです。たとえば、受信者がインストールしていないフォントをWord文書に使用している場合、そのフォントが文書内で置き換わる可能性があります。その結果、レイアウトが崩れることがあります。PDF文書ではこれは起こりません。すべてのデバイスやシステムで同じレイアウトが確保されます。
電子メールでの応募書類の準備
電子メールでの応募を準備するには、注意深さとプロセスへの徹底的なアプローチが必要です。文書を送信する前に、雇用主の要件に精通していることを確認する必要があります。これにはファイル形式、ファイル名、コンテンツなどが含まれます。求人広告に記載されている具体的な指示に従うことが重要です。これらの要件を満たすことで、責任感があることや指示に従えることを示すことができます。さらに、文書の準備が適切であれば、雇用主は内容だけでなく、応募書類の形式も評価します。
雇用主の要件の確認
このステップは非常に重要です。すべての要件を正確に満たすことは、責任感のある態度と注意深さを示すことになります。この確認手順には以下が含まれます:
- 求人広告の分析
まず最初に求人広告を慎重に読んでください。応募に関する特定の要件（ファイル形式、文書構造、カバーレターの要求事項など）が記載されていることがあります。 - ファイル形式
雇用主は送信されるドキュメントの形式を指定することがよくあります。最も一般的なのはPDFです。なぜなら、PDFは文書のフォーマットを維持し、さまざまなデバイスで簡単に開けるからです。すべてのファイルが適切な形式で保存されていることに注意してください。 - ファイル名
ファイルの命名も重要です。雇用主は応募書類の組織化を容易にするために特定の命名規則を要求することがあります。たとえば、「Firstname_Lastname_Resume.pdf」というように命名することがあります。何も指示がない場合は、すべてのページを1つの文書に結合して「Firstname_Lastname_Application.pdf」として保存してください。 - 文書構造
雇用主は文書の構造に関する特定の要件を設定することがあります。例えば、履歴書には特定のセクション（連絡先情報、教育、職歴、スキル）が含まれているべきであり、カバーレターは特定の形式で構成されているべきです。要件を注意深く読んで、応募書類がこれらの基準を満たしていることを確認してください。 - 電子メールの内容
雇用主は、応募書類を送信する際に含めるべき内容に関する要件を設定することがあります。これは、メールの中に含まれるべき特定のフレーズや情報に関するものです。これには、応募書類を適切な連絡先に直接転送するための内部管理が含まれます。ポジティブな印象を与えるためにこれらの指示に従ってください。 - 追加の文書
履歴書やカバーレターに加えて、雇用主が推薦状、証明書、またはフォルダーを要求することがあります。必要なすべての文書が応募書類に含まれ、フォーマットやファイル名の要件を満たしていることを確認してください。もしこれらのいずれかが指定されていない場合は、可能な限りこれらの文書をカバーレターや履歴書と一緒に1つの文書にまとめて保存してください。1つの文書で作業する方が、受取人にとっては5つの別々のファイルを開いて読んだり保存したりするより簡単です。 - すべての文書が揃っているか確認
メールを送信する前に、すべての必要な文書が添付されていることをもう一度確認してください。文書の1つが不足していると、その応募に否定的な影響を与える可能性があります。
電子メールで送信する前に、雇用主の応募に関する要件を確認することは、エラーや後に生じる質問を避けるのに役立ちます。
電子メールの書式と内容の標準要件
求人広告に雇用主のフォーマットおよび電子応答の形式に特定の要件が記載されていない場合、より創造的な産業では、A4縦書きまたはA4横書きの標準書式を使用することをお勧めします。あなたの電子メールのテキストは、履歴書のテキストとまったく同じではなく、添付された応募書類に言及するべきです。
- 件名: メールの件名は明確で簡潔である必要があります。その仕事とあなたの名前に関する情報が含まれている必要があります。例:「[職種] への応募 - [あなたの名前]」。
- 挨拶: メールを適切な挨拶で始めてください。連絡先の名前を知っている場合は使用してください（例:「尊敬するミュラーさん」）。名前を知らない場合は一般的な挨拶を使用できます（例:「尊敬する皆様」）。
- 導入: 簡単に自己紹介し、どのポジションに応募しているのかを述べてください。
- 本文: そのポジションの要件に適合するスキルと経験を簡単に説明してください。履歴書、動機付け書、およびその他の文書を添付したことを述べてください。
- 結び: 応募を検討していただきありがとうございますとお礼を述べ、お返事を楽しみにしていますと結ぶようにしてください。標準表現（例:「敬具」）で手紙を締めくくり、名前を追加してください。
重要! メール全体のテキストは10行を超えないようにしてください。短い明瞭な文章を使用してください。テキストを構造化して、読みやすくしてください。
応募用のメールテキスト - 4つのサンプル
提案1 - プロフェッショナルかつ自然:
件名: [職種] への応募 - [あなたの名前]
尊敬する[名前] 様,
こちらに [職種] のポジションでの応募書類をお送りします。貴方の会社におけるそのポジションの要求に私の資格と経験が優れて適していると確信しています。
添付されている文書には、カバーレター、履歴書、証明書が含まれています。お会いして個人的にご紹介する機会を楽しみにしております。
敬具
[あなたの名前]
提案2 - プロフェッショナルかつクラシック:
件名: [職種] への応募 - [あなたの名前]
尊敬する[名前] 様,
今回のメールは、[職種] のポジションに応募するものです。添付の文書には、カバーレター、履歴書、関連する証明書が含まれています。
貴社で働くことに非常に興味があり、個人的にお会いする機会を楽しみにしています。ご質問がございましたら、いつでもお手伝いさせていただきます。
敬具
[あなたの名前]
提案3 - クリエイティブかつスマート
件名: 新しい[職種] が貴方を待っています！
こんにちは、[名前] 様,
私は [あなたの名前] で、貴社の求人広告に魅了されました！[職種] エキスパートとして、貴社が求める要素を持ち合わせています。添付の応募書類をご覧いただき、私も貴社の広告に魅了されたことを願っています。
私は、なぜこのポジションに最適な人材であるかを個人的にご説明できることを楽しみにしています。
よろしくお願いいたします
[あなたの名前]
提案4 - クリエイティブかつ大胆
件名: [職種] への応募 - 完璧な候補者が準備されています！
尊敬する[名前] 様,
情熱が素质と交わると何が生まれるのでしょう？私の貴社への応募です！貴社で見つけた[職種] ポジションの空きに対して大興奮に陥った私が、添付の資料を送り付けます。
私は喜んで、チームに自分のスキルとアイデアを提供し、早くお会いできることを願っています。
ご機嫌よう
[あなたの名前]
あなたの個性や企業文化に応じてテキストを調整することに注意してください。
送信先のメールアドレス
応募に使用するメールアドレスは、雇用主への第一印象に影響を与える非常に重要なものであり、プロフェッショナリズムを備え、一般的に受け入れられているビジネスコミュニケーションの標準に準拠している必要があります。以下のことを考慮してください:
プロフェッショナリズム
最善の方法は、名字と名前を使用することです。 例えば: 「alex.schmitt@example.com」や「anna.komarrmann@example.com」。これらのアドレスはプロフェッショナルで、雇用主が簡単にあなたを識別できるようにしています。
避けるべきこと: Eメールのタイトルに非公式な要素や創造的要素を使用することです。 例えば、「cooldude@example.com」や「princess_123@example.com」のようなアドレスはプロフェッショナルではなく、否定的な印象を与える可能性があります。
シンプルさと読みやすさ
あなたのEメールアドレスはできるだけシンプルで覚えやすいものであるべきです。
あなたのフルネームまたは一意の略語を使用してください。
例:「a.schmitt@example.com」や「a.komarrmann@example.com」。
アドレスをより読みやすくするためにピリオドやハイフンなどの句読点を使用してください。
例:「alex.schmitt@example.com」は「alexschmitt@example.com」よりも見栄えが良いです。
不必要な文字の使用を避ける
可能な限り数字や特殊文字の使用を避けてください。これにより、アドレスが読みにくく、覚えにくくなる可能性があります。
例えば、「anna.komarrmann1991@example.com」は「anna.komarrmann@example.com」よりも見栄えが悪いです。
ドイツでは、「anna.komarrmann88@example.com」は88のため問題があります。これは誕生日を示すかもしれませんが、ナチスの背景を示す略語としても解釈される可能性があります( H = 8 ... アルファベットの8番目の文字。88はドイツのナチの間で一般的な "HH" の略語です).
プロフェッショナルなドメインの使用
「gmail.com」、「outlook.com」、「yahoo.com」などのよく知られていてプロフェッショナルなドメインを使用してください。これにより、Eメールアドレスに追加の信頼性がもたらされます。
疑わしいまたはプロフェッショナルでないように見えるドメインを使用することは避けてください。 例えば、「anna.komarrmann@coolmail.com」はより信頼性を欠いて見えるかもしれません。
適切なEメール名の選択はプロフェッショナルなコミュニケーションの一部です。プロフェッショナルでシンプルで読みやすいEメールアドレスは、雇用主に良い印象を与え、成功の可能性を高めるのに役立ちます。
電子メールでの応募時に注意すべきポイント
電子メールでの応募のために必要なすべての文書 - 履歴書、動機の手紙、その他の証明書や参照などを準備してください。すべての文書はPDF形式で保存されるべきです。これにより、正しくフォーマットされ、職場の異なるデバイスで適切に表示されることが保証されます。
ファイルを適切に添付する方法
- ファイルをEメールに添付する: Eメールプログラムを開き、新しいEメールを作成します。 「ファイルを添付」ボタンをクリックするか、Eメールプログラムの該当するシンボルをクリックします。 コンピューターからPDFファイルを選択して、Eメールに添付します。
- 添付を確認する: ファイルを添付した後、すべての必要な文書が含まれているかどうかをもう一度確認してください。 余分なまたは関連のないファイルがないか確認してください。
送信前に確認すること
- Eメールの最終チェック: スペルミスや文法ミスを確認してください。すべてのデータ（雇用者のEメールアドレス、件名、Eメールの本文）が正しいこと、そしてEメールがプロフェッショナルに見えることを確認してください。
- テスト送信: 雇用者に申し込む前に、自分宛にテストEメールを送ってみてください。文書やEメールの本文が受信者にどのように表示されるかを確認できます。ファイルが正しく開かれ、すべてが正しく表示されることを確認してください。
- 友人の意見を聞く: Eメールを友人や同僚に送り、雇用者の視点から見直してもらってください。彼らのコメントや印象は、見落としてしまった細部に気づくのに役立ちます。
雇用者への応募書類の送信
手紙を確認し、友人や同僚からフィードバックを受けた後は、安心して雇用者に送信できます。受信者のEメールアドレスと名前、企業名が正しく記載されていること、およびすべての文書が添付されていることを確認してください。
雇用者への応募時の一般的なミス
Eメールで応募書類を送信する際に、細かなミスでも雇用者に最初の印象や応募書類全体に影響を及ぼす可能性があることを覚えておいてください。資格が求人要件に完璧に適合していても、適応心がないことが否定的な結果につながる可能性があります。
では、Eメールで応募書類を送信する際によくあるミスは何でしょうか。
誤ったファイル形式
最も一般的なミスは、開けにくいまたは開けない形式の文書を送信することです。文書はPDF形式であるべきです。この形式はフォーマットを保持し、どのデバイスでも簡単に開くことができます。雇用者には特定のファイル形式を開くためのソフトウェアがない場合があり、それによりあなたの文書が読めなくなる可能性があります。したがって、すべての文書がPDF形式で保存されていることを送信前に確認してください。自分宛にテストEメールを送信し、ファイルが正しく開かれることを確認してください。また、ZIPやRAR形式でパックされたファイルを送信しないでください。企業のファイアウォールはそのようなEメールを直ちにブロックします。
誤った件名
Eメールの件名を作成する際には、正確かつ情報を提供することが重要です。良い件名にはあなたの名前と応募するポジションが含まれます。可能であれば、求人広告の参照番号も記載してください。これにより、雇用者があなたの応募書類を簡単に特定でき、求人広告に注意を払ったことを示すことができます。
「あなたの求人広告についての質問」など、一般的で曖昧な件名は避けてください。これらは雇用者に具体的な情報を提供せず、あなたの応募が見逃される可能性があります。代わりに、件名は常に具体的かつ関連性のあるものであるべきです。たとえば、「マーケティングマネージャーとしての応募-マックス・ムスターマン」といった具体的なものや、「貴社の求人広告に応募:プロジェクトリーダー（参照番号12345）-リサ・シュミット」などがあります。
ポジティブな例:
- マーケティングマネージャーとしての応募-マックス・ムスターマン
- ソフトウェア開発者としてのインタビュー申し込み-アンナ・ミュラー
- 貴社の求人広告に応募:プロジェクトリーダー（参照番号12345）-リサ・シュミット
- メディアデザイナー養成コースへの応募-ヨナス・ベッカー
- 人事部インターンシップ応募-ローラ・フィッシャー
ネガティブな例:
- 応募
- 仕事
- 貴社の求人広告についての質問
- マックス・ムスターマンの履歴書
- 空いているポジションに興味あり
Eメールの本文におけるミス
選択した方法に関係なく、Eメールや応募書類の文章に誤字や文法の誤りがあると、非注意や不注意の印象を与えます。これは雇用者のあなたに対する信頼を損ないます。Eメールを送信する前には、テキストエディタで自動スペルチェック機能を使用したり、何度も文章を読み返したり、他の人に確認してもらったりしてください。
添付ファイルが欠落または誤っている
時々、文書が添付されていないか間違っていることがあります。したがって、必要な書類が欠けていると自動的に応募が拒否される可能性があります。ファイルを添付した後は、すべての必要な書類が含まれているかどうかを再確認してください。自分宛にテストEメールを送り、すべてのファイルが正しく添付されているか、正しく開かれるかを確認してください。
間違った受信者のメールアドレス
誤ったメールアドレスの入力などの単純なミスが原因で、メールが正しい受信者に届かないことがあります。それは雇用主に届かず、仕事のチャンスを失うことにつながります。受信者の欄を記入する際は、送信する前に何度も注意深く確認するようにしましょう。間違いを防ぐために、求人広告からアドレスをコピーするのが最善です。
不適切な敬称
担当者がわからない場合は、「拝啓 ご担当者様」という表記を使用してください。正しい相手を尋ねることが最適です。小規模企業では、よく経営者が該当します。大企業では、人事担当者がいます。1本の電話で、正しい担当者を知ることができます。名前のつづりを確認することが重要です。ウェブサイトの情報と照らし合わせて、データを再確認してください。
私たちの会社が就職応募書類で最も経験した最悪の敬称は、誰にも宛てない「こんにちは、」でした。
非公式なメールアドレスを使用する
「cooldude123@example.com」のような専門的でないメールアドレスは、多くの雇用主に悪い印象を与える可能性があります。非専門的であり、真面目さが欠如していると見なされるかもしれません。また、スパムメッセージと認識されるかもしれません。あなたの名前を含む専門的なメールアドレスを使用するように気をつけてください、たとえば「alex.schmitt@example.com」のようなものです。
締めの挨拶の欠如
メールのテキストフィールドに署名がないことは、メールがより非公式で不完全に見える可能性があります。また、会社側において、このような些細なことでもおおざっぱなコミュニケーションの印象を与えるかもしれません。仕事のメールコミュニケーションでは、常に丁寧な署名をメールの最後に追加してください。「敬具 [あなたの名前]」のような例です。
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