Zoomミーティングを事前に計画する：メール送信の簡単な手順

Zoomは、ミーティングを計画し、参加者を的確に招待するための簡単かつ効果的な方法を提供しています。このガイドでは、Zoomミーティングを事前に計画し、対応するリンクをEメールで送信する方法を学びます。

主なポイント

• 正しい計画はミーティングの成功に不可欠です。
• 日付、時刻、および参加者などのミーティングの詳細を設定できます。
• メールでリンクを送信する機能は、参加者に素早く効率的に通知するのに役立ちます。

ステップバイステップガイド

Zoomミーティングを事前に計画するには、次の手順に従ってください：

1. Zoomミーティングを計画する

Zoomアプリを開き、「計画」オプションを選択します。新しいウィンドウに移動し、ミーティングの詳細を設定できます。

2. ミーティングタイトルを設定する

最初に入力する必要があるフィールドは、ミーティングタイトルです。これには明確で簡潔なテーマを含める必要があります。たとえば、「7月のプロジェクトミーティング」や「プロジェクトXYの計画」などを入力できます。

3. 日付および時刻を選択する

次に、ミーティングの日付と時刻を選択します。たとえば、2023年10月31日の10時に日付を設定できます。そして、会議の概算時間も考慮する必要があります。この場合、1時間を予定することができます。

4. 定期ミーティングを設定する

定期的なミーティングを設定したい場合は、定期的なミーティングとして設定するオプションがあります。たとえば、毎週土曜日の10時にミーティングが行われるように設定できます。ただし、これはほとんどの場合オプションであり、あなたのニーズに応じて選択できます。

5. タイムゾーンを設定する

選択したタイムゾーンが正しいことを確認してください。この例では、ミッテルヨーロッパのほとんどの人に関連する「パリ」のタイムゾーンが選択されています。

6. ミーティングIDおよびセキュリティコードを設定する

ミーティングIDは自動的に生成されます。追加のセキュリティを確保するために、セキュリティコードを追加することもできます。このコードは、参加者が電話や会議システムを介して参加しようとする際に必要とされます。

7. ウェイティングルームを構成する

ウェイティングルームは、参加者がミーティングに参加する前に制御できる興味深い機能です。ウェイティングルームを有効または無効にできます。ウェイティングルームが有効になっている場合、参加者は入室する前に承認する必要があります。

8. ビデオ設定を決定する

ミーティングが開始されると、ホストと参加者の両方がビデオを有効にするかどうかを決定します。特に、ミーティングを計画しているが参加しない場合は、この機能が特に役立ちます。

9. カレンダーオプションを選択する

リマインダーに使用するカレンダーを選択してください。Outlook、Googleカレンダーなどのオプションから選択できます。この場合、Outlookを選択しました。

10. 詳細な設定を調整する

詳細な設定では、参加者がホストより前にミーティングに参加できるようにする他の条件を設定できます。また、新しい参加者が入室時にすぐにミュートにするオプションを有効にする必要があります。

11. ミーティングを保存する

すべての設定が完了したら、「保存」をクリックしてください。ミーティングが作成され、ミーティングのリンクを表示する機会が得られます。

12. メールでリンクを送信する

リンクを送信するには、コピーして招待された参加者にメールを送信することができます。Zoom内の機能を使用して直接招待することもできますが、これは時々エラーが発生することがあります。すべての参加者がリンクを時に受け取るようにするには、リンクを手動で自分のメールにコピーして送信することをお勧めします。

13. メール送信を確認する

メールプログラムに移動して、招待状が正常に送信されたことを確認します。送信したい人に直接リンクを送るには、パーソナルメールを書いて送信してください。

14. ミーティングへの参加

すべてが準備され、招待された人々がミーティングに参加することができます。あなたが送ったリンクによって、誰もが直接ミーティングにアクセスできます。

概要

これらの手順により、Zoomミーティングを効果的に事前に計画し、全参加者が適切な時に通知されることが確認されます。様々なオプションと設定を使用して、ミーティングを効率的かつ整然と運営できます。