Googleシートを簡単に共有する

このチュートリアルでは、Google Sheetを同僚と共有する方法について学びます。表を共有して共同で使用することで、効率的な協力と情報のより良い管理が可能になります。データ分析や情報共有に関しても、数回のクリックで他の人に作業へのアクセスを提供できます。さあ、始めましょう！

重要なポイント

• Google Sheetsをさまざまな権限で共有できます：閲覧者、コメント者、共同編集者。
• メールアドレスを入力して人を追加することができます。そのメールアドレスがGmailアドレスであるかどうかにかかわらずです。
• ファイルオプションを使って、シートをメールで送信したり、さまざまな形式でエクスポートしたりすることもできます。

ステップバイステップガイド

ステップ 1: 共有オプションを有効にする

Google Sheetを同僚と共有するには、まず右上の「共有」ボタンをクリックします。ここで共有ダイアログボックスを開くと、ファイルが現時点ではあなただけに表示されていることがわかります。

ステップ 2: 人を追加する

緑色の「共有」ボタンをクリックします。これで人のメールアドレスを追加するオプションが表示されます。例えば、自分自身の別のメールアドレスや同僚のメールアドレスを入力できます。重要なのは、これが必ずしもGmailアドレスである必要はないということです。

ステップ 3: 通知を有効にする

ここでは、同僚に通知するかどうかも設定できます。ファイルを共有する理由や説明をするために簡潔なメッセージを追加するオプションもあります。

ステップ 4: 権限を設定する

共有時には、閲覧者、コメント者、共同編集者の3つの権限オプションがあります。閲覧者は変更を加えることなくデータを閲覧できます。コメント者もデータを閲覧することができますが、コメントを追加する権限があります。共同編集者はファイルを完全に編集できます。同僚にどのようなアクセス権を与えるかよく考えて決定しましょう。

ステップ 5: 共有を確認する

人を追加し、その権限を設定した後、「送信」をクリックします。同僚は今やファイルへのリンクが記載されたメールを受け取ります。また、常に一覧であなたのGoogleスプレッドシートにアクセスがある誰がいるかを確認することができます。

ステップ 6: 人を管理する

必要に応じて、何人でも追加したり、既存のアクセスを変更したりすることができます。共有の一覧を見るために再び「共有」をクリックするだけで、各ユーザーを削除したり役割を変更したりすることができます。

ステップ 7: ファイルをメールで送信する

ファイルを共有するもう一つの方法は、ファイルをメールで送信することです。これには「ファイル」をクリックしてから「Eメール」をクリックします。ここでもメッセージを追加したり、PDFやExcelファイルなど、送信するファイルの形式を選択したりすることができます。

ステップ 8: リンクの作成

共有オプションに加えて、Googleスプレッドシートのリンクを作成することもできます。右クリックしてお気に入りバーにファイルを追加したり、ツールバー内で「リンクを作成」を選択したりします。このリンクをデスクトップに保存して、Google Sheetへの素早いアクセスを可能にすることができます。

まとめ

このガイドでは、Googleスプレッドシートを同僚と共有する方法を学びました。異なる権限を割り当てることで、ファイルを表示用にのみ提供するか、編集可能にするかを選択できます。共有機能を利用して効果的に協力しましょう。