Google Sheets でのデータの妥当性検証とドロップダウン

このガイドでは、Google Sheets でデータの妥当性検証を使用してドロップダウンリストを作成する方法を学びます。 ドロップダウンリストを作成することは、入力エラーを回避し、データを一元化する際に特に役立ちます。 たとえば、大学で学生の専攻を一貫して記録したい場合に役立ちます。 データの妥当性検証を適切に適用することで、入力が標準化され、リストにまとめることができます。

主なポイント

1. データの妥当性検証は、入力エラーを防ぎ、データを一貫した状態に保つのに役立ちます。
2. ドロップダウンリストを使用すると、ユーザーに予め定義された値の選択肢を提供できます。
3. データの妥当性検証をカスタマイズして、手入力を拒否し、有益な入力メッセージを表示することができます。

段階的手順

ステップ1：データの妥当性検証を有効にする

Google Sheets でデータの妥当性検証を開始するには、Googleシートを開いてください。[データ]タブに移動し、「データの妥当性検証」をクリックします。これにより、希望する設定を行うための新しいダイアログボックスが開きます。

ステップ2：セル範囲を選択する

使用するドロップダウンリストのためにセルの範囲を選択します。たとえば、セル B4 から B32 までを選択できます。後の入力に重要な影響を与えるため、データを定義する際に適切な範囲を選択することに注意してください。

ステップ3：基準の選択

ダイアログボックスで、データの妥当性検証のためのさまざまな基準を設定できます。 つまり、許可される入力の種類を指定できます。 リストを選択するか、自分でリストを作成するかを指定できます。

ステップ4：独自のリストを作成

ドロップダウンオプションのための独自のリストを作成する場合は、希望するエントリを入力してください。 たとえば、" BW "を経営学、" WF "を経済情報学、" WM "を純粋な情報技術と入力できます。 学生が適切な選択をするために、関連するすべての専攻をリストアップすることを確認してください。

ステップ5：ドロップダウンリストの表示

「セル内でドロップダウンリストを表示」オプションを有効にします。 [保存]をクリックします。リストが作成されると、選択したセルにドロップダウンシンボルが表示され、学生が対応する専攻を選択できます。

ステップ6：入力を拒否する

学生が無効な入力を行わないようにするために、入力を拒否できます。 つまり、ドロップダウンリストにない自己入力値を使用できないようにします。 データの妥当性検証に戻り、この機能を実装するためのオプションを有効にします。

ステップ7：検証支援テキストを追加する

ユーザーガイダンスを向上させる良い方法は、検証支援テキストを追加することです。 これにより、ユーザーにどの値を入力すべきかを通知するのに役立ちます。 たとえば、「クリックして範囲内の値を入力してください」といった支援テキストを設定できます。

ステップ8：他のセルにドロップダウンを適用する

作成したドロップダウンリストを他のセルに適用するには、ますますコピーしてください。 これには、セルをコピーするために「Ctrl + C」の組み合わせを使用します。 次に、目標範囲を選択して、右クリックして [貼り付け]、 [データの妥当性のみ貼り付け]を選択します。 これで、すべての適切なセルにドロップダウンオプションとヘルプテキストが表示されます。

ステップ９：入力の確認

Googleシートで、異なるドロップダウンオプションを確認して、すべてが正しく表示されていることを確認してください。すべての作成されたオプションが利用可能であり、各セルがヒントメッセージを表示しているかを確認するために、ドロップダウンメニューをクリックします。

ステップ１０：まとめと結果

Googleシートでデータバリデーションドロップダウンリストを作成する方法を学びました。この機能はデータの入力を容易にし、表のデータの品質を維持するのに役立ちます。さまざまなデータをまとめて分析しようとしている場合、このテクニックの有用性が特に現れます。

要約

このガイドでは、Googleシートでデータバリデーションを実装して、一貫性のあるエラーフリーなデータ入力を確保する方法を段階的に学びました。ドロップダウンリストの作成、入力の拒否、便利な入力メッセージの設定方法を学びました。